Ville : Ottawa

Catégorie : Temps partiel

Industrie : Éducation Supérieur

Employeur : University of Ottawa

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Type d’emploi :

Employé

Durée en mois (pour les emplois à durée déterminée) :

12

Famille d’emplois :

Soutien administratif

Nombre de postes à pourvoir :

1

Faculté/Service - Département :

Operations_Institute of Feminist and Gender Studies_Nandy Cassamajor

Campus :

Campus principal

Affiliation syndicale :

N/A

Date d’affichage (AAAA/MM/JJ):

2025/12/04

Les candidatures doivent être reçues AVANT LE (AAAA/MM/JJ):

2025/12/15

Heures par semaine :

17.5

Classe salariale :

Personnel non syndiqué, classe NC3 - 35 heures

Échelle salariale :

$57,015.00 - $71,269.00

Au sujet de la faculté/du service: Faculté des Sciences Sociales
La FSS offre, en français et en anglais, des programmes de baccalauréat, de maîtrise et de doctorat répartis dans neuf départements, écoles et instituts. Avec ses quelque 10 000 étudiantes et étudiants, ses 260 professeurs réguliers, son vaste choix de programmes et ses centres de recherche, la Faculté des sciences sociales occupe une place privilégiée au cœur de l’Université d’Ottawa. Les étudiants diplômés de la Faculté, encadrés par des chercheurs chevronnés, mènent des travaux de fine pointe dans ses nombreux programmes de maîtrise et de doctorat. Avec son complément d’une centaine d’employés administratifs, la faculté est fière d’offrir un environnement de travail collaboratif qui favorise la pensée inspirée, l’ingéniosité créative et l’excellence.

Objectif du poste

Assister et effectuer une variété de tâches pour soutenir les opérations administratives d'un département, d'un programme spécifique ou d'un événement, tout en veillant au respect des politiques et procédures applicables.La personne recrutée travaillera pour l’Institut des études féministes et de genre.

Responsabilités typiques

Tâches administratives : Effectuer une variété de tâches administratives pour soutenir les opérations du département, du programme ou de l'événement, telles que la saisie et la mise à jour de données, la rédaction et la préparation de divers documents, la gestion des calendriers et le traitement du courrier, tout en veillant au respect des normes de qualité de l'université dans le cadre de son travail.

Organisation de réunions : Fournir un soutien administratif dans l'organisation et la coordination des réunions et des événements afin d'en assurer le bon déroulement. Il s'agit notamment de réserver les salles de réunion, de prendre les dispositions nécessaires avec les traiteurs, de préparer les ordres du jour et tous les autres documents pertinents.

Service à la clientèle : Accueillir les personnes qui arrivent ; répondre de manière appropriée aux demandes générales des clients et les aider à suivre les procédures internes du service, du programme ou de l'événement afin de fournir un service de haute qualité. Les demandes peuvent être reçues et traitées en personne, par courriel, par téléphone ou par courrier.

Opérations financières : Fournir un soutien de base aux opérations financières du département, du programme ou de l'événement en effectuant diverses activités tout en veillant au respect des politiques établies, telles que la gestion de la petite caisse, la préparation des dépôts, la passation d'écritures de journal et l'entrée de données dans le système financier. Participer au processus de facturation, ce qui inclut la préparation, l'envoi et le paiement des factures, la réception des paiements des clients et le suivi.

Achats et contrôle des stocks : Effectuer des achats décentralisés de biens et de services pour le secteur, en utilisant des bons de commande ou des cartes de crédit, conformément à toutes les politiques pertinentes. Contrôler l'inventaire des diverses fournitures, suivre les tendances de la demande et réapprovisionner les articles pour répondre aux besoins des clients internes.

Production de rapports : Fournir divers rapports simples selon un calendrier fixe et en temps opportun concernant les activités du département, du programme ou de l'événement afin de soutenir les opérations en cours et la planification stratégique.

Gestion des dossiers : Établir et maintenir un système efficace de classement et de gestion des dossiers afin de préserver la confidentialité des dossiers et de garantir la disponibilité de documents complets et exacts à des fins de référence ou d'audit. Tenir un registre précis des détenteurs de clés et des informations relatives à la sécurité d'accès du personnel du secteur afin de garantir la confidentialité des dossiers.

Connaissance, expérience, compétences et qualifications essentielles

- Formation postsecondaire en administration et en bureautique avec des cours de comptabilité ou de finance, ou combinaison équivalente d'études et d'expérience professionnelle;

- Au moins deux (2) années d'expérience confirmée dans un poste similaire;

- Expérience des systèmes et applications informatiques tels que Windows, les logiciels de traitement de texte, les feuilles de calcul, les bases de données, Internet et le courrier électronique;

- Excellentes compétences en matière de communication, de relations interpersonnelles et de service à la clientèle;
- Expérience de l'interprétation, de l'explication et de l'application de politiques et de règlements;
- Expérience de la rédaction administrative bilingue;
- Expérience de la production de rapports;
- Capacité à produire un travail de haute qualité sous pression tout en respectant des délais stricts;
- Esprit d'initiative, autonomie et bon jugement;
- Solides compétences organisationnelles;
- Bilinguisme - anglais et français (parlé et écrit).

Compétences clés à l’Université d’Ottawa :
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :

Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.
Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.
Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.
Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.