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Deloitte est à la recherche d’un coordonnateur ou d’une coordonnatrice des activités et des voyages qui possède une expérience éprouvée en voyages de groupe, en gestion de blocs de chambres et en inscription à des événements dans un contexte d’entreprise.

En raison de la nature du poste impliquant des interactions avec des clients nationaux et internationaux, l'anglais est requis pour ce poste.

À quoi ressemblera votre journée type

À titre de coordonnateur ou de coordonnatrice des activités et des voyages, vous faciliterez les activités quotidiennes relatives aux préparatifs de voyage pour les programmes d’apprentissage de l’UD – Nord (DUN) et soutiendrez les activités générales liées à la planification d’événements.
 

• Saisir les demandes de voyage pour les programmes attribués et assurer continuellement un suivi des inscriptions pour repérer les nouvelles demandes ou les annulations;
• Communiquer avec les participants et participantes pour leur proposer des options de voyage en fonction des exigences du programme;
• Coordonner les réservations de billets d’avion et de train, conformément aux politiques internes et aux relations existantes avec les fournisseurs;
• Prodiguer des conseils sur l’achat de cartes de vol et la gestion de l’inventaire des crédits;
• Acheter, gérer et distribuer les bons pour le service de navettes;
• Envoyer des courriels de confirmation à chaque participant et participante contenant les billets et les itinéraires;
• Gérer le processus d’approbation des modifications de voyages, en faisant appel à une agence de voyages tierce au besoin;
• Tenir à jour des manifestes de voyage détaillés et d’autres rapports, dossiers et factures après la fin du programme aux fins de rapprochement interne;
• Surveiller les départs, les annulations de vol et toute perturbation qui pourraient nécessiter l’attention immédiate du participant ou de la participante;
• Gérer une boîte de messagerie partagée, répondre aux questions des participants et participantes relativement à tous les déplacements et appliquer les lignes directrices sur les voyages et les dépenses de l’UD – Nord;
• Soutenir nos programmes de loisirs et de voyages d’affaires en mettant en œuvre une série de processus internes;
• Coordonner les arrangements en matière d’hébergement pour les participants et participantes, y compris les réservations d’hôtel, l’attribution des chambres et les demandes spéciales;
• Tenir à jour des registres exacts des réservations de salles et assurer une communication rapide avec les participants et participantes au sujet des détails de leur hébergement;
• Tenir à jour des rapports, des dossiers et de la documentation détaillés liés aux déplacements, à l’hébergement et aux activités d’inscription;
• Élaborer et gérer le processus d’inscription dans Cvent pour les événements, y compris la création de formulaires d’inscription en ligne et de bases de données;
• Surveiller et suivre les numéros d’inscription, en fournissant des mises à jour régulières aux organisateurs d’événements;
• Gérer les demandes de renseignements des participants et participantes et le soutien lié au processus d’inscription;
• Autres tâches liées à la planification d’événements mineurs, comme la réception de données, l’établissement du calendrier, l’approvisionnement, la production de rapports, etc.
   

Renseignements sur l’équipe

Deloitte est à la recherche d’un coordonnateur ou d’une coordonnatrice de voyages de groupe qui possède une expérience éprouvée dans le domaine, idéalement dans un contexte d’affaires. La personne retenue travaillera en collaboration avec l’équipe de l’Université Deloitte – Nord afin d’offrir une expérience d’apprentissage exceptionnelle à nos gens. 

Assez parlé de nous, parlons de vous

Compétences :
 

• Au moins deux ans d’expérience en gestion de voyages d’affaires et de blocs de chambres, en tourisme d’accueil ou en inscription à des événements;
• Excellentes compétences en matière de communication et de service à la clientèle et solide capacité à interagir avec une équipe diversifiée dans un environnement de travail dynamique;
• Capacité éprouvée à mener simultanément plusieurs programmes tout en gérant des priorités en évolution rapide et des périodes de pointe;
• Compétences éprouvées en matière de production de rapports et de gestion des données et minutie;
• Connaissance de la suite Microsoft Office (particulièrement Excel) et expérience antérieure avec Concur;
• Connaissance de Cvent, un atout;

Exigences :
 

• Capacité à travailler selon un horaire de travail par quart qui change toutes les trois semaines (de 8 h à 16 h 30; de 10 h à 18 h 30; de 11 h 30 à 20 h [HE]);
• Souplesse nécessaire pour faire des heures supplémentaires au besoin.
   

Rémunération totale

L’échelle salariale pour ce poste est de 47,000 $ à 78,000 $. Certaines personnes peuvent être admissibles à notre programme de prime. Sur le plan salarial, Deloitte se concentre sur l’équité et la compétitivité. Nous établissons régulièrement des comparaisons aux données de référence du marché établies pour divers postes, secteurs, cibles et niveaux. Notre approche est fondée sur l’importance de reconnaître les forces et les contributions uniques de chaque personne et de récompenser celle-ci pour la valeur qu’elle apporte.

La rémunération totale offerte par Deloitte s’étend bien au-delà des programmes traditionnels de rémunération et d’avantages sociaux et est conçue pour reconnaître les contributions des employés, favoriser le mieux-être personnel et soutenir la croissance du Cabinet. En plus d’un salaire de base concurrentiel et de possibilités de rémunération variable, nous offrons un large éventail d’initiatives qui nous distinguent en tant qu’organisation axée sur les gens. Voici quelques exemples représentatifs : une couverture de 4 000 $ par année pour du soutien en santé mentale, un compte de dépenses personnelles flexible de 1 300 $, plus de 38 jours de congé (dont 10 journées de fermeture à l’échelle du Cabinet, appelées les « Journées Deloitte »), des formules de travail à la carte et une structure de travail hybride.