City : Montréal

Category :

Industry : Materials & Construction

Employer : Stantec

French Bilingual Contract Review Specialist & Subcontractor Prequalification Coordinator - ( 230001IW )

Description

Grow with the best. Join a smart, creative, and inspired team that works behind the scenes to support operational excellence. Our functional services teams (FSTs) provide services to 22,000 employees in over 400 locations worldwide. Bringing together individuals with diverse backgrounds, talents, and expertise, our FSTs are vital to making our Company stronger.

Your Opportunity

This is a combination role that is specifically designed to support the Quebec region in Canada.

In this role you will provide assistance and expertise in reviewing, drafting and negotiating contract terms for professional services according to Stantec policies. You will also work with the subconsultants to coordinate required documentation for prequalification. You will also review and evaluate submitted packages, assigns subject-matter expert evaluation, manage documents, and provide feedback to project teams on results according to Stantec standards. Role offers the option for work-from-home, either full or part-time.

This is a full time, permanent position.

Your Responsibilities

• Reviewing, drafting and negotiating contract documents according to Stantec policies
• Identifying and communicating to project staff the negotiation items and other contract issues that must be resolved between Stantec and their clients, subconsultants and contractors prior to the execution of all contracts
• Assisting with the negotiation of contractual issues with Stantec clients when requested
• Reviewing and analyzing contract exceptions and modifications submitted by Stantec's clients
• Reviewing requests for proposals from a legal risk and Stantec policy perspective
• Customizing standard contract forms for specific projects when necessary
• Keeping management informed of contract negotiation status and issues
• Entering data and uploading documents to internal database system
• Evaluation of a sub’s work program in relation to local requirements, work scope, and using standardized evaluation tools
• Contacting external parties to coordinate the receiving of information
• Reviewing submittals to verify data based on work scope
• Assigning subject matter expert assessment per specifications
• Contribute to determining whether to accept a sub, based on given criteria
• Keeping project teams informed of prequalification status and issues

Évoluez avec les meilleurs. Épanouissez-vous au sein d’une équipe compétente, créative et dynamique qui travaille en arrière-scène afin de soutenir l’excellence opérationnelle. Nos équipes de services fonctionnels servent 26 000 employés dans plus de 400 bureaux partout dans le monde. Regroupant des parcours, des talents et des expertises diversifiés, elles jouent un rôle essentiel chez Stantec.

Description du poste

Il s’agit d’un rôle combiné, spécialement conçu pour soutenir la région du Québec.

La personne occupant le poste fournit une assistance et une expertise dans la revue, l’élaboration et la négociation de modalités contractuelles relatives à la prestation de services professionnels pour assurer la conformité aux politiques de Stantec. Elle travaille également avec les sous-traitants en vue de coordonner la documentation requise pour leur préqualification. De plus, la ou le titulaire du poste passe en revue et évalue les documents soumis, assigne les évaluations techniques aux experts adéquats, gère la documentation et fournit une rétroaction aux équipes de projet sur les résultats de la préqualification basée sur les exigences de Stantec. Le télétravail ou le travail en mode hybride sont possibles.

Il s’agit d’un emploi permanent à temps plein.

Principales responsabilité s

• Revoir, élaborer et négocier les documents contractuels pour assurer leur conformité aux politiques de Stantec.
• Identifier et communiquer aux équipes de projet les points de négociation et autres questions contractuelles à résoudre entre Stantec et les clients, les sous-traitants et les entrepreneurs, avant le début des travaux.
• Fournir du soutien lors de la négociation d’éléments contractuels avec les clients de Stantec, lorsque requis.
• Revoir et analyser les exceptions et les changements aux contrats soumis par les clients de Stantec.
• Revoir les documents d’appel d’offres du point de vue des risques juridiques et des politiques de Stantec.
• Adapter les contrats standards aux projets, lorsque requis.
• Maintenir l’équipe de direction informée du statut des négociations de contrats et des autres dossiers.
• Entrer les données et téléverser les documents dans la base de données interne.
• Évaluer les programmes des sous-traitants en ce qui a trait aux exigences locales et à la portée des travaux à l’aide d’outils d’évaluation standardisés.
• Communiquer avec des parties externes pour coordonner la réception des informations.
• Passer en revue les documents soumis afin de vérifier si les informations fournies correspondent à la portée des travaux à effectuer.
• Assigner les évaluations techniques aux experts adéquats, selon les spécifications.
• Contribuer à la détermination des risques de travailler avec un sous-traitant donné en fonction de critères précis.
• Maintenir les équipes de projet informées du statut de préqualification des sous-traitants et de tout problème.

Qualifications

Your Skills and Qualifications

• Experience working with legal contracts and/or experience in a Health and Safety related role would be an asset
• Proficiency with Adobe Acrobat and Microsoft Office Suite is required, including Word, Excel, and Outlook
• Thorough knowledge of English and French composition and grammar with excellent proof-reading skills, attention to detail and ability to learn new concepts
• Ability to translate commercial and technical concepts between English and French
• Keen attention to detail is a must
• Excellent customer service orientation
• Able to work independently and ask questions when needed
• Open to learning new concepts and providing ideas
• Looking to grow and develop individually and with the team
• Strong sense of business ethics
• In addition to the above qualities, a successful candidate must be adaptable, eager to learn, have a positive approach to problem solving and new situations, and be prepared to assist with other administration tasks when necessary.

Education and Experience

• Minimum of 3-years’ experience in clerical/administrative work, including document management and control

+ Prefer completion of a post-secondary program; preferably Legal Assistant or Paralegal training.

This description is not a comprehensive list of activities, duties or responsibilities that may be required of the employee and other duties, responsibilities and activities may be assigned or may be changed at any time with or without notice.

Stantec is a place where the best and brightest come to build on each other’s talents, do exciting work, and make an impact on the world around us. Join us and redefine your personal best.

Aptitudes et compétences

• Expérience avec les contrats ou dans un rôle en lien avec la santé et la sécurité, un atout;
• Maîtrise d’Adobe Acrobat et de la suite Microsoft Office, dont Word, Excel et Outlook;
• Excellentes aptitudes en rédaction, en grammaire et en révision française et anglaise, minutie et capacité d’apprendre de nouveaux concepts;
• Capacité de traduire des concepts commerciaux et techniques de l’anglais au français, et vice versa;
• Grande attention portée aux détails;
• Excellente approche client;
• Capacité de travailler de manière indépendante et à poser des questions au besoin;
• Volonté d’apprendre de nouveaux concepts et d’apporter des idées nouvelles;
• Volonté de s’épanouir sur le plan personnel et au sein d’une équipe;
• Grande éthique professionnelle;
• En plus des compétences et habiletés nommées ci-dessus, la candidate ou le candidat doit faire preuve de flexibilité, adopter une approche positive dans la résolution de problèmes et lors de situations nouvelles, et doit s’attendre à réaliser d’autres tâches administratives si nécessaire.

Études et expérience

• Minimum de trois (3) ans d’expérience en tâches administratives, dont une expérience en gestion et vérification de documents;
• Diplôme d’études postsecondaires; préférablement une formation en tant qu’assistant(e) ou technicien(ne) juridique (atout).

Cette description n’est pas une liste exhaustive de toutes les activités, tâches ou responsabilités de la ou du titulaire du poste. Les activités, tâches ou responsabilités peuvent être assignées ou modifiées à tout moment, avec ou sans préavis.

Chez Stantec, les meilleurs talents se rejoignent pour s’épanouir professionnellement, réaliser des projets stimulants et avoir une réelle incidence sur les collectivités. Joignez-vous à nous dès aujourd’hui et réalisez votre plein potentiel!

Benefits Summary: Full-time and part-time employees will have access to health, dental, and vision plans, a well-being program, health care spending account, wellness spending accounts, group registered retirement savings plan, employee stock purchase program, group tax-free savings account, life and accidental death & dismemberment (AD&D) insurance, short-term/long-term disability plans, emergency travel benefits, tuition reimbursement, professional membership fee coverage, and paid time off.

Temporary/casual employees will have access to group registered retirement savings plan, employee stock purchase program, and group tax-free savings account.

Primary Location : Canada-Alberta-Edmonton

Other Locations : Canada-Manitoba-Winnipeg, Canada-Nova Scotia-Halifax, Canada-Saskatchewan-Regina, Canada-New Brunswick-Moncton, Canada-Ontario-Ottawa, Canada-British Columbia-Victoria, Canada-Quebec-Montréal, Canada-New Brunswick-Fredericton, Canada-Quebec-Québec

Organization : BC-1198 Risk Management-Canada

Employee Status : Regular

Job Level : Entry Level

Travel : No

Schedule : Full-time

Job Posting : Apr 6, 2023, 5:29:34 AM

Req ID: 230001IW

Stantec provides equal employment opportunities to all qualified employees and applicants for future and current employment and prohibit discrimination on the grounds of race, color, religion, sex, national origin, age, marital status, genetic information, disability, protected veteran status, sexual orientation, gender identity or gender expression. We prohibit discrimination in decisions concerning recruitment, hiring, referral, promotion, compensation, fringe benefits, job training, terminations or any other condition of employment. Stantec is in compliance with local, state and federal laws and regulations and ensures equitable opportunities in all aspects of employment. EEO including Disability/Protected Veterans