Ville : Ottawa

Catégorie : Temps plein

Industrie : Éducation Supérieur

Employeur : University of Ottawa

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Motif de l'offre d'emploi:

Remplacement temporaire d'un poste permanent

Type d’emploi :

Employé

Durée anticipée en mois (pour les contrats et les affectations temporaires):

6

Famille d’emplois :

Paie

Nombre de postes à pourvoir :

1

Faculté/Service - Département :

Opérations de la paie

Campus :

Campus principal

Affiliation syndicale :

N/A

Date d’affichage (AAAA/MM/JJ):

2026/05/25

Les candidatures doivent être reçues AVANT LE (AAAA/MM/JJ):

2026/06/05

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

Personnel non syndiqué, classe NC5 - 35 heures

Échelle salariale :

$69,393.00 - $86,741.00

Au sujet des Ressources humaines

L’équipe des Ressources humaines est reconnue pour sa collaboration et l’excellence de son service. Grâce à des partenariats stratégiques, nous mettons sur pied et offrons des programmes et services novateurs de grande qualité axés sur les besoins de nos clients, pour appuyer la vision et le plan stratégique de l’Université d’Ottawa. Nous avons à cœur d’attirer, de développer, de retenir et d’inspirer une main-d’œuvre talentueuse, diversifiée, saine et engagée. Si vous voulez travailler dans un environnement valorisant et enrichissant, faire partie d’une équipe dans laquelle votre sens de l’innovation sera mis en profit, votre place est dans l’équipe des Ressources humaines! 

Raison d’être du poste :

Sous la direction de la Gestionnaire de la paie et congés, agir à titre de principale personne-ressource pour le personnel de l’Université et les partenaires RH en matière de gestion et de résolution de demandes de complexité variable liées à la paie, aux congés et aux absences. Veiller à la conformité aux lois fédérales et provinciales, aux politiques de l’Université, aux conventions collectives et aux meilleures pratiques du milieu. À cette fin, procéder à l’analyse détaillée des transactions et à l’audit des données, et collaborer avec des parties prenantes à divers titres afin d’appuyer les projets, les initiatives et les activités courantes de l’ensemble du secteur de la rémunération.

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes :

• Traitement de la paie : Traiter les demandes liées à la paie reçues par les canaux officiels et informels. Faire preuve d’esprit critique pour analyser le fonctionnement du système Workday et l’exécution des processus opérationnels, et déterminer les mesures correctives à mettre en place pour assurer l’exactitude des résultats de paie pour les périodes courantes, futures et hors cycle. Évaluer les erreurs relevées pendant le traitement de la paie et intervenir rapidement pour corriger celles qui empêchent la paie d’être traitée. Traiter les transactions dans le respect d’échéanciers stricts pour chaque cycle de traitement de la paie, y compris les tâches hors cycle. Gérer de façon autonome sa charge de travail et mener à bien l’ensemble des tâches afin d’assurer le versement exact et en temps voulu de la rémunération de tout le personnel. Saisir et vérifier les données servant à la production des feuillets T4. Vérifier les montants liés au facteur d’équivalence (FE), aux gains et retenues du gouvernement (RPC/AE), à la rémunération salariale et aux avantages imposables. Apporter les corrections nécessaires aux dossiers du personnel afin d’assurer l’exactitude des documents fiscaux pour la période d’imposition en cours et les périodes d’imposition antérieures. Répondre aux questions des facultés concernant la répartition des coûts salariaux et analyser en détail les gains et les avantages (retenues), en étroite collaboration avec les facultés, pour s’assurer que les coûts sont imputés aux FDM appropriés.
• Récupération salariale : Analyser et vérifier les demandes de récupération de trop-perçus soumises par les facultés. Calculer les trop-perçus qui se sont produits à la suite d’erreurs de données. Communiquer avec les membres du personnel afin d’expliquer les répercussions salariales et fiscales, et mettre en place un plan de remboursement. Assurer le suivi des retenues liées aux trop-perçus et modifier les plans de remboursement au besoin, par exemple lors de changements de poste, d’absences, de rajustements rétroactifs et de départs, dans le but de réduire le risque financier lié à la non-récupération des montants dus. Recevoir les remboursements de trop-perçus par chèque, virement électronique ou paiement en espèces sur une base quotidienne, et traiter les dépôts sur une base hebdomadaire. Effectuer les saisies requises dans le système pour enregistrer les paiements (p. ex., écritures comptables, modification des feuillets T4 et répartition des coûts), afin d’assurer l’exactitude et la production en temps opportun de l’information financière liée aux budgets des départements. Répondre aux demandes internes transmises par divers canaux en communiquant de façon rapide, claire et professionnelle afin d’améliorer la qualité du service et de cultiver la confiance dans les activités des RH.
• Gestion des absences : Traiter les plans de retour au travail progressif en collaboration avec l’équipe Santé et mieux-être. Calculer manuellement la paie et les cumuls de congés sur une base bimensuelle, selon l’horaire de retour établi, afin de faciliter le retour d’une ou d’un membre du personnel après une absence. Examiner et traiter les demandes de congé en vérifiant l’exactitude des données et en confirmant l’admissibilité en fonction des lois applicables et des politiques de l’Université. Faire des suivis auprès du personnel concernant les cumuls de congés, le programme de prestations supplémentaires de chômage (suppléments), les avantages sociaux et le régime de retraite pendant la période d’absence, et mettre à jour les dossiers afin d’éviter toute incohérence. Repérer les irrégularités dans les données relatives aux congés, notamment en matière d’admissibilité, de cumuls, d’absence de politiques, de versements manquants ou d’erreurs de saisie pour veiller au respect des différentes lois en vigueur. Donner des conseils aux parties prenantes sur des dossiers complexes liés aux congés, conformément aux règlements et aux conventions collectives de l’établissement.
• Excellence opérationnelle et amélioration continue : Contribuer aux projets institutionnels et aux exigences de déclaration en mettant à profit son expertise, ses capacités d’analyse de données complexes et son soutien opérationnel afin de faire progresser les initiatives stratégiques et d’appuyer la prise de décision fondée sur des données. Signaler les anomalies dans les systèmes et processus opérationnels à l’équipe de soutien Workday et les corriger. Participer à l’élaboration, aux tests et à la documentation des améliorations apportées aux systèmes et aux processus afin d’accroître l’efficacité opérationnelle et d’optimiser les fonctionnalités. Créer et tenir à jour des manuels de procédures et des registres de transactions pour préserver les connaissances et assurer l’uniformité des pratiques et une préparation adéquate aux audits.

Ce que vous apportez :

• Connaissances et expériences en matière de paie, d’administration des ressources humaines, de finances ou dans tout domaine connexe acquises dans le cadre d’une formation postsecondaire (collégiale ou universitaire) ou d’une expérience équivalente.
• Trois années d’expérience en traitement de la paie dans un environnement complexe de grande envergure (milieu syndiqué, un atout).
• Accréditation de professionnel en conformité de la paie (PCP), de leader accrédité en paie (LAP) ou toute autre attestation pertinente en ressources humaines, un atout.
• Connaissance approfondie et grande expérience de l’utilisation de systèmes et logiciels de gestion des ressources humaines et de paie, comme les tableurs et les bases de données.
• Connaissance approfondie des lois fédérales et provinciales, des normes d’emploi et d’autres règlements en matière de paie et de rémunération.
• Grandes aptitudes en communication et en relations interpersonnelles, et une expérience du service à la clientèle dans des situations nécessitant l’atténuation et le désamorçage des conflits. Capacité à expliquer des processus, des règlements et des calculs complexes.
• Maîtrise des systèmes de paie (p. ex., Workday, SAP, Banner et ADP) et compréhension approfondie des fonctionnalités des systèmes, de leurs intégrations et des outils de production de rapports.
• Connaissance approfondie d’Excel et connaissance d’autres outils et systèmes informatiques comme Windows, les logiciels de traitement de texte et de présentation, les bases de données, le courriel et Internet.
• Grande précision dans la saisie des données, les calculs, les audits et la résolution de problèmes.
• Très grand souci du détail, capacité à gérer son temps efficacement et grand sens de l’organisation.
• Initiative, autonomie et excellent jugement; débrouillardise et motivation; flexibilité et capacité d’adaptation.
• Capacité à prioriser tout en menant plusieurs tâches de front dans un contexte d’échéances strictes.
• Tact, diplomatie, respect de la confidentialité des données; esprit proactif et efficacité dans le service à la clientèle; conscience de la diversité et sensibilité à cette question.
• Bilinguisme – français et anglais (expression orale et écrite).

Compétences clés à l’Université d’Ottawa :
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :

Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.
Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.
Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.
Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.