Ville : Ottawa

Catégorie : Temps plein

Industrie : Éducation Supérieur

Employeur : University of Ottawa

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Type d’emploi :

Employé

Durée en mois (pour les emplois à durée déterminée) :

N/A

Famille d’emplois :

Soutien administratif

Nombre de postes à pourvoir :

1

Faculté/Service - Département :

IDP - Opérations et Service à la clientèle

Campus :

Pavillon Desmarais

Affiliation syndicale :

PSUO

Date d’affichage (AAAA/MM/JJ):

2025/12/11

Les candidatures doivent être reçues AVANT LE (AAAA/MM/JJ):

2025/12/22

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

SSUO Grade 06

Échelle salariale :

$54,118.00 - $68,361.00

L’Institut de développement professionnel:

L’Institut de développement professionnel (l’IDP) de l’Université d’Ottawa a été établi il y a plus de 40 ans pour offrir des occasions d’apprentissage professionnel. Chaque année, des milliers de professionnels du secteur public et de dirigeants du secteur privé profitent d’une gamme d’activités et de programmes de perfectionnement professionnel continu offerts par l’IDP. Les formateurs expérimentés de l’IDP, qui sont des experts en la matière dans leur secteur d’activités, sont formés pour répondre aux besoins particuliers des apprenants adultes.

Raison d’être du poste:
Sous la direction de la Coordonnatrice responsable, Opérations, la ou le titulaire du poste est responsable d’assurer le service à la clientèle de première ligne, notamment accueillir, renseigner et rediriger la communauté universitaire et les visiteurs externes. Elle ou il doit effectuer une variété de tâches administratives afin de soutenir les opérations de l’unité. 

Veuillez noter que nous communiquerons avec les candidats sélectionnés en janvier 2026.

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes:

• Agir en tant que personne-ressource pour renseigner la communauté universitaire et le grand public au sujet des biens, des services, des activités, des horaires, des taux, des règlements et des politiques du secteur. Promouvoir les services et les produits offerts par le secteur et recommander aux clients ceux qui répondent le mieux à leurs besoins ou diriger les demandes aux personnes ou service appropriés. Traiter les demandes de biens ou de services (par exemple la vente de billets pour un évènement, des forfaits sportifs, des passes de stationnement, la location de chambres, etc.) et recevoir des paiements. Aider les clients à compléter divers formulaires administratifs. Recevoir et examiner les plaintes au sujet des produits, des services ou des politiques, mettre les comptes à jour et assurer les suivis selon les procédures établies.

• Effectuer une variété de tâches administratives afin de soutenir les opérations du service, telles que l’inscription des participants aux activités offertes, la saisie et la mise à jour de données, la rédaction et la préparation de divers documents administratifs, la réservation des locaux, la gestion des calendriers des activités et des évènements offerts par le secteur et la gestion du courrier.

• Effectuer une variété de tâches administratives afin de soutenir les opérations financières courantes, telles que la saisie de données, l’émission de factures, la réception de paiements, la tenue de livres, la tenue des dossiers, la vérification et le rapprochement, tout en assurant la conformité aux politiques et règlements pertinents. Prendre des dispositions en vue d'un remboursement, d'un échange ou d’une annulation. Déceler les incohérences et prendre les mesures correctives appropriées pour assurer l’intégrité des données.

• Procéder aux inspections périodiques et ponctuelles des installations, de l’équipement et du matériel sous sa responsabilité pour s’assurer qu’ils soient sécuritaires et opérationnels en tout temps. Identifier les travaux de réparation ou de construction nécessaires pour prévenir les accidents ou pour éviter les réparations majeures. Répondre aux questions générales concernant les politiques connexes et signaler les anomalies à son supérieur.

• Établir et tenir un système efficace de classement et de gestion des dossiers pour préserver la confidentialité des dossiers et veiller à la disponibilité de documents complets et exacts à des fins de consultation future ou de vérification. Tenir des listes de contrôle sur les détenteurs de clé et des renseignements connexes sur la sécurité de l’accès pour le personnel du secteur afin d’assurer la confidentialité des dossiers.

Ce que vous apportez:

• Diplôme d’études secondaires; de préférence, achèvement d’une formation postsecondaire en administration et bureautique.

• Au moins une (2) année d’expérience manifesté dans un rôle semblable.

• Expérience dans la vente 

• Connaissance et expérience des systèmes informatiques et des logiciels tels que Windows, traitement de textes, tableurs, Internet et le courriel.

• Fortes aptitudes en relations interpersonnelles, en communication et en service à la clientèle.

• Sens de la discrétion et de la confidentialité.

• Fiabilité.

• Bon jugement.

• Bon sens de l’organisation. 

• Capacité de travailler sous pression.

• Bilinguisme – français et anglais (expression orale et écrite).

Compétences clés à l’Université d’Ottawa :
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :

Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.
Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.
Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.
Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.