Ville : Ottawa

Catégorie : Temps plein

Industrie : Éducation Supérieur

Employeur : University of Ottawa

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Motif de l'offre d'emploi:

Remplacement temporaire d'un poste permanent

Type d’emploi :

Employé

Durée anticipée en mois (pour les contrats et les affectations temporaires):

24

Famille d’emplois :

Soutien étudiant et universitaire

Nombre de postes à pourvoir :

1

Faculté/Service - Département :

Affaires étudiantes, Relations avec la clientèle, Spécialiste opérationnel principal

Campus :

Campus principal

Affiliation syndicale :

PSUO

Date d’affichage (AAAA/MM/JJ):

2026/01/29

Les candidatures doivent être reçues AVANT LE (AAAA/MM/JJ):

2026/02/09

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

SSUO Grade 08

Échelle salariale :

$64,865.00 - $81,935.00

À propos des affaires étudiantes :

 Le Service des affaires étudiantes est au cœur même de l'expérience étudiante à l'Université d'Ottawa. Nous recrutons les meilleurs futurs étudiants, nous les soutenons tout au long de leurs années universitaires et nous les laissons bien préparés à des carrières épanouissantes et à des études futures. Notre équipe de plus de 600 employés dévoués fournit les services qui permettent aux étudiants d'être heureux, de se sentir bien et de s'épanouir dans la poursuite de leurs ambitions. Nous les aidons à postuler et à s'inscrire aux cours, nous supervisons 11 résidences et une salle à manger primée, nous organisons des événements amusants, nous offrons de nombreuses activités récréatives et des activités sportives universitaires, nous gérons un programme innovant de développement de carrière et d'apprentissage par l'expérience, et bien plus encore !

Il n'y a rien de plus gratifiant que d'aider les générations futures à atteindre leur plein potentiel dans une université de classe mondiale. Grâce à notre large éventail d’opportunités de carrière et de parcours de développement professionnel, nous sommes certains que vous apprécierez l’expérience autant que nos étudiants.

Raison d’être du poste :

Le ou la Coordonnateur(trice) principal(e), Projets soutient la coordination d’un ensemble de projets spéciaux récurrents et d’opérations administratives au sein des Relations avec la clientèle, principalement liés à l’hébergement des étudiants et des invités, ainsi qu’à la qualité continue des résidences étudiantes et des hébergements hôteliers estivaux. Sous la direction du gestionnaire, relations clients et gestion de projets, la personne titulaire planifie, coordonne et exécute toutes les étapes d’un projet assigné, en collaboration avec des parties prenantes internes et externes, afin de soutenir l’objectif de l’Université d’optimiser l’expérience des étudiants et des clients.

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes :

• Définir les objectifs et priorités du projet, les échéanciers, les livrables ainsi que les besoins en ressources et en budget pour une variété de projets cycliques et spéciaux (p. ex. : arrivée annuelle des étudiants en résidence, journées portes ouvertes, implantation de nouvelles technologies), sous la direction du gestionnaire ou du commanditaire du projet.

• Coordonner les activités, tâches et aspects logistiques associés aux plans de projet approuvés; assurer le suivi des projets à toutes les étapes, en veillant au respect des budgets, des échéanciers, de la portée et des livrables. Diriger la coordination d’activités telles que les comités réunissant des équipes multidisciplinaires, incluant gestionnaires, personnel technique et spécialisé, bénévoles et partenaires externes.

• Gérer et exécuter la configuration, le contrôle d’accès et les niveaux d’accès pour divers logiciels et outils nécessaires au bon déroulement des opérations d’attribution des chambres étudiantes et des hébergements estivaux.

• Identifier les risques liés aux plans de projet; élaborer des solutions alternatives et formuler des recommandations pour atténuer ces risques; s’assurer que les enjeux critiques sont discutés ou escaladés auprès du gestionnaire ou du commanditaire du projet pour une résolution appropriée.

• Déterminer les indicateurs de performance clés et les leçons apprises au cours du cycle de vie d’un projet assigné, et formuler des recommandations pour améliorer les projets subséquents. Veiller à ce que la documentation des projets soit complète et bien tenue afin d’optimiser l’efficacité des projets récurrents et l’exécution des plans de travail.

• Développer des relations de collaboration et des partenariats avec des fournisseurs internes et externes ainsi qu’avec des intervenants communautaires pour faciliter un large éventail d’activités liées aux projets et initiatives assignés; coordonner des foires de services avec les parties prenantes afin de promouvoir l’Université et la qualité de la vie en résidence, en mettant en valeur la qualité des hébergements et les nombreux services offerts.

• Assurer le suivi de divers contrats de services et des calendriers de projets afin de garantir la réalisation des activités, dont plusieurs visent à améliorer l’hébergement des étudiants et des invités ainsi que leur expérience globale. Fournir une expertise de contenu dans les processus d’appel d’offres pour les contrats de services en documentant les spécifications et en déterminant les critères d’évaluation des propositions.

• Superviser le personnel occasionnel, le personnel étudiant et plus de 100 bénévoles, particulièrement durant les mois d’été, en offrant un encadrement sur les tâches et responsabilités liées à des mandats de projet spécifiques, tels que la préparation de l’arrivée des nouveaux étudiants et des étudiants de retour en résidence (dotation, évaluation du rendement, établissement d’objectifs à court terme, assignation de tâches, gestion des congés et absences, etc.) afin d’assurer le respect des échéanciers. Agir comme personne-ressource pour d’autres services du campus, tels que les Services des sports et le Service du mieux-être, afin de soutenir le recrutement de bénévoles pour les événements sur le campus.

• Agir comme personne-ressource de deuxième niveau pour les enjeux complexes liés aux technologies et outils logiciels du secteur afin d’appuyer les membres de l’équipe. Effectuer les tests initiaux des améliorations ou mises à niveau technologiques du secteur, documenter et escalader les problèmes techniques à l’équipe centrale des TI de l’Université au besoin.

Ce que vous apportez :

• Trois années d’expérience pertinente en gestion de projets.

• Études postsecondaires en administration des affaires, gestion ou toute autre combinaison équivalente de formation et d’expérience.

• Bilinguisme – français et anglais (oral et écrit) essentiel.

• Connaissance des principes et méthodes de gestion de projets. Une certification en gestion de projets constitue un atout.

• Connaissance des principes de gestion budgétaire.

• Connaissance pratique des logiciels de gestion de projets.

• Connaissance de la cartographie des processus.

• Aptitudes avérées en résolution de problèmes, communication, organisation et présentation.

• Excellentes compétences interpersonnelles, incluant la capacité d’établir et de maintenir des relations positives avec une clientèle diversifiée, et de communiquer avec respect, tact et discrétion.

• Capacité à diriger une équipe composée de diverses parties prenantes par influence, sans autorité hiérarchique.

• Capacité à motiver une équipe et à collaborer avec de multiples parties prenantes.

• Capacité à développer de nouveaux services et des sources de revenus.

• Engagement démontré envers la satisfaction de la clientèle.

• Capacité à travailler de manière autonome et en équipe.

• Solides compétences en négociation et en leadership.

• Connaissance des lignes directrices en matière de contrats et d’approvisionnement.

• Connaissance des politiques, lignes directrices et règlements de l’Université concernant les résidences et l’hébergement des invités.

• Excellentes compétences organisationnelles pour gérer un environnement dynamique et exigeant, avec des échéances strictes et des opérations continues.

• Capacité à analyser des documents et/ou des demandes et à en interpréter la signification afin d’appliquer les règles et procédures appropriées.

• Expérience dans le maintien et le développement de normes et d’indicateurs de performance clés dans les procédures quotidiennes.

• Capacité à analyser des problèmes et à proposer des solutions potentielles.

• Capacité à travailler en dehors des heures normales (soirées, fins de semaine) et à effectuer des heures supplémentaires au besoin.

• Capacité à intervenir en cas d’urgence.

Compétences clés à l’Université d’Ottawa :
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :

Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.
Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.
Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.
Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.