Agente d’information intermédiaire, Agent d’information intermédiaire, Comptes étudiants
Ville : Ottawa, ON, Canada
Catégorie : Temps plein
Industrie : Éducation Supérieur
Employeur : University of Ottawa
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Type d’emploi :
EmployéDurée en mois (pour les emplois à durée déterminée) :
N/AFamille d’emplois :
ComptabilitéNombre de postes à pourvoir :
1Faculté/Service - Département :
Student Accounts, Financial Resources Services, Associate SupervisorCampus :
Campus principalAffiliation syndicale :
PSUODate d’affichage :
September 23, 2024Date de clôture :
October 04, 2024Note: Les candidatures seront acceptées jusqu'à 23h59 le jour avant la date de fin de publication de cet affichage d'emploi
Heures par semaine :
35Classe salariale :
SSUO Grade 07Échelle salariale :
$56,626.00 - $71,528.00* Ce poste pourrait faire l’objet d’une entente de télétravail.
Raison d’être du poste:
Sous la direction de l'Administrateur responsable, Comptes étudiants, agir à titre d’expert-conseil et de spécialiste du dossier financier des étudiants de l’Université d’Ottawa. Accueillir, renseigner et conseiller la population étudiante sur leur dossier financier, les modalités de paiement et de remboursement ainsi que les arrangements financiers afin d’assurer leur compréhension du relevé de compte et de contribuer à leur satisfaction et à leur rétention. Apporter des changements aux dossiers financiers et effectuer les transactions financières pertinentes.
Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes:
Service à la clientèle: Accueillir les membres de la population étudiante ainsi que les renseigner et les conseiller en personne, par téléphone et par écrit au sujet de leur dossier financier, des modalités de paiement, des demandes d’appel, des remboursements et des arrangements financiers, des règlements, des dates limites, et des autres services et partenaires qui peuvent répondre à leurs besoins. Assurer un service courtois et rapide en accord avec les normes d’excellence du service de l’Université, et projeter une image positive de l’Université auprès de toute sa clientèle. Gérer les clientes et clients émotifs ou hostiles avec professionnalisme et, en cas d’insuccès et selon la situation, les diriger vers la conseillère ou le conseiller ou vers la ou le responsable de l’excellence du service et des communications.
Analyse: Consulter le dossier financier de l’étudiante ou l’étudiant. Interpréter les données, les entrer dans le système et mettre à jour les dossiers étudiants. Fournir des informations précises et des explications détaillées sur les procédures, le relevé de compte, les formulaires d’impôt (T2202A, T4A, UPass et Relevé 8), etc. Faire un premier diagnostic des cas d’exception, selon les règles internes préétablies, et évaluer la nécessité pour l’étudiante ou l’étudiant de rencontrer une conseillère ou un conseiller aux études.
Transactions financières: Percevoir les frais associés à divers services. Délivrer les reçus, calculer les intérêts et imposer les frais de retard de paiement de droits de scolarité. Vérifier les comptes étudiants et corriger ceux qui contiennent des erreurs ou, selon la complexité, recommander la correction à sa supérieure ou son supérieur. Produire des copies des attestations aux fins de l’impôt.
Ce que vous apportez:
Connaissance des principes d’administration et de comptabilité, normalement acquise au moyen d’une formation postsecondaire dans une discipline connexe ou combinaison équivalente d’études et d’expérience de travail.
Connaissance de la structure d’un établissement d’éducation postsecondaire et des règlements connexes (un atout).
Deux ans d’expérience en service à la clientèle à titre de personne-ressource.
Expérience de la saisie et de la vérification de données.
Deux ans d’expérience de l’interprétation, de l’explication et de l’application de règlements et de méthodes.
Connaissance des systèmes informatiques et des logiciels, y compris les systèmes financiers, les tableurs, les bases de données, Internet et le courriel.
Tact, diplomatie et aptitude à entretenir des rapports et des communications efficaces dans les deux langues officielles (en personne, par téléphone, par courriel et par écrit) avec la population étudiante, les parents, les organismes parrains, les services et les facultés de l’Université.
Bon jugement, souci du détail et du travail bien fait.
Capacité d’apprendre et de retenir une multitude de règlements, de procédures et d’informations de nature très précise.
Capacité de comprendre et d’interpréter les besoins de la clientèle.
Aptitudes organisationnelles et capacité à travailler rapidement et sous pression.
Aptitudes pour le travail d’équipe.
Aptitudes en communication, en relations interpersonnelles et en résolution de problèmes.
Bilinguisme – français et anglais (expression orale et écrite).
Compétences clés à l’Université d’Ottawa :
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :
Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.
Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.
Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.
Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.
L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.
Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus
S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.
Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.