Ville : Ottawa

Catégorie : Temps plein

Industrie : Éducation Supérieur

Employeur : University of Ottawa

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Type d’emploi :

Employé

Durée en mois (pour les emplois à durée déterminée) :

N/A

Famille d’emplois :

Administration des études

Nombre de postes à pourvoir :

1

Faculté/Service - Département :

Services aux études de premier cycle

Campus :

Campus principal

Affiliation syndicale :

PSUO

Date d’affichage (AAAA/MM/JJ):

2025/12/08

Les candidatures doivent être reçues AVANT LE (AAAA/MM/JJ):

2025/12/19

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

SSUO Grade 08

Échelle salariale :

$64,865.00 - $81,935.00

Au sujet de la Faculté d’éducation

La Faculté d’éducation de l’Université d’Ottawa, en plus de promouvoir l’expansion et la dissémination des connaissances dans le domaine des sciences de l’éducation en général, est fortement engagée dans la formation des enseignantes et des enseignants. Située sur les territoires ancestraux et non-cédés du peuple Algonquins, la Faculté d’éducation se distingue par la promotion de l’inclusion, de l’équité et de la diversité. De plus, la recherche dans notre faculté nous situe dans le Top 100 dans le monde selon le QS ranking et 5ième au Canada.

Raison d’être du poste:
Sous la direction de la Coordonnatrice responsable, Administration des études, la ou le titulaire du poste doit faire fonction de premier point de contact pour les étudiantes et étudiants en recevant et en anticipant les différentes demandes des étudiantes et des étudiants, en accusant réception de ces demandes, en y donnant suite et en assurant un service à la clientèle de qualité supérieure à la moyenne pour attirer, conserver et maintenir des groupes d'étudiants en nombre suffisant dans tous les programmes d'études. Accomplir des tâches administratives, comme évaluer les demandes, formuler des recommandations, approuver certaines demandes et assurer un suivi auprès des étudiantes et étudiants, de ses collègues et des autres facultés. En qualité d'ambassadrice ou d'ambassadeur de l'Université et de la faculté, assister aux cérémonies de collation des grades et à divers événements afin de promouvoir les services de l'Université d'Ottawa et de la faculté.

Veuillez noter que nous communiquerons avec les candidats sélectionnés en janvier 2026.

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes:

• Évaluer les besoins des étudiantes et étudiants : Évaluer les besoins des étudiantes et étudiants en analysant, en relevant, en interprétant et en traduisant ces besoins pour déterminer les politiques et procédés devant être mis en œuvre.

• Planifier des interventions : Appuyer le processus de planification relatif aux interventions auprès des étudiantes et étudiants en fournissant un diagnostic et des recommandations qui permettront de régler les problèmes des étudiantes et étudiants.

• Exécuter des interventions : Faciliter le processus de mise en œuvre en fournissant des renseignements pertinents sur lesquels reposera la méthode utilisée pour chaque intervention.

  Procéder à des suivis : Assurer un suivi des dossiers des étudiantes et étudiants pour favoriser le respect des calendriers scolaires et administratifs.

• Diriger les étudiantes et étudiants vers les personnes compétentes : Aiguiller les étudiantes et étudiants vers les services pertinents pour s'assurer qu'ils reçoivent le soutien dont ils ont besoin pendant leurs études.

• Admission : Analyser les dossiers des étudiantes et étudiants dont l’acceptation ou les équivalences sont conditionnelles afin que le ou la spécialiste, Cheminement scolaire et persévérance des étudiants, puisse communiquer avec ces étudiantes et étudiants à des fins de suivi. Surveiller ces dossiers pour garantir que les échéances administratives et scolaires sont respectées.

  Changement de programme d’études : Faire fonction de premier point de contact pour les étudiantes et étudiants en recevant leur demande de changement de programme d'études, en accusant réception de ces demandes et en y donnant suite.

• Choix de cours et processus d’inscription : Faire fonction de premier point de contact pour les étudiantes et étudiants en recevant leurs demandes de choix de cours et d'inscription et en accusant réception de ces demandes. Déterminer l'admissibilité de la demande. Si la demande est admissible, approuver le choix de cours des étudiantes et étudiants spéciaux et de première année ainsi que prendre les mesures qui s'imposent pour mener à terme les demandes.

• Rendement scolaire : Évaluer les dossiers se rapportant au rendement scolaire et prendre toutes les mesures qui s'imposent pour saisir l'information dans les systèmes pertinents.

• Persévérance : Dresser une liste d'étudiantes et étudiants en difficulté et de ceux qui pourraient éventuellement éprouver des difficultés scolaires en analysant le rendement scolaire et d'autres données pertinentes (comme les taux d'absentéisme). Transmettre les renseignements à ses collègues afin qu'ils soient au courant des occasions d'intervention possibles auprès de ces étudiantes et étudiants.

• Mobilité étudiante : Faire fonction de premier point de contact pour les étudiantes et étudiants en recevant leurs demandes relatives au programme de mobilité étudiante (comme des lettres d'autorisation, des ententes, etc.). Déterminer l'admissibilité des étudiantes et étudiants et coordonner leur choix de cours pour faciliter leur transition à d'autres programmes ou établissements d'enseignement.

• Obtention des grades : Effectuer une première évaluation des dossiers en suivant les politiques et processus servant à relever et à préparer les dossiers pour la remise des diplômes. Assister aux cérémonies de collation des grades en qualité d'ambassadrice ou d'ambassadeur de l'Université.

Ce que vous apportez:

• Connaissance de l’administration normalement acquise dans le cadre d’une formation postsecondaire et de plusieurs années d'expérience dans un rôle semblable.

• Connaissance des programmes scolaires de niveaux secondaire et collégial, du premier cycle et des cycles supérieurs

• Connaissance et expérience de l'interprétation, de la communication et de la mise en œuvre des procédés, politiques et méthodes

  Expérience de la collecte et de l’analyse de données et de la rédaction de rapports administratifs et statistiques

• Expérience en résolution de problèmes et prise de décisions

  Expérience de la prestation de services à la clientèle

• Expérience de la mise en œuvre de stratégies et de plans d'activités pour des étudiantes et étudiants

• Expérience pratique de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Access), du traitement de texte, de Windows et d'Internet

• Capacité de composer avec des priorités conflictuelles et de respecter des délais serrés dans un milieu de travail où le rythme est soutenu

• Aptitudes organisationnelles et analytiques, excellent jugement et attention aux détails

• Capacité d'écoute et solide sens de l'éthique professionnelle

• Bilinguisme – français et anglais (expression orale et écrite).

Compétences clés à l’Université d’Ottawa :
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :

Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.
Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.
Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.
Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.