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À quoi ressemblera votre journée type

Le coordonnateur ou la coordonnatrice des événements relève d’un directeur ou d’une directrice de l’équipe nationale des opérations et des événements dans nos bureaux Orbis. Vous serez responsable de la planification des événements et du soutien opérationnel dans notre centre de conférences phare de Montréal, ainsi que de services de planification supplémentaires à Toronto et à Vancouver et de services de soutien administratif.
Au nombre des responsabilités qui incombent à la personne titulaire du poste figure ce qui suit :

• Planifier de bout en bout des conférences, des réunions et des événements spéciaux en personne, virtuels et hybrides dans nos centres de conférences phares.
• Coordonner tous les aspects logistiques des événements conformément aux politiques de Deloitte, notamment :
  • Choix de l’emplacement d’un événement (s’il y a lieu);
  • Examen et approbation des contrats avec les fournisseurs;
  • Prévisions liées aux coûts et analyses des budgets de chacun des événements;
  • Gestion des inscriptions et des événements en ligne;
  • Listes liées aux chambres d’hôtel;
  • Configuration des salles de réunion;
  • Exigences informatiques et audiovisuelles;
  • Services de traiteur et choix des menus;
  • Inscriptions sur place aux grands événements;
  • Coordination de services d’interprétation simultanée sur place (s’il y a lieu);
  • Ententes de transport terrestre (s’il y a lieu);
  • Gestion des fournisseurs et des vendeurs;
  • Communication des meilleures pratiques sectorielles aux clients et en collaboration avec ces derniers;
  • Soutien sur place dans le cadre de tous les événements.
• Fournir du soutien opérationnel au bureau phare de Montréal dans une optique nationale, notamment :
  • Soutien à la création et à la gestion des documents opérationnels;
  • Élaboration des processus;
  • Supervision du fournisseur de services d’accueil et participation au programme d’indicateurs clés de performance (ICP);
  • Soutien temporaire de la transition du même fournisseur de services d’accueil aux bureaux de Vancouver et de Montréal, y compris le processus de gestion de l’alcool.
• Soutenir les projets d’amélioration des processus avec les directeurs et les directeurs principaux.
• Définir les éléments à améliorer et dégager des occasions d’amélioration dans les processus actuels, et soutenir les tâches opérationnelles liées aux expériences et aux opérations, s’il y a lieu.
• Fournir du soutien administratif pour veiller à ce que l’équipe des opérations et des événements dans nos bureaux Orbis effectue ses activités de manière harmonieuse;
• Faire preuve d’un bon esprit d’équipe et contribuer à un environnement positif et axé sur la collaboration.
• Effectuer d’autres tâches au besoin.

Renseignements sur l’équipe

L’équipe nationale des opérations et des événements dans nos bureaux Orbis, qui fait partie de nos Services centralisés, est responsable d’offrir des expériences distinctes chez Deloitte et une excellence opérationnelle à nos gens, à nos clients et à notre collectivité dans nos bureaux phares (Montréal, Toronto, Vancouver). Les membres de cette équipe sont des penseurs stratégiques qui travaillent bien en équipe et veillent à la collaboration entre les fonctions d’exploitation et les fonctions habilitantes pour créer un écosystème cohérent axé principalement sur la gestion des services d’accueil.

Assez parlé de nous, parlons de vous

Vous avez de l’expertise dans les domaines suivants :

• Au moins de 1 à 3 ans d’expérience dans un rôle de coordination ou d’exécution d’événements;
• Expérience de l’utilisation d’un logiciel de gestion des événements (Cvent) et d’autres solutions technologiques de gestion des événements (Zoom, MS Teams, SpotMe);
• Compétences avancées liées aux outils Microsoft Word, Excel et Outlook;
• Excellentes compétences en communication écrite et orale;
• Capacité à travailler de manière autonome dans des délais serrés et à gérer efficacement le stress;
• Précision et souci du détail;
• Capacité d’effectuer plusieurs tâches en parallèle;
• Excellentes compétences en relations interpersonnelles, en gestion du temps et en service à la clientèle;
• Disponibilité pour faire des heures supplémentaires.
• Pouvoir travailler sur place.
• En raison de la nature du rôle nécessitant des interactions avec des clients nationaux et mondiaux, lebilinguisme en français et en anglais est requis pour ce poste.

Rémunération totale

L’échelle salariale pour ce poste est de 47,000 $ à 78,000 $. Certaines personnes peuvent être admissibles à notre programme de prime. Sur le plan salarial, Deloitte se concentre sur l’équité et la compétitivité. Nous établissons régulièrement des comparaisons aux données de référence du marché établies pour divers postes, secteurs, cibles et niveaux. Notre approche est fondée sur l’importance de reconnaître les forces et les contributions uniques de chaque personne et de récompenser celle-ci pour la valeur qu’elle apporte.

La rémunération totale offerte par Deloitte s’étend bien au-delà des programmes traditionnels de rémunération et d’avantages sociaux et est conçue pour reconnaître les contributions des employés, favoriser le mieux-être personnel et soutenir la croissance du Cabinet. En plus d’un salaire de base concurrentiel et de possibilités de rémunération variable, nous offrons un large éventail d’initiatives qui nous distinguent en tant qu’organisation axée sur les gens. Voici quelques exemples représentatifs : une couverture de 4 000 $ par année pour du soutien en santé mentale, un compte de dépenses personnelles flexible de 1 300 $, plus de 38 jours de congé (dont 10 journées de fermeture à l’échelle du Cabinet, appelées les « Journées Deloitte »), des formules de travail à la carte et une structure de travail hybride.