Le rôle de l’adjoint ou adjointe à la gestion, centre financier est essentiel au bon déroulement des activités d’un centre financier.  Ses tâches sont variées et incluent faire du service à la clientèle, préparer des rapports sur les paiements et effectuer diverses tâches administratives.  L’adjoint à la gestion du centre financier entretient de solides relations avec plusieurs partenaires afin que le milieu de travail puisse être positif et stimulant.

Le candidat choisi sera créatif et innovateur; il aura un sens aigu de l’organisation et d’excellentes connaissances en informatique.  Il devra faire preuve d’autonomie, avoir un esprit d’initiative et la capacité d’établir des priorités très rapidement, au besoin.

Les fonctions:

Gérer les processus et les rapports concernant les bureaux des conseillers (10 %)

• Gérer les frais de bureau des conseillers, les dépenses qui y sont liées, et les Conventions d’utilisation d’un espace désigné; tenir à jour le Registre du centre financier et le Rapport d’occupation

• Agir comme personne-ressource pour les rénovations et les problèmes continus du centre financier; soumettre les bons de travail pour les réparations qui doivent être faites dans des emplacements où il n’y a pas de CER

Être le visage du centre financier auprès des Clients (25 %)

• Accueillir les Clients, gérer la réception, dont l’ouverture et la fermeture du bureau, et diriger les Clients au besoin

• Gérer et rapprocher les comptes bancaires et le compte de dépenses du centre financier, traiter les dépôts bancaires quotidiens (mandats-poste et paiements provenant de tiers)

• Aider le chef de l’équipe des ressources (CER) à gérer le bloc de Clients de l’inventaire, s’assurer que les Clients sont bien attribués et cédés aux conseillers, et faire le suivi des activités liées à ce bloc; gérer les processus et les formulaires

• Assurer en tout temps la confidentialité de la correspondance et de l’information, et faire preuve de discrétion à cet égard; transmettre les problèmes à un échelon supérieur, s’il y a lieu

Contribuer à la coordination du recrutement des conseillers (30 %)

• Attribuer des nouveaux leads de recrutement provenant des initiatives de recrutement national (campagnes, offres d’emploi, etc.) au responsable du recrutement des conseillers ou au partenaire du développement des affaires, selon le cas

• Soutenir les responsables du recrutement des conseillers durant l’approbation initiale (demande, protocole d’entente, activités extérieures)

• Aider les leaders sur le terrain à inscrire les candidats au PQAP

• Télécharger tous les documents requis dans Salesforce jusqu’à l’autorisation des nominations

• Aider les leaders sur le terrain à remplir les demandes d’assurance de responsabilité professionnelle des candidats au moment de leur nomination

• Commander les ordinateurs des candidats

• Assurer la liaison avec les équipes du siège social tout au long du processus, au besoin

• Coordonner les interactions entre les candidats et les leaders sur le terrain pour offrir la meilleure expérience possible aux candidats

Offrir un soutien opérationnel et administratif aux chefs d’équipe des ressources, en gérant les opérations quotidiennes du centre financier (35 %)

• Gérer les courriels de la boîte de réception générale, trier et distribuer le courrier provenant du siège social, recevoir et gérer le personnel des services de messagerie, répondre efficacement à toutes les demandes de renseignements ou transmettre ces demandes à la personne ou au service approprié

• Offrir un excellent soutien administratif, être précis et structuré; s’occuper de la tenue des dossiers et respecter les pratiques relatives au calendrier de conservation des documents de la Sun Life; gérer le courrier et la salle des fournitures; voir à l’attestation du matériel de marketing et s’occuper des fournitures du centre financier

• Effectuer le nettoyage et la réinitialisation de l’équipement

• Aider les dirigeants locaux en préparant des présentations et en gérant les tâches administratives liées aux événements et aux réunions du CF (coordination d’événements, rencontres de recrues aux postes de conseillers ou de personnes recommandées, ou accueil d’invités et de dirigeants du siège social)

• Accomplir les tâches administratives liées à l’intégration des nouveaux conseillers et à la résiliation des contrats de conseiller (veiller à la gestion du système téléphonique, de la photocopieuse et de la sécurité des processus de transition et de conservation des dossiers des Clients)

• Agir à titre de membre du Comité sur la santé et la sécurité; faire les évaluations nécessaires et gérer les lacunes

• Contribuer, au besoin, à la communication des incidents concernant la poursuite des affaires et la protection des renseignements personnels et aux enquêtes sur ces incidents

• Offrir un niveau d’efficacité administrative optimal au centre financier

• Assumer la responsabilité des commandes d’équipements pour les directeurs, les conseillers et le personnel (ordinateurs portables, ordinateurs de bureau, etc.) et gérer le retour en règle de l’équipement quand un directeur, un conseiller ou un membre du personnel quitte l’organisation

Les aptitudes pour réussir:

• Expérience en service à la clientèle et capacité de rendre l’expérience Client positive

• Fortes aptitudes pour la communication

• Beaucoup d’entregent

• Très bon sens de l’organisation et de la gestion du temps

• Bonnes aptitudes pour la résolution de problèmes et la prise de décisions

• Énergie, enthousiasme et diplomatie

• Capacité de travailler de façon autonome, avec peu de directives et avec de fréquentes interruptions

• Esprit d’équipe et désir d’aider les autres

• Compétences en informatique.  Bonne connaissance de Windows 10, de Microsoft Office (Word, Excel et Power Point) et Outlook

• Capacité d’apprendre rapidement à utiliser de nouveaux outils informatiques

• Diplôme d’études secondaires et de 3 à 6 années d’expérience, ou combinaison équivalente d’études et d’expérience – Diplôme universitaire ou diplôme collégial de préférence

• Expérience de travail de bureau, en service à la clientèle ou en vente de détail

Atouts:

• Expérience en rapprochement de comptes ou d’opérations financières – une certaine expérience en tenue de livre ou de grand livre

• Connaissance de la planification financière et des services financiers

• Connaissance de Salesforce.com, SharePoint et Oracle

• Expérience de travail dans le secteur des services, plus particulièrement dans les services financiers

• Bilinguisme

Exigence particulière:

• Il est prévu que l’adjoint à la gestion devra se déplacer vers d’autres bureaux de la Sun Life pour des séances de formation ou des réunions régionales ou nationales.

Les avantages pour vous:

• Des cheminements de carrière variés et de formidables possibilités de réseautage

• Un environnement qui favorise la formation et l’amélioration continues

• Faire partie de la famille de la Financière Sun Life, un groupe de personnes unies par notre raison d’être : aider nos Clients et nos employés à atteindre une sécurité financière durable et un mode de vie sain

• Une culture de convivialité, de collaboration et d’intégration