Ville : Ottawa

Catégorie : Temps plein

Industrie : Éducation Supérieur

Employeur : University of Ottawa

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Motif de l'offre d'emploi:

Nouveau poste

Type d’emploi :

Employé

Durée anticipée en mois (pour les contrats et les affectations temporaires):

N/A

Famille d’emplois :

Soutien administratif

Nombre de postes à pourvoir :

1

Faculté/Service - Département :

Cabinet de la doyenne ou du doyen

Campus :

Ottawa, ON

Affiliation syndicale :

PSUO

Date d’affichage (AAAA/MM/JJ):

2026/06/18

Les candidatures doivent être reçues AVANT LE (AAAA/MM/JJ):

2026/06/29

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

SSUO Grade 07

Échelle salariale :

$59,038.00 - $74,574.00

Au sujet de la Faculté des sciences de la santé

Laisse ta marque à la Faculté des sciences de la santé ! La santé nous touche tous à cœur et on s'engage à devenir un leader reconnu nationalement et internationalement dans le développement d'approches novatrices liées à la vie active, la promotion de la santé, et des services de qualité. Notre succès repose sur nos étudiants et notre personnel. Joignez-vous à nous et chaque jour, vous aurez l'occasion d'avoir un impact significatif alors que nous grandissons ensemble et rendons une incroyable faculté encore meilleure.

Raison d’être du poste:

Sous la supervision de la gestionnaire du décanat, fournir un soutien administratif au directeur de département au sein d’une faculté pour assurer le bon fonctionnement du bureau et appuyer la mise en oeuvre des activités et des projets. Assurer le service à la clientèle de première ligne, notamment accueillir, renseigner et rediriger les clients internes et externes. Fournir un appui aux opérations scolaires et aux activités de recrutement du personnel enseignant du département tout en respectant les procédures et règlements de l’Université.

NOTA: Le titulaire de ce poste travaillera à la fois avec l'École des sciences de la nutrition et l'École des sciences de la réadaptation. Son/sa gestionnaire direct sera la gestionnaire du décanat, mais il/ elle travaillera en étroite collaboration avec les agentes principales des deux écoles, qui assureront la supervision fonctionnelle du poste, tout en relevant hiérarchiquement de la gestionnaire du décanat.

Dans ce rôle, vous aurez, entre autres, les responsabilités suivantes :

• Service à la clientèle : Accueillir, informer et rediriger les personnes de l’interne et de l’externe au nom du directeur. Recevoir et filtrer la correspondance et les appels téléphoniques adressés au directeur, en juger la pertinence et l’urgence pour assurer les suivis et impliquer le directeur lorsque nécessaire. Agir à titre de personne ressource auprès des personnes de l’interne et de l’externe en ce qui concerne les demandes de renseignements touchant les programmes, procédures et règlements du département afin d’en assurer la compréhension.

• Rédaction administrative : Rédiger, réviser des documents à partir de gabarits et coordonner la traduction de la correspondance administrative au nom du directeur. Assister aux réunions de la direction pour prendre des minutes et rédiger les procès-verbaux afin d’assurer les suivis des décisions prises. Préparer des présentations, des brochures, des publications et autres documents connexes à partir de notes manuscrites pour appuyer le directeur.

• Gestion du calendrier et des réunions : Gérer le calendrier du directeur, fixer et confirmer les rendez-vous afin d’assurer l’emploi optimal de son temps. Organiser et coordonner la tenue des réunions et des comités qui sont présidés par le directeur et toutes autres rencontres qui lui sont demandées dans le but d’assurer leur bon déroulement. À cette fin, tenir à jour les listes des membres, préparer et acheminer les invitations aux rencontres et l’ordre du jour. Préparer et distribuer la documentation et les dossiers nécessaires et assurer les suivis des décisions prises.

• Recrutement du personnel enseignant : Coordonner la logistique relative aux processus d’embauche du personnel enseignant notamment, l’affichage, la sélection, les entrevues et l’intégration des nouveaux employés afin de soutenir les besoins opérationnels du département.

• Opérations scolaires : Effectuer une variété de tâches pour soutenir les opérations scolaires du département. À cette fin, coordonner le processus de gestion des horaires de cours et d’examens afin d’éviter les conflits dans les programmes conjoints; coordonner et contrôler l'allocation des salles de cours en fonction des projections d’inscriptions (contingentements, etc.), des besoins des professeurs et en lien avec les règlements de l’Université; coordonner les commandes des manuels de cours afin de s’assurer qu’ils arrivent à temps et en nombre suffisant.

• Production de rapports : Effectuer des analyses, de la recherche, compiler des données, des statistiques et d'autres renseignements afin de produire des rapports pour appuyer les discussions, la prise de décision, les projets spéciaux et les activités de la direction.

Ce que vous apportez :

• Connaissance et expérience des systèmes informatiques et des logiciels tels que Windows, traitement de textes, tableurs, les bases de données, Internet et le courriel.
• Fortes aptitudes en relations interpersonnelles, en communication et en service à la clientèle.
• Connaissance des structures de l’Université, de la Faculté et ses programmes d’études et les règlements scolaires serait un atout.
• Expérience dans l’interprétation, l’explication et dans l’application de politiques et règlements.
• Expérience dans la rédaction administrative bilingue.
• Expérience de la production de rapports.
• Capacité de produire du travail de qualité supérieure sous pression, tout en respectant des délais serrés.
• Initiative, autonomie et jugement.
• Sens de l’organisation.
• Bilinguisme: français et anglais (expression orale et écrite); les candidats doivent atteindre un niveau de compétence Avancé 1 (Low Advanced) ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde pour être considérés pour ce poste. Le niveau de compétence linguistique des candidats est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Compétences clés à l’Université d’Ottawa :
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :

Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.
Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.
Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.
Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.