Ville : Ottawa

Catégorie : Temps plein

Industrie : Éducation Supérieur

Employeur : University of Ottawa

Suivez-nous sur LinkedIn

Motif de l'offre d'emploi:

Remplacement temporaire d'un poste permanent

Type d’emploi :

Employé

Durée anticipée en mois (pour les contrats et les affectations temporaires):

5

Famille d’emplois :

Soutien administratif

Nombre de postes à pourvoir :

1

Faculté/Service - Département :

Student Affairs, Client Relations, Student and Campus Support

Campus :

Campus principal

Affiliation syndicale :

PSUO

Date d’affichage (AAAA/MM/JJ):

2026/03/12

Les candidatures doivent être reçues AVANT LE (AAAA/MM/JJ):

2026/03/23

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

SSUO Grade 06

Échelle salariale :

$54,118.00 - $68,361.00

À propos des affaires étudiantes :

Le Service des affaires étudiantes est au cœur même de l'expérience étudiante à l'Université d'Ottawa. Nous recrutons les meilleurs futurs étudiants, nous les soutenons tout au long de leurs années universitaires et nous les laissons bien préparés à des carrières épanouissantes et à des études futures. Notre équipe de plus de 600 employés dévoués fournit les services qui permettent aux étudiants d'être heureux, de se sentir bien et de s'épanouir dans la poursuite de leurs ambitions. Nous les aidons à postuler et à s'inscrire aux cours, nous supervisons 11 résidences et une salle à manger primée, nous organisons des événements amusants et des activités sportives universitaires, nous gérons un programme innovant de développement de carrière et d'apprentissage par l'expérience, et bien plus encore !

 Il n'y a rien de plus gratifiant que d'aider les générations futures à atteindre leur plein potentiel dans une université de classe mondiale. Grâce à notre large éventail d'opportunités de carrière et de parcours de développement professionnel, nous sommes certains que vous apprécierez l'expérience autant que nos étudiants.

Raison d’être du poste :
Effectuer diverses tâches administratives et de service à la clientèle de première ligne, notamment fournir de l’information aux clients de l’Université concernant les services de résidences et d’hôtel, les services hors campus et d’autres types d’hébergement, afin d’assurer une expérience client de haute qualité conforme au mandat et aux objectifs opérationnels des Services de logement (SL). Cela comprend la référence des demandes d’information aux secteurs appropriés, le maintien des communications avec les étudiants et autres parties prenantes, la transmission d’information sur les politiques et lignes directrices des SL, ainsi que la gestion et la mise à jour de documents, d’informations et de dossiers.

À propos de la position:
Ce poste fait partie d’un service offert 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Les horaires habituels sont de 8 h à 16 h (jour), de 16 h à minuit (soir) et de minuit à 8 h (nuit), et consistent en 5 jours consécutifs (incluant le samedi et le dimanche).

Le personnel est embauché selon un horaire établi en fonction des besoins opérationnels au moment de l’embauche, mais celui‑ci peut être modifié selon l’évolution des besoins. Lorsque de nouveaux horaires deviennent disponibles, ils sont offerts à l’équipe selon l’ancienneté.

L’horaire pour ce poste sera de minuit à 8 h (quart de nuit) et consistera en 5 jours consécutifs (incluant le samedi et le dimanche).

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes :
Service à la clientèle

• En tant que premier point de contact pour les résidents étudiants et les clients de l’hôtel, offrir un service à la clientèle de haut niveau en fournissant rapidement et avec exactitude l’information demandée en personne, par téléphone ou par courriel, en répondant directement aux questions ou en dirigeant les demandes vers le service ou la personne appropriée.

• Offrir assistance et soutien aux étudiants et aux invités concernant les enjeux liés à l’hébergement (remplacement de clés perdues, plaintes de bruit, équipements défectueux, propreté des chambres) et assurer une résolution rapide des problèmes conformément à l’objectif des SL d’offrir un service exceptionnel. Au besoin, coordonner les interventions avec l’entretien ménager et les services techniques.

• Appuyer les fonctions de sécurité de première ligne en demeurant vigilant quant aux allées et venues des étudiants et des invités. Surveiller les caméras et signaler toute préoccupation à la personne appropriée.

• Assumer les tâches de réception pour les clients de l’hôtel : enregistrement et départ, gestion des bagages, réponses aux diverses questions. Agir à titre de concierge en fournissant de l’information sur la ville et ses attractions.

• Effectuer des tâches supplémentaires au besoin, comme fournir de l’information aux futurs résidents étudiants et communiquer les décisions à l’agent ou agente du logement.

Documentation et tenue de dossiers

• Maintenir et mettre à jour les dossiers et documents liés aux SL afin de fournir une information exacte et à jour aux parties prenantes, ainsi que pour les besoins de rapports.

• Gérer les demandes d’information provenant de tiers concernant des étudiants ou des employés, et les transmettre à l’autorité appropriée.

• Documenter avec exactitude les problèmes, plaintes et interactions sur les formulaires appropriés afin d’assurer un suivi et une consultation efficaces.

Administration et autres tâches

• Appuyer le ou la gestionnaire, Bureau et congrès, en effectuant diverses tâches administratives : planification des horaires, prise de procès‑verbaux, formation, soutien continu, gestion du courrier entrant et sortant.

• Effectuer les tâches quotidiennes de rapprochement et de conciliation des revenus liés à l’hébergement hôtelier.

Ce que vous apportez : 

• Diplôme d’études secondaires.

• Minimum d’un an d’expérience pertinente en service à la clientèle.

• Bilinguisme (oral et écrit).

• Connaissance de la Loi canadienne sur les droits de la personne et des lois et règlements applicables aux services de vie en résidence.

• Connaissance des principes de gestion documentaire.

• Connaissance des services offerts par les SL et des secteurs associés de l’Université (un atout).

• Connaissance des principes de protection des personnes et des biens, ainsi que de la gestion des risques et des situations d’urgence.

• Expérience en interprétation, explication et application de règlements et procédures.

• Connaissance des systèmes informatiques et logiciels (Windows, traitement de texte, tableurs, bases de données, courriel, Internet).

• Excellentes habiletés de communication et relations interpersonnelles, incluant patience, discrétion, empathie et écoute.

• Capacité d’adapter son approche selon le public cible.

• Sens de l’organisation et précision.

• Capacité à communiquer efficacement à l’oral et à l’écrit.

• Capacité à évaluer des situations de conflit et à déterminer la marche à suivre appropriée.

• Capacité à travailler en équipe et sous pression.

• Capacité à travailler en dehors des heures normales lors des périodes de pointe (soirées, fins de semaine) et à effectuer des heures supplémentaires selon les besoins des SL.

Compétences clés à l’Université d’Ottawa :
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :

Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.
Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.
Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.
Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.