Ville : Ottawa, ON, Canada

Catégorie : Temps plein

Industrie : Éducation Supérieur

Employeur : University of Ottawa

Suivez-nous sur LinkedIn

Type d’emploi :

Employé

Durée en mois (pour les emplois à durée déterminée) :

12

Famille d’emplois :

Gouvernance

Nombre de postes à pourvoir :

1

Faculté/Service - Département :

Bureau d’administration, Cabinet du vice-rectorat à la gouvernance

Campus :

Campus principal

Affiliation syndicale :

N/A

Date d’affichage :

November 18, 2024

Les candidatures doivent être reçues AVANT LE:

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

Personnel non syndiqué, classe NC7 - 35 heures

Échelle salariale :

$81,771.00 - $101,486.00

Le Cabinet de la secrétaire générale comprend le Secrétariat, le Bureau de la secrétaire générale, le Bureau des affaires juridiques, le Bureau de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée, la Gestion de l’information et des archives, et le Bureau des droits de la personne. Le Secrétariat appuie le système de gouvernance bicamérale de l’Université d’Ottawa conformément aux exigences et obligations légales, à la Loi de l’Université d’Ottawa 1965, aux politiques et règlements du Bureau des gouverneurs et du Sénat, et aux pratiques exemplaires de gouvernance.

*Le poste restera ouvert jusqu'à ce qu'il soit pourvu.
*Nous travaillons dans un environnement hybride - trois jours par semaine sur le campus.

Raison d’être du poste:

Sous la direction de la Chef de cabinet, fournir un soutien et des services professionnels au Bureau des gouverneurs et au Sénat de l’Université d’Ottawa, ainsi qu’à leurs comités respectifs, de même que voir à l’administration d’une panoplie de fonctions et services pour assurer une gestion saine et en temps utile des processus décisionnels généraux. 

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes:

• Produire et gérer des ordres du jour, rédiger des procès-verbaux, formuler des demandes officielles aux comités, préparer des documents d’information à l’intention des personnes qui président les différentes instances et assurer la diffusion en temps opportun des décisions prises pendant les réunions.  
• En consultation avec le ou la chef de cabinet, conseiller les présidents et les membres du Bureau des gouverneurs, du Sénat et des comités, de même que d’autres membres de la communauté universitaire, sur le rôle et les compétences des différentes instances dans la structure et les processus de gouvernance de l’Université d’Ottawa, ainsi que sur les politiques, règlements, règles et procédures de l’établissement.
• Gérer le processus électif des membres du personnel de soutien et du corps professoral au Bureau des gouverneurs, ainsi que le processus de mise en nomination des autres membres du Bureau et du Sénat et de leurs comités respectifs, conformément aux règlements administratifs pertinents et aux mandats des comités.
• Mener des recherches exhaustives en consultant des sources internes et externes sur les sujets traités par le Bureau des gouverneurs, le Sénat et les comités et préparer des rapports contenant les résultats de ces recherches ainsi que des propositions de solutions.

Ce que vous apportez:

• Grade universitaire en administration ou en gestion, ou combinaison équivalente d’études et d’expérience de travail.
• Au moins sept années d’expérience dans des postes d’administration de niveau supérieur au privé ou au public.
• Excellente compréhension des structures de gouvernance de l’Université, de même que des rôles, responsabilités, règles de fonctionnement, politiques et procédures en vigueur. 
• Connaissance approfondie des règles de fonctionnement et pratiques des réunions et de leur incidence potentielle sur les activités du Bureau des gouverneurs, du Sénat et de leurs comités.
• Expérience de l’interprétation et de l’exécution de lois, règlements administratifs, procédures et règles.
• Expérience de la rédaction d’ordre du jour, de procès-verbaux et de rapports ainsi que l’apport de conseil et de soutien en matière de gouvernance.
• Expérience de la tenue d’élections et connaissance du processus de mise en nomination; excellente compréhension de la structure de gouvernance, des règlements et procédures.
• Entregent exceptionnel se traduisant par une capacité de traiter avec des partenaires d’horizons très variés; aptitude manifeste à composer avec des impératifs complexes et changeants et de modifier ses priorités dans un milieu dynamique où la pression est forte, tout en gardant sa discrétion ainsi qu’une attitude calme et professionnelle.
• Expérience d’utilisation d’outils informatiques tels que les bases de données, les tableurs, le courriel, les agendas électroniques et Internet.
• Aptitudes pour la recherche, l’analyse et la synthèse.
• Excellentes capacités en organisation et en gestion du temps; autonomie et jugement.
• Compétences supérieures en communication à l’oral et à l’écrit, en français et en anglais.

* Ce poste pourrait faire l’objet d’une entente de télétravail. Consultez les lignes directrices sur le télétravail.

Compétences clés à l’Université d’Ottawa :
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :

Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.
Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.
Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.
Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.