Ville : Ottawa

Catégorie : Temps plein

Industrie : Finances

Employeur : Export Development Canada (EDC)

Société d’État à vocation financière, Exportation et développement Canada (EDC) aide les entreprises canadiennes à générer des retombées au Canada et à l’étranger. EDC leur offre les produits financiers et l’expertise dont elles ont besoin pour percer de nouveaux marchés en toute confiance, réduire le risque financier et croître.En intégrant notre équipe, vous aiderez les entreprises canadiennes à se familiariser avec les possibilités illimitées qui s’ouvrent à elles grâce à l’exportation et à faire en sorte que leur vision, leur passion et leur sens de l’innovation rayonnent à l’international. Vos connaissances et votre expertise profiteront à plus de 25 000 entreprises canadiennes et leurs clients répartis sur pas moins de 200 marchés dans le monde. Vous travaillerez avec la crème de la crème, dans un environnement inclusif et collaboratif propice au perfectionnement professionnel et à la réussite. Chaque jour, vous aurez la certitude d’avoir un impact auprès des entreprises, du Canada et de vos collègues.Êtes-vous prêt à passer à l’action? Joignez-vous à EDC, reconnue comme l’un des employeurs favorisant le plus la conciliation travail-famille, tandis que nous assumons les risques pour que les entreprises canadiennes puissent conquérir le monde.               #LI-Hybrid   

Contexte

Le Groupe des services juridiques, de l’approvisionnement et de la gestion de l’information (le « Groupe des services juridiques ») d’EDC est actuellement à la recherche d’une personne enthousiaste, motivée et professionnelle pour occuper le poste de coordonnatrice ou coordonnateur. Le groupe est composé de trois équipes qui rassemblent plus de 65 spécialistes. La personne choisie travaillera étroitement avec le vice-président et chef des Services juridiques d’EDC.

Le rôle intéressera les personnes ayant un sens aigu de l’organisation ainsi qu’un accent mis sur le service et désirant contribuer à la réussite de bon nombre d’initiatives clés du Groupe des services juridiques d’EDC.

On s’attend à ce que la personne choisie contribue à la réussite et à l’efficacité globales du groupe dans la prestation de services de qualité et à valeur ajoutée à nos clients. De plus, elle contribuera activement à l’évolution d’un environnement d’amélioration continue au sein du groupe.

La personne idéale doit savoir bien soutenir une équipe, avoir une connaissance approfondie des outils technologiques (particulièrement de la suite Office 365, d’Adobe et de SharePoint) et composer avec des circonstances exigeantes dans des délais stricts, en plus de savoir faire preuve d’une grande discrétion et de pouvoir travailler dans les deux langues officielles du Canada. 

Responsabilités

• Aider la direction à planifier, mettre en œuvre et surveiller les projets, les dossiers, les tableaux de bord et les rapports, tout en assurant l’harmonisation avec les objectifs et les échéanciers organisationnels.
• Soutenir les activités opérationnelles générales en assumant diverses tâches de coordination, de planification et de soutien administratif.
• Fournir des services administratifs en s’occupant, entre autres, de la gestion de la correspondance, de la gestion des flux de travail, de la transmission de renseignements, de l’organisation de la logistique, du traitement des demandes, de l’administration des budgets et de la préparation de la correspondance, de rapports, de présentations et de documents (notamment en ayant recours à ServiceOntario pour valider les documents).
• Créer, formater, éditer, télécharger et comparer des documents juridiques.
•  Fournir des services de stockage et de récupération de dossiers, de documents et de renseignements : classification, organisation et saisie ou extraction de données électroniques, etc.
• Travailler en étroite collaboration avec le Service des comptes créditeurs et le Service de l’approvisionnement pour préparer et payer les factures et gérer le processus de facturation des fournisseurs externes, principalement les cabinets d’avocats externes, en veillant à l’exactitude des données pour les équipes des Services juridiques et des Risques spéciaux.
• Participer à la gestion des emplois de temps des équipes en coordonnant et en organisant des réunions, des conférences et des formations.
• Assurer la préparation des budgets de la Société, les prévisions budgétaires et les régularisations, gérer les bons de commande et le règlement des dépenses, le rapprochement mensuel des dépenses, et la préparation de divers rapports de la direction pour le Groupe des services juridiques.
• Résoudre des problèmes administratifs et apporter des améliorations aux normes, aux contrôles et aux processus administratifs.
• Déterminer, améliorer et suivre des procédures et processus précis pour optimiser le déroulement des activités là où du soutien est fourni.
• Exécuter d’autres tâches qu’on lui confie, le cas échéant.

Critères de sélection

• Diplôme d’études secondaires
• Connaissance approfondie des ordinateurs et des logiciels de la suite Microsoft Office 365, dont Word (formatage avancé de documents), Excel, PowerPoint et OneDrive, et expérience à cet égard
• Expérience éprouvée dans l’apprentissage de l’utilisation de nouveaux logiciels ou de nouvelles plateformes

Atouts

• Expérience pertinente dans le domaine administratif, y compris en gestion de l’emploi du temps, de courrier électronique, de budgets et de l’information, et capacité d’offrir un service à la clientèle exceptionnel
• Compétences en communication orale et écrite en anglais et en français
• Capacité à apprendre rapidement les nouveaux processus et nouvelles procédures
• Capacité à apprendre à dépanner des logiciels, à consulter les guides de ressources et à travailler avec les équipes des technologies pour résoudre les problèmes

Détails de la rémunération

• Coordonnatrice ou coordonnateur, Groupe des services juridiques (Administrateur 12): Les salaires se situent généralement dans une échelle allant de 44,370 $ à 59,160 $ par an, basent sur les qualifications et l’expérience, plus une rémunération au rendement.

Lieu de travail:

• Exportation et développement Canada offre un environnement de travail hybride.
• Ce rôle sera exercé à partir du siège social d'EDC à Ottawa.
• Une aide à la réinstallation est disponible pour les candidats éligibles.

Engagement d'EDC envers l’équité en matière d’emploi

EDC souscrit au principe de l’équité en matière d’emploi et s’engage à établir une main-d’œuvre diversifiée. EDC invite les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées, les membres d’un groupe de minorité visible et les membres de la communauté 2ELGBTQI+ à poser leur candidature. Nous prions les personnes sélectionnées de nous indiquer si des mesures d’adaptation seront nécessaires pour leur entrevue.