City : Ottawa

Category : Temps plein

Industry : Éducation Supérieur

Employer : University of Ottawa

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Type d’emploi :

Employé

Durée en mois (pour les emplois à durée déterminée) :

N/A

Famille d’emplois :

Administration des études

Nombre de postes à pourvoir :

1

Faculté/Service - Département :

Registraire, Fonctionnement

Campus :

Campus principal

Affiliation syndicale :

PSUO

Date d’affichage :

March 13, 2025

Les candidatures doivent être reçues AVANT LE:

March 24, 2025

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

SSUO Grade 11

Échelle salariale :

$87,272.00 - $110,239.00

À propos des affaires étudiantes :

Le Service des affaires étudiantes est au cœur même de l'expérience étudiante à l'Université d'Ottawa. Nous recrutons les meilleurs futurs étudiants, nous les soutenons tout au long de leurs années universitaires et nous les laissons bien préparés à des carrières épanouissantes et à des études futures. Notre équipe de plus de 600 employés dévoués fournit les services qui permettent aux étudiants d'être heureux, de se sentir bien et de s'épanouir dans la poursuite de leurs ambitions. Nous les aidons à postuler et à s'inscrire aux cours, nous supervisons 11 résidences et une salle à manger primée, nous organisons des événements amusants, nous offrons de nombreuses activités récréatives et des activités sportives universitaires, nous gérons un programme innovant de développement de carrière et d'apprentissage par l'expérience, et bien plus encore !

Il n'y a rien de plus gratifiant que d'aider les générations futures à atteindre leur plein potentiel dans une université de classe mondiale. Grâce à notre large éventail d'opportunités de carrière et de parcours de développement professionnel, nous sommes certains que vous apprécierez l'expérience autant que nos étudiants.

Raison d’être du poste:

Travaille en étroite collaboration avec les clients et différents niveaux de gestion, fournit une expertise métier afin de définir les spécifications et processus commerciaux et de données, dans le but d'optimiser l’utilisation des fonctions du système, avec pour objectif de fournir une expérience exceptionnelle à l'étudiant tout en atteignant les objectifs du Système d’Information Étudiant (SIS). Assure un leadership stratégique pour garantir l'optimisation de tous les processus liés à l’obtention du diplôme.

Responsable de la supervision et de l’analyse des processus liés à la remise de diplômes et aux convocations (y compris les systèmes, le site Web et les logiciels liés aux processus actuels), détermine les améliorations nécessaires et évalue la pertinence et l'impact des demandes de changements, afin de continuer à répondre aux attentes des services et des clients.

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes:

• Services opérationnels : Travaille au sein d’une équipe pour assurer la prestation des services essentiels de soutien académique, et agit en tant qu'expert pour résoudre des demandes de soutien complexes provenant de clients à travers l'université. Met en œuvre des processus opérationnels et priorise les demandes de service pour fournir des services de qualité aux clients, conformément aux normes opérationnelles et de service à la clientèle établies. Surveille la qualité et l'intégrité des données pour garantir que les processus opérationnels et les services fonctionnent normalement. Intervient rapidement pour corriger les problèmes de données ou de configuration des systèmes.
• Soutien technique et consultation : Fournit un soutien d'expert, des services de consultation et des formations aux clients et parties prenantes de l'université. Agit en tant qu'expert pour fournir des conseils sur les règlements académiques, les processus, les programmes, ainsi que sur la fonctionnalité, la configuration et l’opération des systèmes d'information et les meilleures pratiques en gestion des données. Conseille les clients sur les méthodes permettant de faire un usage optimal des outils disponibles pour répondre à leurs besoins.
• Analyse des affaires : Contribue de manière proactive à l’évaluation des besoins commerciaux et opérationnels des clients, qu’ils soient explicites ou implicites. Étudie les améliorations des procédures et le développement et la mise en œuvre de nouvelles solutions, selon les besoins. Rédige des dossiers d’affaires, communique et valide avec les équipes informatiques, les responsables et les autres parties prenantes afin de maximiser l’adéquation et l'efficacité des solutions proposées, tout en minimisant l'impact des obstacles.
• Analyse et conception des processus : Dirige des initiatives de redéfinition des processus pour assurer l’optimisation et la standardisation des configurations à travers les systèmes d'information. Évalue l'impact sur les structures commerciales actuelles, les règles, les règlements académiques et les politiques, et évalue les besoins commerciaux et opérationnels afin de recommander des améliorations de processus et l'utilisation optimale des outils disponibles pour offrir de la valeur commerciale.
• Évaluation de l'impact : Anticipe les risques et les problèmes dans les plans et les exigences, et collabore avec les professionnels de l'informatique pour prendre les mesures appropriées pour les résoudre. Comprend l'interconnexion des systèmes internes et externes, et l'impact que les changements auront sur les processus commerciaux. Veille à ce que les conceptions soient intégrées dans une solution entièrement testée, fonctionnelle et précise. Assure la transition fluide de toutes les améliorations du système dans les opérations quotidiennes des utilisateurs.
• Documentation : Développe la documentation métier pour les nouveaux projets, y compris les exigences fonctionnelles, les documents de conception et de configuration, et traduit les exigences en spécifications fonctionnelles standardisées utilisées pour affiner ou développer de nouveaux processus métier ou systèmes informatiques. Crée et maintient la documentation opérationnelle standardisée.
• Tests : Conçoit des plans de test et dirige les tests des scénarios utilisateurs finaux et des cas d'utilisation. Veille à ce que les systèmes répondent aux exigences organisationnelles et des clients en termes de flexibilité, de fonctionnalité, de performance, de fiabilité et de sécurité. Suit, surveille et démontre l'achèvement des exigences, en mettant l'accent sur l'expérience utilisateur finale.
• Intégrité des données : Participe à l’analyse de l’intégrité des données. Développe et met en œuvre des stratégies de gestion des données et veille à ce que les données du système et du client soient exactes.
• Évaluations et améliorations des systèmes : Passe en revue les capacités des systèmes et les flux de travail pour déterminer comment les processus peuvent améliorer les besoins du client et l’expérience étudiante. Évalue les processus existants pour garantir que les inefficacités ou problèmes de configuration sont traités et escaladés si nécessaire. Reste informé des outils et des processus commerciaux émergents, et évalue et recommande comment intégrer les améliorations aux priorités de SEM.
• Gestion des ressources humaines : Recrute, sélectionne, forme et évalue les employés sur leur performance et sur la qualité des informations transmises aux clients. Résout les conflits parmi le personnel ainsi qu'avec les clients référés par le personnel. Établit les instructions sur l'approbation des congés des membres du personnel afin de bien servir la clientèle.
• Planification logistique : Gère les activités de planification et de mise en œuvre, y compris la logistique et la coordination pour la convocation, et veille à ce que les processus atteignent les objectifs commerciaux et stratégiques de SEM et de l'université.
• Négociations avec les fournisseurs externes : Aide aux négociations avec les fournisseurs externes. Communique clairement les attentes et les besoins afin d’assurer une convocation bien organisée, et fait un suivi en cas de problèmes.

Ce que vous apportez :  

• Diplôme universitaire en commerce, administration, informatique, technologies de l’information, systèmes d’information de gestion (SIG), un domaine connexe ou une combinaison équivalente d’études et d’expérience.
• Expérience minimale de 3 ans dans le soutien aux unités commerciales et à leurs besoins informatiques.
• Expérience minimale de 2 ans en gestion de projets et d'événements.
• Connaissance approfondie des processus métier, des règles et des systèmes de gestion utilisés par l'université, y compris les règlements et processus académiques.
• Expérience en gestion des ressources humaines et supervision d’une équipe.
• Connaissance des principes de l'informatique et compréhension des processus et cycles commerciaux.
• Connaissance des méthodes et pratiques de gestion de projets.
• Connaissance des stratégies, politiques et procédures informatiques établies par l’université.
• Connaissance de divers logiciels et applications Web, y compris des produits externes et leurs interactions avec les systèmes de l'université.
• Expérience dans l'intégration des objectifs des clients avec les systèmes.
• Compétences analytiques pour convertir les exigences commerciales en spécifications fonctionnelles, ainsi que la capacité de conceptualiser des exigences individuelles et de créer des liens entre les besoins des différentes parties prenantes.
• Grande attention aux détails pour travailler étroitement avec les systèmes et dans des environnements variés.
• Capacité à communiquer les exigences commerciales en exigences fonctionnelles.
• Capacité à s’adapter aux exigences et aux processus changeants, à challenger les idées et à accepter de nouvelles méthodes et procédures.
• Capacité à être proactif dans le suivi des nouveaux processus commerciaux émergents.
• Ce poste peut nécessiter de travailler avec différentes équipes et projets au sein du département.
• Ce poste peut nécessiter de travailler en dehors des heures de bureau régulières et les week-ends.
• Bilinguisme – Français et anglais (écrit et parlé)

EN COURS DE RÉVISION

Compétences clés à l’Université d’Ottawa :
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :

Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.
Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.
Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.
Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.