Ville : Ottawa

Catégorie : Temps plein

Industrie : Éducation Supérieur

Employeur : University of Ottawa

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Motif de l'offre d'emploi:

Remplacement temporaire d'un poste permanent

Type d’emploi :

Employé

Durée anticipée en mois (pour les contrats et les affectations temporaires):

18

Famille d’emplois :

Soutien administratif

Nombre de postes à pourvoir :

1

Faculté/Service - Département :

Opérations_École de psychologie

Campus :

Campus principal

Affiliation syndicale :

PSUO

Date d’affichage (AAAA/MM/JJ):

2026/03/26

Les candidatures doivent être reçues AVANT LE (AAAA/MM/JJ):

2026/04/06

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

SSUO Grade 07

Échelle salariale :

$59 038,00 - $74 574,00

Au sujet de la Faculté des Sciences Sociales
La FSS offre, en français et en anglais, des programmes de baccalauréat, de maîtrise et de doctorat répartis dans neuf départements, écoles et instituts. Avec ses quelque 10 000 étudiantes et étudiants, ses 260 professeurs réguliers, son vaste choix de programmes et ses centres de recherche, la Faculté des sciences sociales occupe une place privilégiée au cœur de l’Université d’Ottawa. Les étudiants diplômés de la Faculté, encadrés par des chercheurs chevronnés, mènent des travaux de fine pointe dans ses nombreux programmes de maîtrise et de doctorat. Avec son complément d’une centaine d’employés administratifs, la faculté est fière d’offrir un environnement de travail collaboratif qui favorise la pensée inspirée, l’ingéniosité créative et l’excellence.

Raison d'être du poste

Fournir un soutien administratif à la direction de l’École ainsi que le secrétariat de l’École de psychologie, afin d’assurer le bon fonctionnement du bureau et appuyer la mise en œuvre des activités et des projets. Assurer le service à la clientèle de première ligne, notamment accueillir, renseigner et rediriger les clients internes et externes. Effectuer des tâches pour appuyer les opérations courantes, les ressources physiques et matérielles, les budgets et les activités de recrutement du personnel enseignant du département tout en respectant les procédures et règlements.

Dans ce rôle, vos principales responsabilités comprendront:

• Service à la clientèle : Accueillir, informer et rediriger les personnes de l’interne et de l’externe au nom du directeur et de l’École. Recevoir et filtrer la correspondance et les appels téléphoniques adressés au directeur et à l’École, en juger la pertinence et l’urgence pour assurer les suivis et impliquer le directeur lorsque nécessaire. Agir à titre de personne ressource auprès des personnes de l’interne et de l’externe en ce qui concerne les demandes de renseignements touchant les programmes, procédures et règlements du département afin d’en assurer la compréhension.

• Rédaction administrative et soutien à la gouvernance : Rédiger, réviser des documents à partir de gabarits et coordonner la traduction de la correspondance administrative au nom du directeur et de l’École. Responsable de la mise à jour des règlements de l’École selon les changements communiqués par la direction. Assister aux réunions de la direction pour prendre des minutes et rédiger les procès-verbaux afin d’assurer les suivis des décisions prises. Préparer des notes de services, annonces, présentations, des publications et autres documents connexes à partir de notes manuscrites pour appuyer le directeur. Responsable de la mise à jour du site web de l’École.

• Gestion du calendrier et des réunions : Gérer le calendrier du directeur, et fixer et confirmer les rendez-vous afin d’assurer l’emploi optimal de son temps. Organiser et coordonner la tenue des réunions et des comités qui sont présidés par le directeur et toutes autres rencontres qui lui sont demandées dans le but d’assurer leur bon déroulement. Préparer et distribuer la documentation et les dossiers nécessaires et assurer les suivis des décisions prises.

• Coordination des ressources physiques et des accès : Réaliser des activités administratives à l’appui des opérations courantes liées à la gestion de l’espace, en collaboration avec le Gestionnaire des immeubles de la Faculté. Responsable de la gestion des clés et de tenir à jour un registre des détenteurs de clés. Recevoir les demandes provenant des clients et prendre action. Gérer l’utilisation des locaux et les espaces attribués aux étudiants gradués. Assigner les bureaux et assurer un suivi.

• Coordination budgétaire : Appuyer le Superviseur, opérations dans la coordination de diverses activités financières en conformité avec les processus et règlements. À cette fin, le titulaire doit coordonner le paiement de divers remboursements et factures, veiller au suivi des dépenses et assurer que les dépenses sont conformes aux règlements et aux ententes et ne dépassent pas les budgets alloués. Coordonner les processus administratifs liés aux programmes de subventions des étudiants aux études supérieures. Préparer divers rapports selon un calendrier fixe et de façon ponctuelle, sur les opérations financières, les comptes, les projections budgétaires et d’autres données financières pour le secteur afin de formuler des recommandations au gestionnaire et d’appuyer la planification des ressources.

• Vérification de la paie : Vérifier l’exactitude des rapports de la paie pour l’École, ce qui comprend les contrats APTPUO et CUPE. Assurer la liaison avec l’équipe de l’administration de la paie de la Faculté, au besoin, ou avec le Service de la paie pour corriger les incohérences.

• Coordination du magasinage : Coordonner les activités de magasinage pour l’École et ses laboratoires, en identifiant les besoins et en travaillant en collaboration avec les spécialistes en achats de l’Université. Contrôler les stocks des différentes fournitures, suivre l’évolution de la demande et reconstituer les stocks pour répondre aux besoins des clients internes. Se charger de l’entretien périodique des aires d’entreposage et de la tenue des dossiers sur les articles entreposés.

• Recrutement du personnel enseignant : Coordonner la logistique relative aux processus d’embauche du personnel enseignant notamment, l’affichage (avec le décanat), la sélection, les entrevues et l’intégration des nouveaux employés afin de soutenir les besoins opérationnels du département.

• Gestion de dossiers : Établir et maintenir un système efficace de classement pour préserver la confidentialité des dossiers et veiller à la disponibilité de documents complets et exacts à des fins de consultation future ou de vérification. Responsable du processus d’archivage des dossiers de l’École. Maintenir un système de rappel pour les dossiers nécessitant un suivi.
  

Ce que vous apportez:

• Connaissance de l'administration normalement acquise au moyen d'un programme d'études postsecondaires ou d'une expérience équivalente

• Expérience minimale de 2 ans dans un poste similaire

• Connaissance des structures de l’Université, de la Faculté et ses programmes d’études et les règlements scolaires serait un atout.

• Expérience de l’interprétation, de l’explication et de l’application des politiques et règlements.

• Expérience en rédaction administrative bilingue

• Capacité de produire du travail de qualité supérieure sous pression, tout en respectant des délais serrés.

• Forte aptitude en communication interpersonnelle, en travail d’équipe et en résolution de problèmes

• Capacité démontrée à respecter la diversité et à adopter un comportement inclusif, en répondant avec sensibilité et conscience de soi aux besoins uniques de la clientèle, y compris les dimensions visibles et non visibles de la diversité.

• Bon sens de l’organisation.

• Connaissance des systèmes informatiques et des logiciels, y compris les systèmes financiers, les tableurs, les bases de données, Internet et le courriel.

• Bilinguisme – français et anglais (expression orale et écrite).

Compétences clés à l’Université d’Ottawa :
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :

Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.
Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.
Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.
Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.