Ville : Toronto

Catégorie : Full-time

Industrie : Finance

Employeur : Sun Life Financial

Vous êtes unique, comme le sont votre parcours, votre expérience et votre façon de voir les choses. Ici, on vous encourage et on vous motive à donner le meilleur de vous-même, et on vous donne les moyens de le faire. Vous travaillerez avec des collègues dynamiques – experts dans leur domaine – qui sont impatients de partager leurs connaissances avec vous. Vous aurez des gestionnaires inspirants qui vous aideront à développer votre potentiel et à atteindre de nouveaux sommets. Chaque jour, vous aurez de nouvelles occasions de rendre la vie de nos Clients plus radieuse – ils sont au cœur de tout ce que nous faisons. Découvrez comment vous pouvez faire une différence dans la vie des gens, des familles, des collectivités – ici et partout dans le monde.

Description de poste:

Sun Life is seeking a talented individual to fill the role of Executive Assistant to provide high-quality administrative support to the SVP, Enterprise and Operational Risk.  The successful candidate will be proactive, collaborative, reliable and a creative thinker with the ability to handle a variety of responsibilities.  The role is fast paced with multiple demands and requires judgement, clear communication, and a demonstrated regard for confidentiality.

What will you do?

• Manages all aspects of the SVP’s calendar and key aspects of senior leaders’ calendars to ensure meetings are prioritized with internal and external participants. Includes scheduling complex meetings, timely flagging of changes or conflicts, ensuring appropriate time in between meetings, and confirming whether meetings are virtual or in-person

• Partner with the team and other Executive Assistants to schedule key meetings with senior management participation such as multiple executive team members. Requires close collaboration with the Executive Assistant to the EVP & CRO

• Screen and manage meeting requests with tact and diplomacy to identify issues and determine priority using judgment, sensitivity, and confidentiality

• Identify and pro-actively manage conflicting demands, coordinate with other EAs

• Plan and execute events organized by the SVP and senior leaders, including townhalls, functional events while supporting content, attendees, facilities, presenters, surveys etc.

• Liaise with internal partners such as Internal Conference Services, Linguistics, Communications, Procurement, etc.

• Help manage the email inbox for the SVP (i.e., flagging messages requiring immediate attention, booking time to address review requests as appropriate, creating a daily summary of key messagesrequests, deleting junk mail or unnecessary emails, filing messages based on our agreed upon approach)

• Proactively sharing status of requests of the SVP and senior leaders

• Coordinate travel arrangements and manage and prepare expense reports for the SVP and senior leaders.  Support purchasing activities for the broader team

• Collaborate with vendor management and finance to set up new vendors, manage Master Service Agreements (MSA) and Statements of Work (SOW) and process invoices in a timely manner

• Support on-boarding of new employees of SVP and senior leaders

• Provide coverage for other EA's during vacation time/absence and support the community of practice between all Executive Assistants within the Corporate function. 

• May perform other administrative duties and ad hoc requests as required

What do you need to succeed?

• A minimum of 3-5 years experience working as an Executive Assistant supporting senior leaders

• Significant experience dealing with very senior executives and external stakeholders

• Significant experience working confidential materials (memorandums, presentations, email communication)

• Excellent verbal and written communication skills and ability to communicate effectively at all levels of the organization

• Advanced knowledge of collaboration tools such as SharePoint, Teams and other collaboration platforms

• An individual that can work in a fast-paced environment and with a high degree of efficiency

• A team player with strong interpersonal skills and ability to interact with team members across regions

• Excellent organizational skills, ability to make decisions and manage competing priorities

• Demonstrates accuracy and thoroughness in day-to-day activities

• A self-starter, ability to learn quickly and a pro-active individual

• Exercise discretion and always maintain confidentiality

• Sun Life experience an asset

Notes/Unique Requirements

• Occasional overtime, ability to work flexible hours with minimal notice and or travel between locations may be required on rare occasions

What's in it for you?

• The opportunity to move along a variety of career paths with amazing networking potential

• Flexible Benefits from the day you join to meet the needs of you and your family

• We’re committed to creating an inclusive and respectful environment. Our goal is to make sure all our employees have the chance to live up to their full potential

• We’re honoured to be recognized as a 2025 Best Workplaces in Ontario by Great Place to Work® Canada

• We are thrilled to be recognized by Excellence Canada with their top-level certification, the Canada Order of Excellence for Mental Health at Work®,  for prioritizing employee well-being, fostering a positive work culture, and achieving excellence in mental health

L’échelle du salaire de base est pour l’emplacement principal du poste affiché. Elle peut varier selon l’emplacement du candidat sélectionné et d’autres facteurs. En plus du salaire de base, les employés admissibles de la Sun Life participent à différents programmes de rémunération incitative, dont le montant octroyé est discrétionnaire et dépend du rendement de l’employé et de la compagnie. Certains postes de vente participent à des programmes de rémunération incitative basés sur les résultats de vente individuels ou de groupe. 

Depuis toujours, la diversité et l’inclusion sont au cœur des valeurs de la Sun Life. Nous croyons qu’un effectif diversifié, aux points de vue variés et aux idées créatives, est avantageux pour nos Clients, pour les collectivités où nous exerçons nos activités et pour nous tous, en tant que collègues. Nous accueillons avec enthousiasme les candidatures de personnes compétentes provenant de tous les horizons.

Les personnes handicapées ayant besoin de mesures d’adaptation pour présenter leur candidature et celles qui doivent consulter les offres d’emploi dans un autre format peuvent envoyer leur demande par courriel à l’adresse thebrightside@sunlife.com.

Nous sommes fiers d’être une organisation hybride qui offre aux employés le choix et la flexibilité de travailler au bureau ou à distance, selon les besoins de l’entreprise, ceux des Clients et les vôtres! Nous offrons plusieurs options de travail selon les exigences du poste et les besoins individuels. N’hésitez pas à en discuter pendant le processus de sélection.

Nous pouvons utiliser l'intelligence artificielle pour soutenir la recherche des candidats, la présélection et la planification des entrevues.

Nous remercions toutes les personnes qui auront manifesté leur intérêt pour ce poste. Nous ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.

Échelle salariale:

Catégorie d'emploi:

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