City : Saint Laurent, Quebec

Category : Temporary/Contract

Industry : Recruitment/Staffing

Employer : The Adecco Group

• Lieu: Saint Laurent, QC | 3 jours au bureau / 2 jours à distance.
• Type d'emploi : Contrat de 6 mois offre un potentiel de prolongation | Temps plein

• Recrutement rapide, paiement hebdomadaire.
• Avantages médicaux et dentaires une fois qualifié.
• Programmes de formation gratuits.
• Processus d'intégration nouveau et plus rapide.

• Coordonner les visites annuelles du personnel Global/Area au Canada.
• Fournir un soutien général aux réunions, y compris l’organisation, le suivi des appels, le maintien des horaires de bureau et l’obtention de nourriture et de fournitures.
• Coordonner les points saillants mensuels et annuels du département.
• Maintenir les listes d’employés et les organigrammes du département.
• Fournir un soutien financier aux activités départementales, y compris les commandes d'achat, SAP, la facturation et la gestion des fournisseurs.
• Assurer la conformité des projets en respectant les politiques et procédures applicables.
• Gérer le calendrier du directeur et celui de son équipe, traiter les rapports de dépenses et coordonner les réunions.
• Établir des relations solides et collaborer avec les parties prenantes internes pour améliorer la performance du département des affaires médicales.
• Gérer le flux d'informations des clients internes et externes.
• Coordonner l'installation de bureau et l'intégration des nouveaux employés, au besoin.
• S'engager à un apprentissage et un développement personnel continus dans le rôle.

• Doit être légalement autorisé à travailler et à résider au Canada.
• Diplôme de CEGEP en administration ou dans un domaine connexe.
• Minimum de 3 ans d'expérience dans un poste similaire.
• Compétences supérieures en gestion d'événements et compétences en communication efficaces en anglais et en français (niveau avancé, oral et écrit).
• Maîtrise de MS Office et à l'aise avec la navigation dans diverses bases de données ; connaissances en SAP (Icertis de préférence) sont un atout.
• Compréhension de l'industrie biotechnologique/pharmaceutique considérée comme un atout.
• Capacité démontrée à gérer un volume élevé de tâches et de priorités tout en assurant l'excellence de l'exécution.
• Excellent esprit d'équipe avec des compétences en gestion du temps au-dessus de la moyenne.
• Capacité à travailler sous pression, respecter des délais stricts et s'adapter à de nouveaux défis.

• Location: Saint Laurent, QC | 3 days in the office / 2 days remote.
• Job type: Temporary | Full-time

• Hires fast, pays weekly.
• Medical and dental benefits once qualified.
• Free training programs
• New and quicker onboarding process

• Coordinate yearly Global/Area staff visits to Canada.
• Provide general meeting support, including organizing, following up on calls, maintaining office schedules, and obtaining food and supplies.
• Coordinate monthly and yearly departmental highlights.
• Maintain department employee lists and organizational charts.
• Provide financial support for departmental activities, including POs, SAP, invoicing, and vendor management.
• Ensure compliance of projects by adhering to applicable policies and procedures.
• Manage the Director’s calendar and their team’s schedules, handle expense reports, and coordinate meetings.
• Build strong relationships and collaborate with internal stakeholders to enhance performance across the Medical Affairs Department.
• Manage information flow from internal and external customers.
• Coordinate new employee office set-ups and onboarding as needed.
• Commit to ongoing learning and personal growth within the role.

• Must be legally eligible to work and reside in Canada.
• CEGEP degree in Administration or a related field.
• Minimum of 3 years of experience in a similar role.
• Superior event management skills and effective communication skills in English and French (advanced level, oral and written).
• Proficient in MS Office and comfortable navigating various databases; SAP knowledge (Icertis preferred) is a plus.
• Understanding of the biotechnology/pharmaceutical industry is an asset.
• Proven ability to manage a high volume of tasks and priorities while ensuring execution excellence.
• Strong team player with above-average time management skills.
• Ability to work under pressure, meet strict deadlines, and adapt to new challenges.