Ville : Montreal, QC, CA, H3B4G7

Catégorie : Executive Secretary and Administrative Assistant

Industrie : Financial Services/Banking

Employeur : Scotiabank

DFJ

Numéro de la demande: 208062

Fonds Dynamique est une filiale en propriété exclusive de La Banque de Nouvelle-Écosse, dont le siège social se trouve à Toronto. Dynamique a vu le jour en 1957 lors de la formation d’un petit club d’investissement. Faisant œuvre de pionnière, Fonds Dynamique fournissait déjà au grand public des conseils professionnels. Devenue l’une des sociétés de gestion de patrimoine les plus réputées au Canada, elle propose aujourd’hui une vaste gamme de produits et services donnant accès aux principaux secteurs, régions, catégories d’actif et méthodes de placement. Elle offre des fonds à capital fixe et variable, des produits assortis d’avantages fiscaux, des programmes à honoraires ainsi que des solutions personnalisées destinées aux investisseurs bien nantis.

Fonds Dynamique représente une belle réussite canadienne. Nous prenons appui sur de fortes convictions qui dictent tout ce que nous faisons. Nous attirons les meilleurs talents en raison de notre culture active (plutôt que réactive) axée sur les résultats et de notre passion pour la vente. En résumé, notre personnel se sent valorisé, à la hauteur et Dynamique. Par ailleurs, nous avons instauré un climat dans lequel la diversité des perspectives, des idées et des parcours alimente la croissance de l’entreprise.

Dans ces fonctions, vous offrirez un haut niveau de leadership administratif et organisationnel, vous vous occuperez des communications et vous serez le bras droit du vice-président régional. Concrètement, vous contribuerez aux activités quotidiennes en étant le point de contact principal pour les questions concernant l’entreprise et pour les relations avec les partenaires internes et externes. Vous aurez à rédiger et à réviser des communications complexes et à coordonner des rendez-vous, des réunions et des événements. Pour réussir dans ces fonctions, vous devrez vous démarquer par votre talent en communication et un sens du professionnalisme et de la discrétion exemplaire.

Ce poste est-il pour vous? Dans le cadre de votre travail, vous devrez :

• Contribuer au succès global de l’organisation, en vous assurant que les objectifs, les initiatives et les plans individuels sont exécutés et réalisés en accord avec les stratégies d’affaires et les objectifs de l’équipe.
• Vous assurer que toutes les activités respectent la réglementation ainsi que les politiques et procédures internes.
• Gérer activement les horaires selon les priorités. 
• Prévoir et organiser les réunions, notamment préparer la salle de réunion, veiller à ce que la technologie fonctionne et réserver les services de traiteurs au besoin.
• Répondre aux appels téléphoniques avec professionnalisme.
• Faire les réservations pour les voyages d’affaires occasionnels à l’international.
• Gérer efficacement les systèmes de classement des documents électroniques et papier pour qu’ils soient faciles à trouver.
• Gérer les dépenses et préparer des rapports, en collaboration avec les Finances au besoin.
• Vous occuper de l’accueil et de l’intégration des nouvelles recrues.
• Participer aux réunions d’équipe pour prendre note des mesures de suivi et y donner suite.
• Promouvoir une culture axée sur la clientèle afin de renforcer les liens avec les clients et de mettre à profit les relations de l’entreprise, ainsi que ses systèmes et ses connaissances.
• Fournir un soutien administratif de pointe à une ou plusieurs personnes de la direction, avec discrétion et en toute confidentialité, et avoir une bonne compréhension du vocabulaire technique et d’affaires ainsi qu’une connaissance approfondie des opérations, des procédures et du capital humain.
• Gérer les courriels de main de maître : faire suivre les courriels de l’équipe de vente aux clients, gérer plusieurs boîtes de courriels, désabonner les clients à leur demande et gérer les listes de distribution.
• Savoir exploiter la technologie et utiliser de nombreuses plateformes, dont Microsoft Office et les outils de gestion des relations avec la clientèle, des ventes, de collaboration et d’analyse.
• Recueillir, compiler, vérifier et analyser de l’information se trouvant dans des documents comme des mémos, des lettres, des rapports, des discours, des présentations et des communiqués, pour les membres de la direction. Exécuter les tâches de façon autonome avec jugement et discrétion, notamment préparer des documents et du matériel de présentation, faire le tri des messages, demandes et appels téléphoniques, et y répondre, rédiger des lettres et des communiqués officiels, organiser des réunions et y participer, prendre des notes et distribuer les comptes rendus.
• Surveiller, réviser et approuver les dépenses habituelles pour veiller à ce que les budgets soient respectés. Faire office de premier point de contact et assurer la coordination pour les initiatives organisationnelles.
• Comprendre la culture du risque et la propension au risque de la Banque Scotia et en tenir compte dans les activités et décisions quotidiennes.
• Rechercher l’efficacité et l’efficience dans vos champs d’activité, tout en vous assurant de la convenance, du respect et de l’efficacité des contrôles des activités quotidiennes afin que l’entreprise respecte ses obligations en matière de risque opérationnel, de risque lié à la conformité à la réglementation, de risque lié à la lutte contre le blanchiment d’argent et au financement d’activités terroristes, et de risque lié à la conduite, ce qui comprend notamment ses responsabilités relatives au Cadre de gestion du risque opérationnel, au Cadre de gestion du risque lié à la conformité réglementaire, au Guide sur la LBA et le FAT à l’échelle mondiale et au Code d’éthique.

Avez-vous les compétences pour réussir à ce poste? Nous serions heureux de travailler avec vous si vous répondez aux critères suivants :

• Diplôme universitaire en administration ou diplôme collégial (cégep) en administration et 3 à 4 ans d’expérience pertinente
• Connaissance approfondie des applications de Microsoft Office et de l’utilisation d’un ordinateur, en particulier d’Excel et des outils de présentation
• Excellentes aptitudes en communication, orale et écrite
• Connaissance approfondie de la terminologie d’affaires et du secteur bancaire, ainsi que des procédures organisationnelles
• Discrétion absolue dans les dossiers confidentiels
• Excellent sens de l’organisation et forte capacité à devenir la personne-ressource pour le fonctionnement organisationnel (structures, clés, employés, etc.)
• Bonnes relations interpersonnelles 
• Excellentes capacités de communication, tant à l'écrit qu'à l'oral en français et anglais

« Conformément à une évaluation des besoins linguistiques menée par la Banque Scotia, le candidat retenu doit pouvoir communiquer en anglais et en français, car il servira une clientèle anglophone. »

Emplacement(s):  Canada : Québec : Montreal

Nous valorisons les compétences uniques que chaque employé apporte à la Banque et nous nous engageons à offrir un environnement inclusif et accessible pour tous. Nous communiquerons directement avec les personnes retenues pour une entrevue. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation durant le processus de recrutement et de sélection, veuillez nous en informer. Nous travaillerons avec vous pour que votre expérience de recrutement soit la plus satisfaisante possible.