City : Ottawa

Category : Temps plein

Industry : Éducation Supérieur

Employer : University of Ottawa

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Motif de l'offre d'emploi:

Type d’emploi :

Durée anticipée en mois (pour les contrats et les affectations temporaires):

Famille d’emplois :

Nombre de postes à pourvoir :

Faculté/Service - Département :

Campus :

Affiliation syndicale :

Date d’affichage (AAAA/MM/JJ):

Les candidatures doivent être reçues AVANT LE (AAAA/MM/JJ):

Heures par semaine :

Classe salariale :

Échelle salariale :

Raison d’être du poste

Relevant de la Gestionnaire, Administration des études de premier cycle, coordonner les processus relatifs aux services de première ligne et les processus fonctionnels du Bureau des études de premier cycle en supervisant directement les étudiant(e)s/Régime travail-études et servir de point de contact principal pour ces étudiants. Trouver des solutions aux cas spéciaux, saisir les opportunités pour revoir, développer et mettre en œuvre des processus selon les meilleures pratiques afin d’assurer l’efficience des opérations tout en maintenant une harmonie et une atmosphère d’équipe.

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes:

Cheminement scolaire et persévérance des étudiants

• Évaluer les besoins et faire des recommandations : Anticiper, analyser et interpréter les besoins des étudiants, déterminer les politiques et les processus devant être mis en œuvre. Diagnostiquer et formuler des recommandations permettant de régler les problématiques des étudiants et veiller à la mise en place des recommandations. Régler les problèmes complexes et assurer les suivis nécessaires.

•  

  Desservir les étudiants en service de première ligne : S’acquitter de quelques tâches de première ligne afin de comprendre la réalité des étudiants et de ses agents principaux pour la mise en œuvre de projets d’amélioration du service. Revoir les processus et les peaufiner afin d’accroître la productivité et l’efficacité.

Gestion des opérations

• Revoir les méthodes de travail : En consultation avec le/la Gestionnaire, Administration des études de premier cycle, concevoir et implanter de nouveaux processus, procédures et méthodes de travail ou modifier ceux en place, et s’assurer que l’équipe s’y conforme afin d’améliorer continuellement les activités pour maximiser sa productivité et son efficacité.

•  

  Planification les processus : Anticiper, analyser et interpréter les besoins. En collaboration avec la/le gestionnaire, évaluer et proposer les politiques et les processus devant être mis en œuvre, de même qu’un calendrier des opérations. Déterminer les ressources nécessaires pour rencontrer les échéances. Planifier, développer et appliquer les méthodes de travail et les outils afin d’améliorer la performance et la qualité du service.

Gestion des cours et des examens:

• Cours : Valider et mettre à jour les séquences de cours en collaboration avec le/la Gestionnaire, Administration des études de premier cycle. Responsable des listes d’avis de places libérées. En consultation avec le/la Gestionnaire, Administration des études de premier cycle, concilier les limites d’effectifs. Vérifier les listes d’inscriptions. Responsable de la coordination du processus de la mise à jour des notes.

   

• Examens :  En collaboration avec le/la Gestionnaire, Administration des études de premier cycle et les agent(e)s principaux, planifier et coordonner le processus de la mise à l’horaire des examens, valider l’information et coordonner le processus d’attribution des salles pour les examens et agir comme personne-ressource auprès des agent(e)s principaux.

   

• Apprentissage expérientiel : En collaboration avec la/le Gestionnaire, Apprentissage expérientiel et relations externes, assister à la coordination des activités liées à l’enseignement clinique, aux concours de plaidoirie et au programme COOP.

   

• Supervision : Planifier, coordonner, assigner et revoir les tâches des agents/agentes principaux/les et agir à titre de personne-ressource pour ces derniers. Déterminer les priorités, planifier à court terme et développer des plans de formation en groupe et individuel. Responsable du processus de recrutement et de dotation du personnel étudiant sous sa supervision directe. Superviser le travail réalisé par les étudiant(e)s/Régime travail-études, déterminer les priorités, motiver, assurer l’encadrement et fournir la rétroaction.

   

• Gestion des fichiers électroniques : En collaboration avec l’équipe des communications et de la/le gestionnaire, mettre à jour certaines pages du site web. Organiser et tenir à jour les fichiers et dossiers électroniques conformément aux processus et politiques facultaires et universitaires. Faire preuve d’éthique, de discrétion et de jugement au moment de traiter des renseignements confidentiels.

   

• Gestion des dossiers ponctuels: Planifier et gérer les dossiers ponctuels qui lui sont attitrés. À cette fin, préciser l’envergure des dossiers, définir les étapes, suivre tous les progrès pertinents, procéder aux ajustements durant le déroulement et assurer une communication efficace parmi les intervenants. Gérer et suivre l’exécution des dossiers ponctuels confiés à son équipe.

Communication et liaison

• Représentation et transfert d’information : En l’absence du Gestionnaire, Administration des études de premier cycle ou du Spécialiste, cheminement et rétention scolaire, participer à divers comités et réunions portant sur les processus opérationnels ou le service aux étudiants et transmettre l’information à l’équipe. Agir parfois à titre de représentant / représentante de la faculté et de l'Université d'Ottawa lors d’événements divers. 

• Activités de recrutement : Promouvoir l'Université d'Ottawa, ainsi que ses programmes et services pendant les foires et les activités de recrutement. Contribuer à l’attribution des ressources nécessaires au recrutement en collaboration avec la/le Spécialiste, cheminement et rétention scolaire, les agent(e)s principaux et le/la Gestionnaire, Administration des études de premier cycle. 

• Intégrité des données publiées (annuaire, brochures, uoCampus, Talisma) : Responsable de la coordination de la communication envoyée à la population étudiante et s'assurer que l'ensemble des publications distribuées à la communauté universitaire et au grand public sont exactes et de la plus haute qualité. Établir et maintenir des relations de travail entre le Bureau des communications et du marketing et le Bureau des études de premier cycle pour favoriser l'efficacité des processus et la distribution efficace des publications. 

• Communication avec la communauté universitaire : Faire fonction de conseiller spécialisé auprès de la communauté universitaire et des partenaires externes en échangeant avec les étudiants et d'autres parties dans le but de leur fournir des conseils sur l'expérience universitaire et le cheminement scolaire.

Ce que vous apportez:

• Connaissances théoriques et pratiques solides de l’administration normalement acquises par des études universitaires de premier cycle ou d’une combinaison équivalente d’études et d’expérience de travail.

• Au moins trois années d’expérience dans un rôle semblable

• Connaissances approfondies des programmes scolaires de niveaux secondaire, collégial et de l’études universitaire de premier cycle.

• Expérience de la prestation de services à la clientèle.

• Expérience de l'interprétation, de la communication et de la mise en œuvre des procédés, politiques et méthodes.

• Expérience en supervision et dans l’organisation du travail dans un environnement changeant.

• Expérience de l'utilisation de systèmes informatisés : traitement de textes, base de données, chiffrier, courriel, Internet, ainsi que les systèmes scolaires.

• Capacité de composer avec des priorités conflictuelles et de respecter des délais serrés dans un milieu de travail où le rythme est soutenu.

• Capacité de gérer de multiples dossiers et de faire preuve de minutie.

• Capacité de prendre des décisions pouvant avoir un impact sur les étudiants ou sur les employés de son unité.

• Capacité à faire preuve de tact, diplomatie, discrétion et jugement.

• Connaissance des structures administratives et des processus de l’université est un atout.

• Expérience de la collecte et de l’analyse de données, de la rédaction de rapports administratifs et statistiques.

• Excellentes habiletés de communications afin de comprendre les besoins des étudiants et employés de son unité.

• Aptitudes organisationnelles et analytiques, excellent jugement et attention aux détails

Compétences clés à l’Université d’Ottawa :
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :

Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.
Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.
Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.
Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.