Ville : Ottawa, ON, Canada

Catégorie : Temps plein

Industrie : Éducation Supérieur

Employeur : University of Ottawa

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Type d’emploi :

Employé

Durée en mois (pour les emplois à durée déterminée) :

N/A

Famille d’emplois :

Administration des études

Nombre de postes à pourvoir :

1

Faculté/Service - Département :

ÉMPC Pré-externat

Campus :

Pavillon Roger-Guindon

Affiliation syndicale :

PSUO

Date d’affichage :

November 21, 2024

Les candidatures doivent être reçues AVANT LE:

December 02, 2024

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

SSUO Grade 09

Échelle salariale :

$69,478.00 - $87,764.00

Au sujet de la Faculté de médecine
Bienvenue à la Faculté de médecine de l’Université d’Ottawa, la première et à la plus grande faculté de médecine bilingue au Canada. Nos apprenants ont accès à des installations de pointe et à des instituts spécialisés où ils apprennent aux côtés de médecins et de scientifiques de renommée internationale. Constamment classée parmi les 10 premières écoles de médecine au Canada, notre faculté figure parmi les meilleures facultés de médecine dans le monde pour l’impact de sa recherche en sciences biomédicales et de la santé.

Raison d’être du poste:

Veiller à la planification, à la coordination et à la prestation des cours et des stages cliniques des volets francophone et anglophone du programme d’études médicales. Assumer l’entière responsabilité de la gestion des aspects organisationnels et logistiques, comme l’établissement d’horaires, le recrutement, l’évaluation des étudiantes et étudiants et du corps enseignant (médecins), ainsi qu’exécuter toutes les tâches administratives liées aux cours et aux stages cliniques. Veiller au bon déroulement des cours et des stages cliniques, tant sur les plans logistique, administratif et collaboratif, tout en maintenant de solides relations avec l’ensemble des partenaires et en offrant une expérience positive aux membres de la population étudiante et du corps enseignant (médecins).

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes:

• Coordination: Assurer la coordination de tous les aspects logistiques liés aux cours, du début à la fin, en ce qui concerne notamment les conférences et travaux dirigés, les stages dans les hôpitaux et les cliniques, ainsi que la formation au Centre de compétences et de simulation de l’Université d’Ottawa. Vérifier les stocks de matériel médical et de fournitures nécessaires à la prestation des travaux dirigés en compétences cliniques et simulation et veiller à la préparation et à la mise en place du matériel médical dans les salles de classe. Superviser le processus d’évaluation des étudiantes et étudiants et du corps enseignant (médecins et autres professionnelles et professionnels de la santé) et surveiller les résultats d’évaluation de cours pour éviter tout problème lié à la qualité de l’enseignement ou autre. Assurer la coordination et l’assurance qualité des examens en ligne.

• Planification et organisation : Assumer un rôle de gestion de projet en ce qui a trait à la planification d’horaires et des tâches administratives d’importance. Élaborer, gérer et tenir à jour un calendrier/horaire des activités et un guide des procédures pour les séances plénières, les travaux dirigés et les stages cliniques. Fournir un soutien administratif et des recommandations aux comités responsables de la planification des cours et des stages. Voir à la déclaration des heures d’enseignement en vue de la rémunération du corps enseignant.

• Mobilisation des partenaires : Collaborer avec différents partenaires internes et externes pour assurer la mise en œuvre des cours et des stages cliniques sous tous leurs aspects. Travailler en étroite collaboration avec la direction, l’équipe de leadership et l’équipe d’expertise de contenu à la planification et à la réalisation de conférences, de travaux dirigés, de cliniques de simulation et de stages cliniques. Entretenir une étroite collaboration avec les coordonnatrices et coordonnateurs dans les hôpitaux et le Centre d’examen d’Ottawa pour le recrutement de patientes et patients simulés, le personnel enseignant ainsi que les perceptrices et percepteurs en vue du déroulement efficace des activités cliniques et de l’administration relative aux examens cliniques objectif structuré (ECOS) sommatifs. Nouer et cultiver des relations positives avec les partenaires visés, afin d’assurer la bonne prestation des cours et des stages.

• Recrutement : Travailler au recrutement de médecins multidisciplinaires ainsi que des autres professionnelles et professionnels de la santé pour l’organisation de conférences, de cliniques de simulation et de travaux dirigés, de même qu’au recrutement de patientes et patients simulés. Coordonner des remplacements de dernière minute de médecins pris par des urgences en cas de besoin (situation fréquente)

• Communication: Assurer une communication adéquate, opportune et professionnelle dans les deux langues officielles en ce qui a trait à la planification des cours auprès des partenaires visés, notamment le corps enseignant (médecins), les étudiantes et étudiants, l’équipe de leadership ainsi que les partenaires internes et externes.

Qualités essentielles

• Grade universitaire en administration, en commerce ou dans un domaine similaire, ou combinaison équivalente d’études et d’expérience de travail

• 4 ans d’expérience pertinente

• Connaissance générale des principes de gestion du temps et de projet, ainsi de l’administration, normalement acquise au moyen d’une formation postsecondaire ou d’une expérience de travail

Autres exigences

• Expérience de la planification, de l’organisation et de la coordination d’activités et de projets

• Capacité à travailler et résoudre des problèmes sous pression

• Excellentes compétences interpersonnelles et relationnelles

• Grande capacité à effectuer plusieurs tâches en simultané; excellent sens de l’organisation, et souplesse face aux priorités changeantes

• Grande précision et minutie

• Capacité de travailler de façon autonome en suivant un ensemble de plans et de priorités clair et précis, ainsi que de respecter les échéances dans un milieu fort occupé.

• Capacité de communiquer efficacement avec les étudiantes et étudiants, le corps enseignant et d’autres membres clés du personnel de la Faculté de médecine et de l’Université d’Ottawa, de même qu’avec des partenaires externes

• Connaissance et expérience approfondies de l’utilisation de systèmes informatiques et de logiciels comme les traitements de texte (MS Word), les tableurs (MS Excel), les interfaces de courriel et de calendrier (MS Outlook), les plateformes de vidéoconférence (MS Teams et Zoom), les bases de données et les applications Web, uOcampus, Brightspace, Elentra et One45.

• Une expérience dans cadre de travail médical, scientifique ou universitaire constitue un atout

• Bilinguisme : grande maîtrise du français et de l’anglais (expression orale et écrite, y compris en rédaction administrative, en grammaire et en orthographe)

#LI-Hybrid

Compétences clés à l’Université d’Ottawa :
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :

Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.
Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.
Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.
Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.