Ville : Ottawa, ON, Canada

Catégorie : Temps plein

Industrie : Éducation Supérieur

Employeur : University of Ottawa

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Type d’emploi :

Employé

Durée en mois (pour les emplois à durée déterminée) :

23

Famille d’emplois :

Administration des études

Nombre de postes à pourvoir :

1

Faculté/Service - Département :

Registration and Electives Administration

Campus :

Pavillon Roger-Guindon

Affiliation syndicale :

PSUO

Date d’affichage :

November 14, 2024

Les candidatures doivent être reçues AVANT LE:

November 25, 2024

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

SSUO Grade 09

Échelle salariale :

$69,478.00 - $87,764.00

Au sujet de la Faculté de médecine
Bienvenue à la Faculté de médecine de l’Université d’Ottawa, la première et à la plus grande faculté de médecine bilingue au Canada. Nos apprenants ont accès à des installations de pointe et à des instituts spécialisés où ils apprennent aux côtés de médecins et de scientifiques de renommée internationale. Constamment classée parmi les 10 premières écoles de médecine au Canada, notre faculté figure parmi les meilleures facultés de médecine dans le monde pour l’impact de sa recherche en sciences biomédicales et de la santé.

Raison d’être du poste:

La Coordonnatrice responsable ou coordonnateur responsable, Administration des stages au choix planifie et coordonne plus de 450 stages obligatoires et au choix en milieu clinique dans 85 programmes, et assurer le respect des exigences de conformité. Veille au bon déroulement des stages cliniques, sur le plan logistique, administratif et collaboratif, tout en offrant une expérience positive à l’ensemble des partenaires pour entretenir de solides relations avec eux.

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes:

• Conseils et administration : Orienter les résidentes et résidents, les administratrices et administrateurs de programme, les directrices et directeurs de programme et la haute direction pour tout ce qui concerne l’admission, les règlements académiques et les méthodes (tous les résidentes et résidents à l'extérieur de l'Université d'Ottawa). Guider les résidentes et résidents qui ont besoin de soutien supplémentaire et les diriger vers les services appropriés. S’assurer que les résidentes et résidents répondent aux exigences d’inscription avant de commencer leur formation.
• Coordination : Assurer la coordination de tous les aspects logistiques liés aux stages obligatoires et au choix, du début à la fin, ce qui inclut notamment : la coordination des stages de résidence dans les hôpitaux et les cliniques; la mise à jour des exigences en matière de gestion des risques en collaboration avec le bureau de Gestion du risque, stage clinique; et la coordination des ententes et échanges internationaux gérés par le Bureau de l’internationalisation et de la santé mondiale (BISM). Fournir de l’information aux administratrices et administrateurs de programmes et aux directrices et directeurs de programmes pour faciliter le processus, et confirmer quand toutes les exigences de conformité sont remplies.
• Planification et organisation : En tant que gestionnaire de projet, élaborer, gérer et tenir à jour un calendrier/horaire des activités et un guide des procédures pour les stages obligatoires et au choix. Assurer une bonne collaboration avec les hôpitaux partenaires et les écoles de médecine pour optimiser les effectifs et la planification. Fournir un soutien administratif et des recommandations à la direction en vue de l’amélioration continue de la qualité des systèmes et des processus, à la lumière des pratiques exemplaires. Veille au respect des processus énoncés dans la convention collective entre les hôpitaux universitaires de l’Ontario et la Professional Association of Residents of Ontario.
• Mobilisation des partenaires : Collaborer avec différents partenaires internes et externes pour assurer la mise en œuvre réussie de tous les aspects liés aux stages obligatoires et au choix. Travailler en étroite collaboration avec les directrices et directeurs de programmes, les administratrices et administrateurs de programmes et les coordonnatrices et coordonnateurs de stages au Bureau d’enseignement médical dans les hôpitaux pour assurer la solidité de la collaboration et l’efficacité des activités cliniques. Nouer et cultiver des relations positives avec les partenaires concernés afin d’assurer le bon déroulement des stages. Collaborer avec les spécialistes universitaires pour assurer la réussite de nos résidentes et résidents.
• Formation et soutien : Prendre la responsabilité de son propre perfectionnement, et soutenir la formation des administratrices et administrateurs de programmes. Agir en tant qu’autorité en la matière auprès de nos collaboratrices et collaborateurs, et préparer les formations et les documents de référence appropriés qui contribueront à l’atteinte de nos objectifs communs. Bonifier l’expérience des résidentes et résidents en participant activement à la résolution des problèmes et en offrant un soutien en la matière aux personnes représentant les programmes et les hôpitaux.

Ce que vous apportez:

• Grade universitaire en administration, en commerce ou dans un domaine similaire, ou combinaison équivalente d’études et d’expérience de travail.
• 4 ans d’expérience pertinente.
• Connaissance des principes de la gestion de projets et de l’administration normalement acquise dans le cadre d’une formation postsecondaire ou d’une expérience de travail.
• Expérience de la planification, de l’organisation et de la coordination d’activités et de projets.
• Capacité à travailler et à résoudre des problèmes sous pression.
• Excellentes compétences interpersonnelles et relationnelles.
• Capacité reconnue à évoluer et à s’épanouir dans un environnement de travail avec un minimum de supervision, ainsi qu’à prendre des décisions judicieuses malgré l’ambiguïté ou l’incertitude d’une situation.
• Grande capacité à mener plusieurs tâches de front, excellent sens de l’organisation et souplesse face aux priorités changeantes.
• Grande précision et minutie.
• Capacité à travailler de façon autonome en suivant un ensemble de plans et de priorités clair et précis, ainsi qu’à respecter les échéances dans un milieu fort occupé.
• Capacité à communiquer efficacement avec les étudiantes et étudiants, le corps enseignant et d’autres membres clés du personnel de la Faculté de médecine et de l’Université d’Ottawa, de même qu’avec des partenaires externes.
• Connaissance approfondie et grande expérience de l’utilisation de systèmes informatiques et de logiciels comme les traitements de texte (MS Word), les tableurs (MS Excel), les interfaces de courriel et de calendrier (MS Outlook), les plateformes de vidéoconférence (MS Teams et Zoom), les bases de données et les applications Web, uoCampus, Brightspace, Elentra et One45.
• Expérience dans un cadre de travail médical, scientifique ou universitaire, un atout.
• Bilinguisme : grande maîtrise du français et de l’anglais (expression orale et écrite, y compris en rédaction administrative, en grammaire et en orthographe).

Compétences clés à l’Université d’Ottawa :
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :

Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.
Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.
Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.
Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.