Ville : Ottawa

Catégorie : Temps plein

Industrie : Éducation Supérieur

Employeur : University of Ottawa

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Motif de l'offre d'emploi:

Remplacement d'un poste temporaire

Type d’emploi :

Employé

Durée anticipée en mois (pour les contrats et les affectations temporaires):

6

Famille d’emplois :

Soutien étudiant et universitaire

Nombre de postes à pourvoir :

1

Faculté/Service - Département :

Affaires étudiantes, Relations avec la clientèle, Spécialiste opérationnel principal

Campus :

Campus principal

Affiliation syndicale :

PSUO

Date d’affichage (AAAA/MM/JJ):

2026/01/29

Les candidatures doivent être reçues AVANT LE (AAAA/MM/JJ):

2026/02/09

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

SSUO Grade 09

Échelle salariale :

$72,437.00 - $91,502.00

À propos des affaires étudiantes :

 Le Service des affaires étudiantes est au cœur même de l'expérience étudiante à l'Université d'Ottawa. Nous recrutons les meilleurs futurs étudiants, nous les soutenons tout au long de leurs années universitaires et nous les laissons bien préparés à des carrières épanouissantes et à des études futures. Notre équipe de plus de 600 employés dévoués fournit les services qui permettent aux étudiants d'être heureux, de se sentir bien et de s'épanouir dans la poursuite de leurs ambitions. Nous les aidons à postuler et à s'inscrire aux cours, nous supervisons 11 résidences et une salle à manger primée, nous organisons des événements amusants, nous offrons de nombreuses activités récréatives et des activités sportives universitaires, nous gérons un programme innovant de développement de carrière et d'apprentissage par l'expérience, et bien plus encore !

Il n'y a rien de plus gratifiant que d'aider les générations futures à atteindre leur plein potentiel dans une université de classe mondiale. Grâce à notre large éventail d’opportunités de carrière et de parcours de développement professionnel, nous sommes certains que vous apprécierez l’expérience autant que nos étudiants.

À propos du poste :

Ce poste soutient un service offert 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Les quarts de travail standards sont de 8 h à 16 h (jour), de 16 h à minuit (soir) et de minuit à 8 h (nuit). Les quarts sont organisés en blocs de cinq jours consécutifs, incluant possiblement les fins de semaine. L’horaire précis sera confirmé toutes les deux semaines en fonction des besoins opérationnels et totalisera 35 heures par semaine.

Raison d’être du poste :
À l’extérieur des heures normales d’opérations et en collaboration avec son superviseur immédiat, coordonne l’offre d’un service d’information de qualité supérieure pour l’ensemble des points de service des installations des résidences.

Supervise le travail des agents d’information et s’assure d’un service hors pair pour l’ensemble de la population étudiante actuelle et éventuelle, à la communauté universitaire et au grand public en déployant les moyens nécessaires pour maximiser l’utilisation des ressources à sa disposition.

Contribuer à la génération de revenus par le biais de la promotion de l’ensemble des programmes et services disponibles et apporte des recommandations dans le développement des nouvelles sources de revenus pour le secteur.

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes :

• Assure un service d’information de qualité supérieure à la clientèle afin de faire valoir les résidences de l’Université auprès des résidents actuels et les étudiants éventuels (canadiens et internationaux) et le grand public.

• Supervise les employés et soutient les initiatives de recrutement, et d’embauche (dotation, évaluation de la performance, détermination des objectifs, assignation du travail, gestion des congés et absences, etc.)

• S’assure que les membres de l’équipe ont la formation et les outils nécessaires pour accomplir leur travail. Forme et fournit de la rétroaction aux employés sous sa supervision afin encourager une culture d’amélioration continue et une bonne offre de service qui répond à la vision d’excellence du service de l’Université d’Ottawa.

• Effectue la coordination des horaires de travail hebdomadaire et l’allocation générale des responsabilités du personnel selon les besoins et les priorités afin d’assurer un service à la clientèle optimal.

• Détermine avec le Responsable, Service à la clientèle, des standards pour évaluer la qualité du service à la clientèle et développer des outils de mesures nécessaires et efficaces (analyses, rapports détaillés, sondages, enquêtes, statistiques) dans le but d’améliorer la qualité du service offert et prévenir les situations de crise.

• Participe à la gestion des opérations et analyse les interactions avec les clients via l’écoute téléphonique, la revue des réponses acheminées via courriel (Talisma CRM) et apporte des améliorations pour assurer la qualité des services offerts.

• Agit en tant que personne- ressource de deuxième ligne pour les questions complexes, nécessitant des accès restreints ou pour aider les membres de l’équipe et/ou l’équipe de garde (coordonnateurs/gestionnaires/directeurs) à résoudre des situations conflictuelles qui pourraient survenir avec les étudiants et la clientèle.

• Traite, analyse, et répond aux plaintes et commentaires des clients par rapport à tous les services offerts par le secteur des résidences et en fait le suivi dans des délais raisonnables et attendus afin de préserver la réputation d’excellence de l’Université

• Veille au respect de l’éthique professionnelle et des normes de confidentialité au sein de son équipe.

• Contrôle la qualité des opérations administratives et financières, la vente et location de services divers, les contrôles d’accès physiques ainsi que s’assurer que les transactions/accès soient effectuées dans le respect des règlements de l’Université.

• Participe aux activités administratives des autres secteurs opérationnels des services des résidences (assignation, la Rentrée et la Sortie, Journées portes ouvertes, etc.) et aux projets spéciaux ou initiatives du secteur.
  

Ce que vous apportez :

• Diplôme d’études postsecondaires en administration, gestion, ou autres disciplines jugées pertinentes ou expérience équivalente.

• Minimum de 2 ans en gestion/supervision des ressources humaines

• Expérience du service à la clientèle afin d’agir à titre de personne-ressource, en gestion de caisse et en procédures administratives et financières.

• Bilinguisme – français et anglais (expression orale et écrite).

• Expérience dans un centre d’appel souhaitable

• Grande capacité d’analyse et de résolution de problèmes

• Autonomie et travail d’équipe.

• Rigueur et souci du détail.

• Sensibilité organisationnelle et capacité à travailler sous pression.

• Aptitude démontrée en communication

• Capacité à mobiliser les employés.

• Expérience des systèmes informatiques tels que chiffriers, traitement de texte, logiciels de présentation, et pour programmer des horaires de travail, courriel, Internet, CRM.

• Expérience en rédaction, interprétation, application de règlements, de méthodes et de procédures.

• Expérience dans l’application de mesures d’urgence et de procédures d’urgence.

• Certification de premiers soins, RCR « C », DEA émis par un organisme canadien reconnu sera considéré comme un atout.

Compétences clés à l’Université d’Ottawa :
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :

Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.
Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.
Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.
Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.