Ville : Ottawa, ON, Canada

Catégorie : Temps plein

Industrie : Éducation Supérieur

Employeur : University of Ottawa

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Type d’emploi :

Durée en mois (pour les emplois à durée déterminée) :

Famille d’emplois :

Nombre de postes à pourvoir :

Faculté/Service - Département :

Campus :

Affiliation syndicale :

Date d’affichage :

Les candidatures doivent être reçues AVANT LE:

Heures par semaine :

Classe salariale :

Échelle salariale :

Raison d’être du poste:

Sous la gestion de la Gestionnaire principale, approvisionnement, encadrer les demandes d’approvisionnement en biens et services des unités afin de soutenir leurs activités d’enseignement et de recherche, dans le respect des règlements pertinents. Agir à titre de personne-ressource pour les membres de la faculté ou du service dans le cadre des processus d’approvisionnement.  Assurer en temps utile l’approvisionnement en biens et services d’une valeur maximale de 100 000 $. Voir à la rentabilité des achats, à leur qualité et à l’admissibilité des dépenses, ainsi qu’au respect des règlements et méthodes. En collaboration avec les Finances et le Service des approvisionnements, assurer la gestion des contrats et des relations avec les fournisseurs.

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes:

• Administrer la totalité du processus utilisé par l’unité pour approuver les demandes d’approvisionnement et les bons de commande d’une valeur de 100 000 $ ou moins en vérifiant le processus de sourçage, les renseignements de nature financière, l’expédition et les modalités de paiement afin de déterminer qu’il s’agit de la meilleure utilisation possible des fonds publics. Formuler des recommandations finales sur les fournisseurs, les prix, les modalités, les garanties et les livraisons conformément au Règlement 36 (grille des pouvoirs d’approbation) ainsi qu’aux règles et aux politiques des organismes subventionnaires

• Encadrer, analyser et approuver les dérogations pour les achats de 100 000 $ ou moins afin d’assurer une démarche d’approvisionnement équitable, responsable et transparente au sein de l’unité.  Surveiller, évaluer et approuver les transgressions d’une valeur de 100 000 $ ou moins. De concert avec le Service des approvisionnements et les Finances, mettre au point des mécanismes qui préviennent en amont les déviations du processus d’approvisionnement.

• Travailler avec la clientèle pour bien planifier et comprendre ses besoins. Concevoir, recommander et mettre en place des plans d’approvisionnement en collaboration avec les secteurs de l’approvisionnement et des chaînes, en assurant toujours un service de qualité optimale.

• Participer au processus d’acquisition dans le cadre de projets d’envergure, y compris à la planification, à la coordination et aux dépenses en immobilisations en collaboration avec le Service des approvisionnements, les Immeubles et les Ressources financières, s’il y a lieu.

• Gérer la logistique de la livraison de pièces d’équipement volumineuses en collaboration avec le fournisseur et toute autre partie concernée – comme la direction, le corps professoral ou la communauté de recherche – ainsi que les secteurs de la réception et des immeubles.

• Vérifier, rapprocher et approuver les factures des fournisseurs conformément aux méthodes et règlements établis. Effectuer le suivi en cas d’anomalie, par exemple un article manquant au moment de la réception, de la marchandise endommagée ou des taxes mal appliquées.  

• Participer à l’identification des biens provenant de l’étranger et au processus d’autorisation de dédouanement à la douane.

Ce que vous apportez:

• Diplôme ou certification en gestion de la chaîne d’approvisionnement ou au moins trois années d’expérience manifeste dans un rôle semblable.

• Au moins trois années d’expérience en service à la clientèle.

• Connaissance des principes et des pratiques d’approvisionnement. 

• Connaissance des règlements et méthodes de l’Université ainsi que des lois en matière d’approvisionnement. 

• Connaissance des lois et des règlements relatifs aux taxes et aux douanes. 

• Capacité à bien travailler sous pression et à s’adapter aux nouvelles priorités. 

• Expérience en achat de fournitures et d’équipement scientifique, un atout. 

• Connaissances des règles et des pratiques pour la manutention sécuritaire des marchandises dangereuses, un atout. 

• Connaissance de la législation provinciale et fédérale en matière de santé et sécurité au travail, de protection de l’environnement et de transport des marchandises dangereuses, un atout. 

• Expérience de l’interprétation, de l’explication et de l’application de politiques et de règlements. 

• Fortes aptitudes pour les relations interpersonnelles, la communication et le service à la clientèle. 

• Expérience de l’utilisation de systèmes informatisés et de logiciels.

• Bilinguisme – français et anglais (expression orale et écrite) 

Compétences clés à l’Université d’Ottawa :
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :

Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.
Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.
Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.
Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.