Coordonnatrice responsable ou coordonnateur responsable, Administration des études de premier cycle
City : Ottawa, ON, Canada
Category : Temps plein
Industry : Éducation Supérieur
Employer : University of Ottawa
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Type d’emploi :
EmployéDurée en mois (pour les emplois à durée déterminée) :
N/AFamille d’emplois :
Administration des étudesNombre de postes à pourvoir :
1Faculté/Service - Département :
Services aux étudesCampus :
Campus principalAffiliation syndicale :
PSUODate d’affichage :
September 23, 2024Date de clôture :
October 04, 2024Note: Les candidatures seront acceptées jusqu'à 23h59 le jour avant la date de fin de publication de cet affichage d'emploi
Heures par semaine :
35Classe salariale :
SSUO Grade 09Échelle salariale :
$69,478.00 - $87,764.00Au sujet de la Faculté des sciences:Bienvenue à la Faculté des sciences, un endroit idéal pour apprendre, explorer, remettre en question, découvrir - en ouvrant votre imagination et en repoussant les limites. C'est un temps passionnant pour faire partie d'une carrière enrichissante dans les domaines des sciences de la vie, des sciences naturelles et des mathématiques. Vous aurez accès à des installations de classe mondiale, notamment notre complexe de sciences, de technologie, d'ingénierie et de mathématiques (STEM), notre vaste complexe de biosciences et notre complexe de recherche avancée de pointe, qui font l'envie de nombreuses universités. Nous entretenons des liens étroits avec une multitude de centres de recherche publics et privés, nous permettant d'innombrables possibilités et expériences.
Nous sommes devenus un véritable centre d'excellence, reconnu au Canada et à l'étranger pour nos prouesses en enseignement et dans nos laboratoires, où nos chercheurs s'attaquent à certaines des questions scientifiques les plus importantes et les plus pertinentes de notre époque. Notre passé est un témoignage de notre passion, tout comme le sera notre avenir. En ferez-vous partie?
Raison d'être du poste
Relevant du la Superviseure, adminsitration des études, la personne titulaire doit cordonner les processus relatifs aux services de première ligne et les processus opérationnels relatifs aux examens (différés et finaux) du Bureau des études (secteur du premier cycle) en supervisant directement les étudiant(e)s/Régime travail-études et servir de point de contact principal pour ces étudiants. Coordonner l’évaluation des cours pour fin d’équivalences et en assurer le suivi pour les dossiers étudiants et la mise-à-jour de la banque d’équivalence dans uCampus. Trouver des solutions aux cas spéciaux, saisir les opportunités pour revoir, développer et mettre en œuvre des processus selon les meilleures pratiques afin d’assurer l’efficience des opérations tout en maintenant une harmonie et une atmosphère d’équipe.
Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes:
Anticiper, analyser et interpréter les besoins des étudiants, déterminer les politiques et les processus devant être mis en œuvre. Diagnostiquer et formuler des recommandations permettant de régler les problématiques des étudiants et veiller à la mise en place des recommandations. Régler les problèmes complexes et assurer les suivis nécessaires.
Concevoir et implanter de nouveaux processus, procédures et méthodes de travail ou modifier ceux en place, en consultation avec le/la responsable des services scolaire, et s’assurer que l’équipe s’y conforme afin d’améliorer continuellement les activités pour maximiser sa productivité et son efficacité.
Anticiper, analyser et interpréter les besoins. En collaboration avec la responsable des services scolaires, évaluer et proposer les politiques et les processus devant être mis en œuvre, de même qu’un calendrier des opérations. Déterminer les ressources nécessaires pour rencontrer les échéances. Planifier, développer et appliquer les méthodes de travail et les outils afin d’améliorer la performance et la qualité du service.
Valider et mettre à jour les séquences de cours. Responsable des listes d’avis de places libérées. En consultation avec la responsable des services scolaires, concilier les limites d’effectifs. Vérifier les listes d’inscriptions. Responsable de la mise à jour des notes. Planifier et coordonner le processus de la mise à l’horaire des examens. Valider l’information et coordonner le processus d’attribution des salles pour les examens et agir comme personne-ressource auprès des unités scolaires.
Être responsable du processus de recrutement et de dotation du personnel étudiant sous sa supervision directe. Superviser le travail réalisé par les étudiants(e)s/Régime travail-études, déterminer les priorités, développer des plans de formation (en groupe et individuel), motiver le personnel, assurer l’encadrement et fournir la rétroaction. Superviser de façon fonctionnelle les agents et agir à titre de personne-ressource pour ces derniers.
Ce que vous apportez:
Connaissance de l’administration normalement acquise dans le cadre d’une formation postsecondaire et de plusieurs années d'expérience dans un rôle semblable.
Connaissances approfondies des programmes scolaires de niveaux secondaire, collégial et du premier cycle. Minimum de 3 années d’expérience dans un environnement scolaire universitaire.
Expérience de la prestation de services à la clientèle.
Expérience de l'interprétation, de la communication et de la mise en œuvre des procédés, politiques et méthodes.
Expérience en supervision et dans l’organisation du travail dans un environnement changeant.
Expérience de l'utilisation de systèmes informatisés : traitement de textes, base de données, chiffrier, courriel, Internet, ainsi que les systèmes scolaires.
Capacité de composer avec des priorités conflictuelles et de respecter des délais serrés dans un milieu de travail où le rythme est soutenu.
Capacité de gérer de multiples dossiers et de faire preuve de minutie.
Capacité de prendre des décisions pouvant avoir un impact sur les étudiants ou sur les employés de son unité.
Capacité à faire preuve de tact, diplomatie, discrétion et jugement.
Connaissance des structures administratives et des processus de l’université est un atout.
Expérience de la collecte et de l’analyse de données, de la rédaction de rapports administratifs et statistiques.
Excellentes habiletés de communications afin de comprendre les besoins des étudiants et employés de son unité.
Bilinguisme – français et anglais (expression orale et écrite).
#LI-Onsite
Compétences clés à l’Université d’Ottawa :
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :
Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.
Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.
Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.
Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.
L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.
Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus
S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.
Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.