City : Ottawa, ON, Canada

Category : Temps plein

Industry : Éducation Supérieur

Employer : University of Ottawa

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Type d’emploi :

Employé

Durée en mois (pour les emplois à durée déterminée) :

N/A

Famille d’emplois :

Soutien administratif

Nombre de postes à pourvoir :

1

Faculté/Service - Département :

Immeubles et planification

Campus :

Campus principal

Affiliation syndicale :

PSUO

Date d’affichage :

novembre 18, 2024

Les candidatures doivent être reçues AVANT LE:

novembre 29, 2024

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

SSUO Grade 08

Échelle salariale :

$62 218,00 - $78 589,00

Au sujet de la faculté/du service: Immeubles
Le milieu de travail au service des immeubles se caractérise par une équipe dynamique et créative en croissance où un vent de changement souffle offrant ainsi aux gens comme vous des opportunités d’utiliser vos compétences de leadership et d’innovation afin de contribuer à la réalisation de leur mission inspirante : offrir une infrastructure de recherche de premier ordre, remodeler la vie sur le campus et l’expérience étudiante, et fournir un environnement durable pour les étudiants, les chercheurs, les enseignants et la communauté.

Les installations de l’Université d’Ottawa sont réparties sur trois principaux emplacements où se concentrent 600 000 m2 (plus de 6,4 millions de pi2) d’espace réservé aux bâtiments, 42,5 hectares de terrain, 125 bâtiments et 11 résidences universitaires offrant 4 500 places. Le personnel des Immeubles compte plus de 150 membres, notamment des gestionnaires de projet, des spécialistes dans les domaines de l’énergie et de la mise en service, des ingénieures et ingénieurs en mécanique et en électricité, des architectes et des spécialistes de la planification des locaux. Les dépenses en immobilisations et les dépenses de fonctionnement du secteur des immeubles tournent autour de 100 millions de dollars, pour 2 milliards de dollars d’actifs universitaires gérés. Le plan de dépenses en immobilisations de 20 ans de l’Université d’Ottawa prévoit 4 milliards de dollars de nouveaux investissements. Il se matérialisera notamment par l’amorce du projet Top Shelf, qui verra 300 millions de dollar investis dans la construction de nouvelles installations destinées à la Faculté des sciences de la santé au campus du secteur riverain, ainsi que d’une tour sur le campus Roger-Guindon logeant le nouveau Centre de recherche médicale de pointe (CRMP) de l’Université d’Ottawa.

Raison d’être du poste

Coordonner les projets spéciaux récurrents et les activités courantes de la Gestion intégrée des installations se rapportant principalement aux équipements et systèmes de bâtiment utilisés par la population étudiante et la communauté utilisatrice, et au maintien en bon état des résidences, des installations sportives et des centres communautaires. Sous l’autorité de la ou du gestionnaire des installations, planifier, coordonner et exécuter tous les aspects des projets qui lui sont assignés en collaboration avec divers partenaires internes et externes dans le but d’optimiser l’expérience de la population étudiante et de la clientèle, objectif établi par l’Université.

Dans ce poste, vos responsabilités seront les suivantes:

• Déterminer les objectifs et priorités des projets, les calendriers, les produits livrables et les ressources nécessaires et les budgets pour une variété de projets cycliques et spéciaux (emménagement en résidence, Portes ouvertes, mise en œuvre de nouvelles technologies, etc.), sous l’autorité des gestionnaires ou responsables de ces projets.
• Coordonner les activités, les tâches et la logistique liées aux projets et aux contrats de service. En effectuer le suivi à chacune des étapes et des phases pour s’assurer que les budgets, les délais, la portée des projets et les résultats sont conformes au plan. Diriger la coordination d’activités, comme les rencontres de comités avec des équipes pluridisciplinaires, réunissant notamment des gestionnaires, du personnel technique et qualifié, des bénévoles et des partenaires externes.
• Assurer la configuration des logiciels et outils nécessaires aux membres du personnel de la section, contractants et fournisseurs, et en gérer le contrôle de l’accès et les niveaux d’accès.
• Cerner les risques associés aux processus et procédures. Trouver des solutions de rechange et formuler des recommandations pour atténuer les risques. S’assurer que les problèmes majeurs font l’objet de discussions ou sont acheminés aux gestionnaires ou responsables du projet en vue d’être corrigés.
• Cerner les paramètres de performance clés et les leçons apprises au cours du cycle de vie d’un projet ou d’un contrat de service donné; formuler des recommandations en vue d’améliorer les initiatives subséquentes. S’assurer que toute l’information nécessaire a été consignée dans les dossiers de projet ou contrat de service et que ces dossiers sont tenus à jour pour optimiser l’efficacité d’exécution des projets ou contrats de service récurrents et la mise en œuvre des plans de projet.
• Travailler en étroite collaboration avec des prestataires de services internes et externes, et des partenaires communautaires afin de faciliter la tenue des activités à l’appui des projets et initiatives assignés.
• Surveiller et coordonner les calendriers de projets et contrats de service afin d’assurer la réalisation des activités du projet, dont beaucoup visent à améliorer l’ensemble des équipements et systèmes de bâtiment ainsi que l’expérience de la population étudiante ou de la communauté utilisatrice. Offrir une expertise en ce qui concerne les processus d’appel d’offres pour les contrats de service en définissant les spécifications et en déterminant les critères d’évaluation des propositions.
• Planifier et mettre en œuvre des stratégies de communication internes et externes (p. ex., sondages détaillés auprès de la clientèle, publications promotionnelles, autres outils et méthodes de communication). Évaluer les indicateurs de performance; proposer et mettre en œuvre de nouvelles stratégies de communication. Recevoir des plaintes ou des suggestions concernant les responsabilités du service, mener des enquêtes et fournir un retour d’information à la clientèle après avoir consulté les gestionnaires dans un délai raisonnable.
• Faire office de personne-ressource de deuxième ligne et spécialisée dans la gestion des questions complexes liées aux technologies et aux outils logiciels de la section afin d’aider les membres de l’équipe. Effectuer la mise à l’essai initiale des améliorations ou des mises à niveau technologiques de la section qui profitent à l’unité opérationnelle. Consigner les problèmes technologiques et les acheminer à l’équipe centrale des TI de l’Université, au besoin.

Ce que vous apportez:

• Trois d’ans d’expérience pertinente en gestion de projets.
• Formation postsecondaire en administration des affaires ou en gestion, ou une combinaison d’études et d’expérience pertinentes.
• Expérience de la gestion des affaires, notamment en soutien des opérations de première ligne dans le but de faire des gains d’efficacité, de simplifier les processus opérationnels et de créer une expérience parfaitement intégrée.
• Connaissance des principes et méthodes de gestion de projets; attestation en gestion de projets, un atout. Connaissance des principes de gestion budgétaire et du traitement des factures.
• Connaissance pratique de logiciels de gestion de projets.
• Connaissances en description de processus.
• Excellentes aptitudes pour la résolution de problèmes, la communication, l’organisation et les présentations.
• Excellentes aptitudes pour les relations interpersonnelles, dont la capacité à établir et à entretenir de bonnes relations avec une clientèle variée et à communiquer avec respect, tact et discrétion.
• Capacité à diriger une équipe regroupant diverses parties prenantes et à exercer son influence sans délégation de pouvoirs.
• Capacité à motiver une équipe et à collaborer avec de multiples parties prenantes.
• Souci manifeste de la satisfaction de la clientèle.
• Capacité à travailler de façon autonome et en équipe.
• Solides compétences en négociation et en leadership.
• Connaissance des processus de sous-traitance et d’approvisionnement.
• Connaissance des politiques, règlements et directives universitaires se rapportant aux résidences et à l’hébergement.
• Excellentes compétences organisationnelles pour pouvoir évoluer dans un environnement où les activités s’enchaînent rapidement, où les exigences sont élevées et où les échéances sont strictes.
• Capacité à analyser et à interpréter des documents et des demandes en vue d’appliquer les règles et les procédures pertinentes.
• Expérience du respect et de l’élaboration de normes et d’indicateurs de performance clés pour les procédures courantes.
• Capacité à analyser les problèmes et à trouver des solutions possibles.
• Capacité à travailler en dehors des heures normales de bureau (soirs et fins de semaine) et à faire des heures supplémentaires, au besoin.
• Capacité à intervenir en cas d’urgence.
• Bilinguisme – français et anglais (expression orale et écrite).

Compétences clés à l’Université d’Ottawa :
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :

Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.
Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.
Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.
Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.