Ville : Toronto

Catégorie : Full-time

Industrie : Finance

Employeur : Sun Life

Vous êtes unique, comme le sont votre parcours, votre expérience et votre façon de voir les choses. Ici, on vous encourage et on vous motive à donner le meilleur de vous-même, et on vous donne les moyens de le faire. Vous travaillerez avec des collègues dynamiques – experts dans leur domaine – qui sont impatients de partager leurs connaissances avec vous. Vous aurez des gestionnaires inspirants qui vous aideront à développer votre potentiel et à atteindre de nouveaux sommets. Chaque jour, vous aurez de nouvelles occasions de rendre la vie de nos Clients plus radieuse – ils sont au cœur de tout ce que nous faisons. Découvrez comment vous pouvez faire une différence dans la vie des gens, des familles, des collectivités – ici et partout dans le monde.

Description de poste:

We are seeking a highly capable and resilient Executive Assistant (EA) to provide comprehensive support to a senior global leader in a fast-paced, complex, and demanding environment. This role requires exceptional organizational capability, sound judgment, and the ability to operate with professionalism and composure amid competing priorities.

The successful candidate will act as a trusted partner, managing complexity, enabling executive effectiveness, and ensuring seamless day-to-day operations across a global portfolio. This is an opportunity to play a critical role in enabling the success of a senior global leader and their organization. The role offers high visibility, impact, and the chance to operate at the center of strategic decision-making.

What will you do?

Executive & Calendar Management

• Own and proactively manage a highly complex, global calendar across multiple time zones

• Prioritize and sequence meetings to optimize executive time, balancing strategic priorities with operational needs

• Anticipate scheduling conflicts and resolve them independently with strong stakeholder management

Inbox & Communication Management

• Manage a high-volume executive inbox, including triaging, drafting responses, and flagging priority items

• Act as a gatekeeper and facilitator of communication, ensuring timely follow-ups and clear alignment

• Track key deliverables, decisions, and action items coming out of emails and meetings

Travel & Logistics

• Coordinate extensive domestic and international travel, including flights, accommodations, visas, and detailed itineraries

• Manage last-minute changes and disruptions with agility and problem-solving mindset

• Ensure all travel plans align with business priorities and enable executive productivity while on the road

Stakeholder Coordination

• Interface regularly with senior leaders, internal partners, and external stakeholders

• Build strong working relationships to facilitate efficient scheduling, decision-making, and information flow

• Support preparation for key meetings, including materials coordination and briefing notes when required

In-Person Support

• Provide an in-office presence at the Toronto (TY) location approximately 3 days per week

• Offer on-site support when the executive is in office, ensuring smooth day-to-day operations

• Coordinate logistics for in-person meetings, including room bookings and on-site readiness

What do you need to succeed?

• Proven experience supporting senior executives in a global, complex environment

• Exceptional calendar and inbox management skills, with strong attention to detail and prioritization

• Demonstrated ability to manage high-volume, time-sensitive work with professionalism

• Strong judgment, discretion, and ability to handle sensitive information

• Highly proactive, resourceful, and solutions-oriented

Personal Attributes

• Calm, adaptable, and able to remain effective in a fast-paced, high-expectation environment

• Comfortable managing competing demands and navigating shifting priorities

• Strong interpersonal skills and confidence working with senior stakeholders

• Able to receive and respond to feedback constructively while maintaining a high standard of execution

• Highly reliable, responsive, and committed to excellence

Working Model

• Hybrid role with ~3 days per week in-office (Toronto)

• Flexibility required to support global schedules and time zones, including occasional early mornings or late evenings

What's in it for you?

• The opportunity to move along a variety of career paths with amazing networking potential

• Flexible Benefits from the day you join to meet the needs of you and your family

• We’re committed to creating an inclusive and respectful environment. Our goal is to make sure all our employees have the chance to live up to their full potential

• We’re honoured to be recognized as a 2025 Best Workplaces in Ontario by Great Place to Work® Canada

• We are thrilled to be recognized by Excellence Canada with their top-level certification, the Canada Order of Excellence for Mental Health at Work®,  for prioritizing employee well-being, fostering a positive work culture, and achieving excellence in mental health

*LI-NB1

Quand un nouveau poste correspondant à votre expérience sera offert, l’échelle de salaire de base sera affichée et correspondra au poste pour lequel la Sun Life étudiera votre candidature.

En plus du salaire de base, les employés admissibles de la Sun Life participent à différents programmes de rémunération incitative, dont le montant octroyé est discrétionnaire et dépend du rendement de l’employé et de la compagnie. Certains postes de vente participent à des programmes de rémunération incitative basés sur les résultats de vente individuels ou de groupe.

Depuis toujours, la diversité et l’inclusion sont au cœur des valeurs de la Sun Life. Nous croyons qu’un effectif diversifié, aux points de vue variés et aux idées créatives, est avantageux pour nos Clients, pour les collectivités où nous exerçons nos activités et pour nous tous, en tant que collègues. Nous accueillons avec enthousiasme les candidatures de personnes compétentes provenant de tous les horizons .

Les personnes handicapées ayant besoin de mesures d’adaptation pour présenter leur candidature et celles qui doivent consulter les offres d’emploi dans un autre format peuvent envoyer leur demande par courriel à l’adresse thebrightside@sunlife.com.

Nous sommes fiers d’être une organisation hybride qui offre aux employés le choix et la flexibilité de travailler au bureau ou à distance, selon les besoins de l’entreprise, ceux des Clients et les vôtres! Nous offrons plusieurs options de travail selon les exigences du poste et les besoins individuels. N’hésitez pas à en discuter pendant le processus de sélection.

Nous pouvons utiliser l'intelligence artificielle pour soutenir la recherche des candidats, la présélection et la planification des entrevues.

Nous remercions toutes les personnes qui auront manifesté leur intérêt pour ce poste. Nous ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.

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