City : Ottawa, ON, Canada

Category : Temps plein

Industry : Éducation Supérieur

Employer : University of Ottawa

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Type d’emploi :

Employé

Durée en mois (pour les emplois à durée déterminée) :

24

Famille d’emplois :

Administration des études

Nombre de postes à pourvoir :

1

Faculté/Service - Département :

Opérations et centre d’examens

Campus :

Campus principal

Affiliation syndicale :

PSUO

Date d’affichage :

novembre 28, 2024

Les candidatures doivent être reçues AVANT LE:

décembre 09, 2024

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

SSUO Grade 09

Échelle salariale :

$69 478,00 - $87 764,00

À propos des affaires étudiantes :

Le Service des affaires étudiantes est au cœur même de l'expérience étudiante à l'Université d'Ottawa. Nous recrutons les meilleurs futurs étudiants, nous les soutenons tout au long de leurs années universitaires et nous les laissons bien préparés à des carrières épanouissantes et à des études futures. Notre équipe de plus de 600 employés dévoués fournit les services qui permettent aux étudiants d'être heureux, de se sentir bien et de s'épanouir dans la poursuite de leurs ambitions. Nous les aidons à postuler et à s'inscrire aux cours, nous supervisons 11 résidences et une salle à manger primée, nous organisons des événements amusants et des activités sportives universitaires, nous gérons un programme innovant de développement de carrière et d'apprentissage par l'expérience, et bien plus encore !

Il n'y a rien de plus gratifiant que d'aider les générations futures à atteindre leur plein potentiel dans une université de classe mondiale. Grâce à notre large éventail d'opportunités de carrière et de parcours de développement professionnel, nous sommes certains que vous apprécierez l'expérience autant que nos étudiants.

Raison d’être du poste:

Coordonner les processus relatifs aux services de première ligne et les processus opérationnels relatifs à la planification et à la mise en œuvre des services et des examens adaptés. Superviser directement les surveillants d’examens, les fournisseurs de services internes et externes (interprètes en langues des signes, preneurs de notes, agents de transcriptions, etc.) et agir comme point de contact principal pour ceux-ci. Trouver des solutions aux demandes spéciales, saisir les opportunités pour revoir, développer et mettre en œuvre des processus selon les meilleures pratiques. Communiquer avec célérité, efficacité et exactitude et trouver des solutions aux nombreux problèmes présentés dans le but de développer une expérience universitaire enrichissante.  Le titulaire devra travailler par roulement (jours, soirs, week-ends) et son emploi du temps pourra être ajusté ou modifié pour répondre aux exigences opérationnelles du Centre.

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes:

• Desservir les étudiants en service de première ligne : Agir à titre de personne-ressource auprès de la communauté en les renseignant en personne, par écrit ou par téléphone, sur les divers services offerts, les exigences d’admissibilité, la vie universitaire, les services offerts aux étudiants, les règlements universitaires et les autres options pour les études postsecondaires, tout en assurant la qualité des renseignements acheminés, dans les deux langues officielles.

• Évaluer les besoins et faire des recommandations : Anticiper, analyser et interpréter les besoins des étudiants, déterminer les politiques et les procédés devant être mis en œuvre, diagnostiquer et formuler des recommandations permettant de régler les problématiques des étudiants et veiller à la mise en place des recommandations. Régler les problèmes complexes et assurer les suivis nécessaires.

• Ressources humaines : Responsable du processus d’embauche du personnel administratif sous sa supervision directe : faire le tri des CV, organiser et gérer les comités de sélection et émettre des recommandations quant au choix du candidat, pour s’assurer que les postes vacants soient comblés à temps afin de rencontrer les besoins opérationnels. Approuver les congés et procéder aux évaluations du rendement pour les employés sous sa supervision. Interpréter les conventions collectives et appliquer les procédures et les règlements de l’Université.
• Supervision : Superviser le travail réalisé par les employés et fournisseurs sous sa charge. Déterminer les priorités, formuler des conseils en vue de l’atteinte des objectifs individuels, développer des plans de formation (en groupe et sur base individuelle), motiver le personnel, assurer un encadrement et fournir de la rétroaction. Faire connaître les outils de gestion pour renforcer l’engagement des employés au sein du secteur afin de maximiser leur productivité et de minimiser le roulement du personnel.
• Formation du personnel : Développer et livrer le contenu nécessaire à la formation des employés sous sa responsabilité. S’assurer qu’ils ont la formation et les outils nécessaires à l’accomplissement efficace et efficient de leurs responsabilités.
• Gestion des cours et des examens: Pour les étudiants en situation de handicap à sa charge, coordonner l’horaire des cours et des examens en lien avec les fournisseurs de services identifiés. Valider l’information et coordonner le processus d’attribution des ressources humaines en lien avec les besoins des étudiants. Coordonner la logistique opérationnelle et assurer la mise en place des effectifs nécessaires. S’assurer que les services rendus répondent aux besoins identifiés par les spécialistes en apprentissage.
• Gestion des fichiers électroniques : Organiser et tenir à jour les fichiers et dossiers électroniques conformément aux processus et politiques internes et faire preuve d’éthique et de jugement au moment de traiter des renseignements confidentiels.
• Revoir les méthodes de travail : Concevoir et implanter de nouveaux processus, procédures et méthodes de travail ou modifier ceux en place, et s’assurer que son équipe s’y conforme afin d’améliorer continuellement les activités pour maximiser sa productivité et son efficacité. Revoir les processus existants et les peaufiner afin d’accroitre la productivité et l’efficacité de l’équipe.
• Planifier les processus : Anticiper, analyser et interpréter les besoins, déterminer les politiques et les procédés devant être mise en œuvre. Développer un calendrier des opérations et déterminer les ressources nécessaires pour rencontrer les échéanciers. Planifier, développer et appliquer les méthodes de travail et les outils afin d’améliorer la performance et la qualité du service.
• Production de rapports et gestion des données : Effectuer des analyses et de la recherche, compiler des données, des statistiques et d'autres renseignements afin de produire des rapports pour appuyer les discussions, la prise de décision et les projets spéciaux.
• Gestion de projet : Planifier et gérer les projets qui lui sont attitrés. À cette fin, préciser l’envergure des projets, définir les étapes des projets, suivre tous les progrès pertinents, procéder aux ajustements durant le déroulement des projets et assurer une communication efficace parmi les intervenants. Gérer et suivre l’exécution des projets confiés à son équipe
• Représentation et transfert d’information : Participer à divers comités et réunions portant sur les processus opérationnels ou le service aux étudiants et transmet l’information à l’équipe. Travailler en étroite collaboration avec les départements, les services et associations, afin de garantir la qualité et la pertinence des services. Agir comme expert-conseil auprès des facultés et services universitaires.
• Documentation : En collaboration avec les différents intervenants, préparer et réviser les renseignements pertinents reflétés sur le web et dans diverses publications. Préparer la documentation rattachée aux accommodements scolaires afin de contribuer à une expérience universitaire enrichissante. Rédiger et mettre à jour des manuels internes sur les procédures, les processus et les systèmes liés aux responsabilités du titulaire.

Ce que vous apportez :  

• Baccalauréat en sciences de la santé, psychologie, éducation ou autre domaine connexe (ou expérience équivalente).
• Au moins 2 ans d’expérience en supervision.
• Connaissance accrue des programmes scolaires de niveaux secondaire et collégial, du premier cycle et des cycles supérieurs ainsi qu’un minimum de 5 années d’expérience dans un environnement scolaire.
• Bilinguisme – français et anglais (expression orale et écrite).
• Connaissance de l’administration normalement acquise dans le cadre d’une formation postsecondaire et de plusieurs années d'expérience dans un rôle semblable.
• Expérience de la prestation de services à la clientèle.
• Expérience de l'interprétation, de la communication et de la mise en œuvre des procédés, politiques et méthodes.
• Expérience pratique d’applications informatiques telles que la suite Microsoft Office, le système étudiant (SIS) de l’Université d’Ottawa et Talisma, ainsi que les outils informatiques usuels (Windows, Internet, courriels).
• Capacité de composer avec des priorités conflictuelles et de respecter des délais serrés dans un milieu de travail où le rythme est soutenu.
• Capacité de concentration dans un environnement ouvert, stimulant, dans laquelle les interruptions multiples sont une réalité de tout moment.
• Capacité de gérer de multiples dossiers et de faire preuve de minutie.
• Capacité de prendre des décisions pouvant avoir un impact sur les étudiants, sur les employés ou membres des départements.
• Tact, diplomatie, discrétion et bon jugement.
• Expérience de la collecte et de l’analyse de données et de la rédaction de rapports administratifs et statistiques.
• Expérience de la mise en œuvre de stratégies et de plans d'activités pour des étudiantes et étudiants.
• Excellentes habiletés de communications afin de comprendre les besoins des étudiants et employés.
• Excellentes habiletés d’organisation
• Aptitudes organisationnelles et analytiques, excellent jugement et attention aux détails.
• Connaissance des structures administratives et des processus de l’Université est un atout.

Compétences clés à l’Université d’Ottawa :
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :

Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.
Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.
Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.
Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.