City : Ottawa

Category : Contract

Industry : Education

Employer : University of Ottawa

L’Université d’Ottawa — Un carrefour d’idées et de cultures 

L’Université d’Ottawa compte une communauté dynamique de plus de 50 000 étudiants, professeurs et employés administratifs qui vivent, travaillent et étudient en français et en anglais. Notre campus est un véritable carrefour des cultures et des idées, où les esprits audacieux se rassemblent pour relancer le débat et faire naître des idées transformatrices. Nous croyons au pouvoir de la représentation, et que l’augmentation de la diversité de notre corps professoral et de notre personnel administratif soutient cet objectif. Notre but est d’offrir aux étudiants la meilleure expérience d’apprentissage possible, dans un environnement qui reflète la diversité de ses membres, de leurs idées et de leurs identités.
 
Nous sommes l’une des 10 meilleures universités de recherche du Canada ; nos professeurs et chercheurs explorent de nouvelles façons de relever les défis d’aujourd’hui. Classée parmi les 200 meilleures universités du monde, l’Université d’Ottawa attire les plus brillants penseurs et est ouverte à divers points de vue provenant de partout dans le monde. Nos employées et employés sont animés par un objectif commun d’amélioration continue, de croissance personnelle, d’excellence du service, de travail d’équipe et d’une passion pour l’apprentissage avec le désir de faire de l’Université d’Ottawa et du monde un endroit meilleur. Nous reconnaissons la valeur et la contribution de chacun et chacune pour appuyer la renommée internationale de notre établissement. Mais par-dessous tout, nous vous offrons la possibilité de réaliser votre plein potentiel. À l’Université d’Ottawa, vous avez votre place!

Au sujet de la Faculté des Sciences sociales 
La FSS offre, en français et en anglais, des programmes de baccalauréat, de maîtrise et de doctorat répartis dans neuf départements, écoles et instituts. Avec ses quelque 10 000 étudiantes et étudiants, ses 260 professeurs réguliers, son vaste choix de programmes et ses centres de recherche, la Faculté des sciences sociales occupe une place privilégiée au cœur de l’Université d’Ottawa. Les étudiants diplômés de la Faculté, encadrés par des chercheurs chevronnés, mènent des travaux de fine pointe dans ses nombreux programmes de maîtrise et de doctorat. Avec son complément d’une centaine d’employés administratifs, la faculté est fière d’offrir un environnement de travail collaboratif qui favorise la pensée inspirée, l’ingéniosité créative et l’excellence. Ce poste est situé au sein de l'Institut de l'environnement (qui fait partie de la Faculté des sciences sociales). L'Institut est un réseau de recherche national et un groupe de réflexion sur les politiques qui effectue des recherches de classe mondiale et travaille avec des partenaires publics et privés - le tout pour faire avancer des politiques pratiques et des solutions de marché pour une économie plus forte et plus propre.

Raison d’être du poste:
Planifie, gère et promeut des événements qui engagent les parties prenantes, sensibilisent la communauté, favorisent les liens entre les partenaires stratégiques et l'Institut de l'environnement (Smart Prosperity Institute), et soutiennent les activités de recrutement, de collecte de fonds et de recherche.

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes:

• Planification des événements : Planifier et conceptualiser, pour l’ensemble de l’Institut, différents événements sur campus et hors campus destinés à mobiliser les diplômés, sensibiliser la communauté, tisser des liens avec les partenaires stratégiques et la communauté universitaire, soutenir les efforts de recrutement et de financement ainsi que les activités de recherche. À cette fin, mener des discussions avec les clients, cerner les besoins et les échéances, établir le budget, planifier et coordonner toutes les étapes de la mise en œuvre de l’événement.
• Gestion des événements : Gérer et organiser toute la logistique des événements, tels que les réservations, les locations, les inscriptions et invitations, services de traiteur, l’installation des équipements et l’agencement des espaces. Superviser le déroulement des événements tout en étant disponible pour toute résolution de problèmes qui pourraient survenir. Accueillir les invités et agir comme hôte et représentant de l’Université durant chaque événement.
• Supervision des autres : Embaucher, former et coordonner et superviser le travail du personnel chargé du soutien requis pour la réalisation des événements, tel que les bénévoles et les traiteurs, et s’assurer que leurs tâches sont accomplies selon les normes et directives données.
• Gestion budgétaire : Gérer les budgets reliés à l’organisation et au déroulement des événements, tout en assurant le respect des limites budgétaires, des politiques, règlements et procédures connexes.
• Promotion : Participer à la planification et à l’élaboration des plans de promotion requis pour assurer la réalisation des événements afin de maximiser la sensibilisation et la participation.
• Assurance de la qualité : Élaborer des indicateurs de rendement et surveiller le rendement en effectuant des consultations et des sondages afin de maximiser l’efficacité des événements. Analyser les résultats et apporter des améliorations pour optimiser les protocoles applicables à la tenue d’événement. Préparer des rapports, des comptes rendus et des évaluations de suivi post événementiels afin de s’assurer que chaque événement a atteint ses objectifs.
• Communication et liaison : Établir et entretenir des relations de travail efficaces avec les fournisseurs et les partenaires internes et externes afin d’assurer le bon déroulement des opérations sous sa responsabilité.

Ce que vous apportez:
 

• Diplôme collégial en marketing, gestion d'événements, collecte de fonds ou communications, ou une combinaison équivalente d'études, de formation et d'expérience.
• Un minimum de cinq ans d'expérience dans un rôle similaire.
• Capacité avérée à formuler des idées créatives et à analyser, évaluer et négocier les détails pour créer un événement réussi.
• Excellentes aptitudes en relations interpersonnelles et en communication
• Excellentes aptitudes à la résolution de problèmes
• Capacité à travailler sous pression et à respecter échéanciers stricts
• Expérience en gestion de projet
• Expérience en supervision d'équipes et de bénévoles
• Connaissance des principes et pratiques de gestion budgétaire
• Connaissance des systèmes et logiciels informatiques tels que les applications Web et les logiciels de conception graphique, les plateformes de médias sociaux, les tableurs, les bases de données et les logiciels de présentation. 
• Expérience de travail dans le domaine de la recherche, des organisations sans but lucratif ou de la politique environnementale, considérée comme un atout.
• Bilinguisme (français et anglais), considéré comme un atout.

Compétences clés à l’Université d’Ottawa:
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa: 

Planification : Organiser dans le temps une succession d'actions ou d'évènements afin de réaliser un objectif ou un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre des activités quotidiennes.
Initiative : Démontrer de la créativité et de l’initiative à suggérer des améliorations et encourager des résultats positifs. Être proactif et entreprenant en étant disposé à aller au-delà lorsqu'il est possible de le faire.
Souci de la satisfaction de la clientèle : Aider ou servir les autres pour répondre à leurs besoins. Cela implique déterminer et anticiper les besoins de la clientèle interne et externe et trouver les moyens d'y répondre.
Travail d’équipe et collaboration : Collaborer et travailler avec les membres de l’équipe afin d’atteindre l’objectif commun. Accepter et offrir une rétroaction constructive. Savoir adapter son comportement pour atteindre des objectifs de l’équipe.

The University of Ottawa—A crossroads of cultures and ideas

The University of Ottawa is home to a dynamic community of over 50,000 students, faculty and staff, who live, work and study in both French and English. Our campus is a crossroad of cultures and ideas, where bold minds come together to inspire game-changing ideas. We believe in the power of representation, and that increasing the diversity of our faculty and staff supports this objective. Our goal is to provide students with the best possible learning experience, in an environment that reflects the diversity of its people, their ideas, and their identities. 

We are one of Canada’s top 10 research universities—our professors and researchers explore new approaches to today’s challenges. One of a handful of Canadian universities ranked among the top 200 in the world, we attract exceptional thinkers and welcome diverse perspectives from across the globe. Our employees come together around the shared purpose of constant improvement, personal development, service excellence, teamwork and a passion for learning with a desire to make uOttawa and the world a better place. Everyone's contributions are valued, we all play a part in making uOttawa a world-class institution. Most importantly, we make it possible for you to achieve your full potential. Because at uOttawa, you belong!

About the Faculty of Social Sciences
The FSS comprises nine departments, schools and institutes, which offer undergraduate, masters and doctoral programs in both English and French. With its 10,000 students, 260 full-time professors, and wide array of programs and research centres, the Faculty of Social Sciences plays a key role at the heart of the University of Ottawa. Its graduate students are supervised by excellent researchers and undertake cutting-edge research in the Faculty's masters and Ph.D. programs.  Along with its complement of about 100 administrative employees, the faculty is proud to provide a collaborative working environment that inspires new ideas, encourages creative ingenuity, and promotes excellence. This role is situated within the Institute of the Environment (part of the Faculty of Social Sciences). The Institute is a national research network and policy think tank that delivers world-class research and work with public and private partners – all to advance practical policies and market solutions for a stronger, cleaner economy.

Position purpose:
The incumbent will plan, manage and promote events that engage internal and external stakeholders, raise awareness in the community, foster ties between strategic partners and the Institute of the Environment (Smart Prosperity Institute), and support recruitment, fundraising and research activities.

In this role, your responsibilities will include:

• Plans events: Plans and designs various on- and off-campus events that engage stakeholders, raise awareness in the community, build ties between strategic partners and the academic community, and support recruitment, fundraising and research activities. To this end, discusses with clients and partners, identifies requirements and deadlines, sets budgets, plans and coordinates all the steps required to conduct events.
• Manages events: Organizes and manages all the logistics surrounding events, such as reservations, rentals, registration and invitations, catering services, equipment installation and set up of spaces. Supervises the running of these events and remains available to resolve any problems that might arise. Welcomes guests and acts as a representative of the Institute and host for each event.
• Supervises others: Hires and trains individuals, such as volunteers and caterers, and coordinates and supervises their work to ensure that they carry out their duties as directed and to the required standard.
• Manages budgets: Manages budgets related to the organization and running of events, while staying within budget limits and complying with related policies, regulations and procedures.
• Advertising: Participates in planning and designing the marketing plans required to conduct events and maximize stakeholder awareness and participation.
• Quality assurance: Develops performance indicators and monitors performance by conducting consultations and surveys to maximize event effectiveness. Analyzes results and makes improvements to optimize event protocols. Writes reports, summaries, and post-event evaluations to ensure that each event has met its objectives.
• <span style="font-family:Arial,