Le titulaire du poste assiste ses supérieurs dans l’exécution des tâches administratives et assure un lien avec les différents intervenants et partenaires. De plus, il apporte un soutien administratif aux adjointes et assistantes de la direction générale et de la présidence du conseil d’administration.

Vos principaux mandats :

• Collaborer avec les adjointes et les assistantes de son secteur afin de les soutenir dans leur fonction.
• Collaborer avec toute l’équipe de gestion, le titulaire du poste devra être à l’aise avec la gestion de plusieurs agendas complexes et à supporter différents gestionnaires.
• Participer à la préparation des documents corporatifs.
• Travailler dans un contexte où les imprévus, et les changements sont très fréquents dans des délais serrés.

Plus spécifiquement, vous :

• Collecter pour votre supérieur tous les renseignements et les documents nécessaires à l’exécution de ses fonctions;
• Apporter un support administratif en effectuant des travaux de rédactions, de transcription ou de saisie (mémos, textes, lettres types, courriels, documents, rapports, présentations, saisie de temps, traitement de données, compilation statistique, etc.);
• Gérer l’agenda de votre supérieur, fixer ses rendez-vous, effectuer ses appels téléphoniques au besoin et organiser ses déplacements;
• Procéder à la réception et au traitement des appels et du courrier adressé à votre supérieur. Vous recevez les visiteurs, lorsque requis;
• Convoquer des réunions, vous assurez de la logistique de celle-ci (documentation, réservation de salle et matériel, suivi, etc.), y assister, prendre des notes au besoin et produire les comptes-rendus, s’il y a lieu;
• Traiter les dossiers administratifs de l’unité concernée et être responsable de l’élaboration, du suivi et de la mise à jour des systèmes de classement (physiques ou électroniques) et instruments de repérage (index, registre, fichier, etc.);
• Effectuer différents relevés, suivis et contrôles pour des fins de procédés administratifs en vigueur;
• Adresser aux intervenants concernés les directives émanant de votre supérieur et répondez selon ses attributions aux questions qui en découlent;
• Coordonner les dossiers administratifs qui vous sont confiés;
• Assumer toutes tâches et toutes responsabilités inhérentes à votre fonction ou qui peuvent vous être confiées.

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