City : Ottawa, ON, Canada

Category : Temps partiel

Industry : Éducation Supérieur

Employer : University of Ottawa

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Type d’emploi :

Employé

Durée en mois (pour les emplois à durée déterminée) :

11

Famille d’emplois :

Bibliothèque et archives

Nombre de postes à pourvoir :

1

Faculté/Service - Département :

Coordination de l’engagement des usagères et usagers

Campus :

Campus principal, Pavillon Roger-Guindon

Affiliation syndicale :

PSUO

Date d’affichage :

November 28, 2024

Les candidatures doivent être reçues AVANT LE:

December 09, 2024

Heures par semaine :

24

Classe salariale :

SSUO Grade 08

Échelle salariale :

$62,218.00 - $78,589.00

Raison d’être du poste
La personne titulaire de ce poste coordonne des services de première ligne offerts à la bibliothèque en veillant et en assurant un service d’aide, d’information et de formation auprès des usagers de la Bibliothèque (étudiants, membres du corps professoral, chercheurs et usagers externes) tout en respectant une approche uniforme qui respecte les critères d’excellence du service à la clientèle. Elle contribue à la formation documentaire des étudiants afin de faciliter et de renforcer leur utilisation optimale des ressources de la bibliothèque et de favoriser la réussite de leurs travaux.

Dans ce rôle, vos responsabilités seront les suivantes:
1. Agir à titre de personne responsable de dossiers, de services ou de la coordination de projets, selon l’assignation des mandats. Établir des objectifs et des priorités de dossiers, l’échéancier, les étapes, les ressources et le budget requis pour réaliser les projets récurrents et ponctuels. Des exemples de dossiers typiques sont la supervision fonctionnelle d’employés et d’étudiants, la coordination des dons, la validation de la qualité des services offerts, la gestion de matériel spécialisé, tel que les imprimantes 3d, les services de clavardage et les projets ponctuels qui visent l’amélioration du service. Développer des outils de planification et de collecte de données nécessaires à la mise sur pied, à l’analyse et à l’évaluation des projets. Le nombre de dossiers assignés dépendra de la complexité et de l’implication nécessaire pour ceux-ci.
2. Offrir une expertise technique en fournissant aux usagers des informations sur les services de la bibliothèque et en les guidant dans leur utilisation du catalogue informatisé, des bases de données et des guides de recherche pour favoriser une meilleure compréhension des ressources de la Bibliothèque. Travailler en étroite collaboration avec les bibliothécaires pour le transfert des demandes qui relèvent de leurs compétences. Gérer les clients avec professionnalisme. Offrir un service de soutien informatique à la clientèle de la Bibliothèque (compte de la Bibliothèque, Wifi, etc.) en collaboration avec le service informatique de l’Université. Répondre aux demandes de renseignements relatifs aux Facultés et services universitaires afin de fournir un service de liaison efficace.
3. Agir à titre d’expert des systèmes et logiciels en lien avec l’accès à la collection, tel que le système intégré de bibliothèque, les terminaux de point de vente, les appareils d’auto-emprunt, et le système de prêt entre bibliothèque, pour assister les usagers lors de problème. Expliquer aux usagers l’état de leur dossier et fournir les renseignements sur les politiques et procédures de circulation des documents.
4. Organiser et offrir des sessions d’orientation et des ateliers afin de faire connaitre les ressources spécialisées (ex. Chercher+), les outils (ex. Mendeley), les services et les politiques de la Bibliothèque.
5. Agir à titre de personne responsable de l’environnement de travail et du bien-être des usagers de la Bibliothèque. Aviser les secteurs responsables lors de problématiques, de bris ou de défectuosités. Établir et maintenir des liens étroits avec le Service de Protection et de l’équipe de l’entretien ménager afin d’obtenir un environnement de travail et d’étude sécuritaire et agréable pour tous. Fournir un service de liaison et de dépannage pour les problématiques d’impression, de photocopie et de numérisation.
6. Organiser et participer au développement et à la mise en oeuvre d’initiatives visant à améliorer l’expérience étudiante. S’impliquer et soutenir des projets et des activités spéciales de la Bibliothèque, tel que les portes-ouvertes lors de la rentrée scolaire, afin de promouvoir et informer les usagers des collections et services de la Bibliothèque. S’impliquer dans d’autres projets que ceux dont ils sont responsables pour apporter leur expertise.

Ce que vous apportez:
• Formation postsecondaire dans un domaine pertinent ou expérience professionnelle équivalente.
• Au moins 3 années d’expérience au service à la clientèle.
• Au moins une année d’expérience en coordination de dossiers.
• Connaissances des bibliothèques universitaires et des éléments bibliographiques nécessaires pour faire de la recherche de documents.
• Connaissance ou expérience de la gestion d’un système intégré de bibliothèque.
• Connaissances des systèmes informatisés et des logiciels, y compris le traitement de texte, les tableurs, les bases de données, les logiciels de présentation, le courriel électronique et l’Internet.
• Maîtrise du système étudiant en place (uoCampus) pour y trouver les informations nécessaires dans les dossiers des étudiants.
• Habileté à manipuler et à interpréter des données informatiques; à calculer, à vérifier et à enregistrer avec précision et exactitude des données.
• Habileté à présenter à des groupes, en français et en anglais.
• Aptitude en relations interpersonnelles et en communication avec une variété de clientèles (étudiants, professeures et professeurs, personnel administratif, direction, membres de la communauté) autant à l’orale qu’à l’écrit.
• Aptitude analytique afin de cerner les besoins de clients, d’identifier les sources de problèmes et de suggérer des solutions.
• Capacité à travailler sur plusieurs dossiers simultanément.
• Capacité à travailler en équipe.
• Bilinguisme – français et anglais (expression orale et écrite) – Poste de première ligne.

Horaires : Horaire à temps partiel de 24 heures par semaine. L'horaire est généralement de 3 jours par semaine, y compris le samedi ou le dimanche et 2 jours de semaine en soirée, et comprend certains jours fériés.

Lieu de travail:

Le titulaire pourrait travailler sur le campus principal, à l'édifice Roger-Guindon ou à Lees.

Compétences clés à l’Université d’Ottawa :
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :

Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.
Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.
Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.
Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.