City : Montreal

Category : People Services / Ressources humaines

Industry : Civil and Social Organizations

Employer : Canadian Red Cross

Sommaire de l’emploi

Sous la responsabilité du gestionnaire principal – Engagement et mobilisation des bénévoles, le ou la titulaire du poste est responsable de la coordination et du suivi administratif des dossiers du personnel de la RIUSC.

Il ou elle assure également le soutien administratif lié aux différentes rencontres de l’équipe, en plus de contribuer au processus d’accueil et d’intégration du nouveau personnel.

Responsabilités

Cette description d’emploi contient les éléments nécessaires à l’identification et à la classification de l’emploi. Elle n’est pas limitative et peut évoluer selon les besoins opérationnels.

·       Coordonner la gestion complète des dossiers du personnel de la RIUSC, de la création à la fermeture des dossiers;

·       Assurer la mise à jour de la base de données et des listes opérationnelles;

·       Gérer différentes boîtes courriel et effectuer les suivis appropriés, tant à l’interne qu’à l’externe;

·       Contribuer à l’organisation des formations, notamment en assurant l’inscription et le suivi avec les participants;

·       Effectuer le premier contact avec le personnel en intégration et assurer les suivis administratifs requis;

·       Siéger à l’EOS RIUSC à titre de titulaire de la fonction Soutien aux opérations, incluant la prise de notes, la gestion des invitations et le suivi des rencontres;

·       Effectuer le traitement de vérification des antécédents judiciaires du personnel;

·       Rédiger et mettre à jour divers documents administratifs (correspondance, lettres personnalisées, rapports, formulaires, tableaux de suivi, etc.);

·       Offrir un soutien administratif et technique au personnel en lien avec les enjeux de connexion et l’utilisation des outils numériques;

·       Coordonner les réservations d’hébergement nécessaires lors des mobilisations du personnel et assurer les suivis administratifs associés.

Profil recherché

Exigences

·       Diplôme collégial avec spécialisation en techniques administratives ou toute autre combinaison d’expérience pouvant être équivalente;

·       Expérience de 3 à 5 ans en coordination et gestion de dossiers administratifs;

·       Connaissance et expérience du milieu bénévole serait un atout;

·       Capacité à travailler avec différents groupes de bénévoles et de partenaires;

·       Capacité à gérer les priorités;

·       Bonne gestion du stress et capacité de gérer les imprévus et les échéanciers serrés;

·       Solides compétences associées à l’utilisation de la suite MS Office;

·       Connaissance avancée d’outils de coordination;

·       Excellente connaissance et expérience pratique d’une base de données ou d’un outil équivalent.

Compétences

·       Entregent et grande discrétion;

·       Sens aigü du service à la clientèle;

·       Dynamisme et enthousiasme;

·       Excellent sens de l’organisation, rigueur, méthodique;

·       Sens du détail et capacité d’analyse;

·       Capacité de gérer plusieurs dossiers simultanément et de respecter les échéanciers;

·       Capacité à travailler en équipe;

·       Flexibilité, autonomie et professionnalisme;

·       Disponibilité lors d’interventions d’urgence locales et prêt à se mobiliser lors du déploiement de la Réserve d'intervention d'urgence en sécurité civile (RIUSC).