City : Saint-Laurent, Quebec

Category : Full time

Industry : Administrative

Employer : Shoppers Drug Mart®

Referred applicants must not apply directly to this role. All referred applicants must use their unique referral link generated when they are referred by an existing colleague.

Location:

At Shoppers Drug Mart, we’re innovating health and wellness in Canada. From prescriptions to walk-in clinics, and a beloved loyalty program, we’re caring and supporting our customers in new ways every day.
With more than 1,300 locally owned and operated stores from coast to coast, the Shoppers Drug Mart network is more than a great place to shop, it’s a great place to work.  We’re committed to building our talented team who champion collaboration, kindness and inclusivity. Join our team, and help recognize a healthy future for your career and for all Canadians.

Why this role is important?

Aperçu
Relevant directement du vice-président, Exploitation, le ou la titulaire du poste coordonne diverses tâches administratives pour soutenir le vice-président et l’équipe de l’exploitation. Il ou elle doit déployer des compétences poussées en communication, organisation et administration, être autonome et faire preuve d’un bon jugement pour résoudre les problèmes. Il ou elle doit traiter des documents de nature délicate de manière professionnelle et confidentielle.


Principales responsabilités

• Déployer des compétences informatiques poussées pour l’exécution de rapports, documents, procès-verbaux et autres tâches administratives.
• Compiler, produire et distribuer divers rapports d’exploitation et de fin de période aux équipes de l’exploitation pour assurer la transmission de renseignements en temps opportun.
• Répondre aux demandes de renseignements de la part des magasins et de l’équipe de l’exploitation pour résoudre les problèmes ou préoccupations avec efficacité et rapidité.
• Maintenir le calendrier des vice-présidents en organisant les réunions de la société et en fixant les rendez-vous avec les employés internes et les visiteurs externes pour une utilisation optimale du temps.
• Recevoir, trier et classer par ordre de priorité le courrier, prendre connaissance des mesures à prendre et des dates d’échéance afin d’assurer la rapidité des réponses et des mesures à prendre. Accepter et organiser la livraison des colis pour assurer la distribution en temps opportun des trousses et des documents.
• Organiser et confirmer les réservations de voyage au nom du vice-président, afin d’économiser du temps et des coûts.
• Organiser et maintenir divers systèmes de classement pour contrôler et conserver les données et la documentation et faciliter l’extraction des renseignements.
• Effectuer d’autres tâches administratives comme le classement, la transmission par télécopieur, la numérisation des documents, le contrôle des dépenses, la codification des factures et la préparation des documents et rapports, etc. pour assurer le bon déroulement des activités du service.

Compétences, connaissances et formation
Compétences
Ce poste nécessite un grand esprit d’initiative et un très bon sens de jugement afin d’organiser et de prioriser les tâches, la charge de travail et les projets. La courtoisie, le tact et la diplomatie sont de mise lors des échanges avec les collègues et dans les relations de travail quotidiennes.

• Posséder une bonne compréhension des méthodes de travail connexes pour s’adapter aux diverses tâches.
• Fournir des renseignements courants pour coordonner les tâches et les méthodes de travail d’autres employés.
• Faire preuve de professionnalisme, de tact, de diplomatie et de discrétion dans ses relations avec les pharmaciens propriétaires et les collègues, y compris les membres de l’équipe de gestion.
• Avoir recours à un bon nombre d’options connues pour résoudre les problèmes et apporter des améliorations.
• S’adapter facilement pour établir et prioriser le travail en fonction de diverses exceptions. Être capable de travailler avec divers personnalités et styles.
• Communiquer clairement, verbalement et dans des situations individuelles ou de groupe, ou au téléphone.
• Communiquer clairement par écrit en rédigeant des documents clairs; posséder des compétences de révision et de correction d’épreuves.
• Démontrer des aptitudes informatiques pour produire des rapports, documents et présentations. Connaître plusieurs logiciels.
• Bilinguisme tant à l'oral qu'à l'écrit (Français et Anglais)

Expérience

• Plus de deux ans, mais moins de trois ans d’expérience dans le domaine de l’administration de bureau ou une expérience équivalente.

Formation

• Études postsecondaires équivalentes à un diplôme collégial en administration ou domaine connexe.

Certificats, licences ou attestations

• S.O.

Conditions de travail
* Le ou la titulaire devra faire les efforts physiques suivants; toutefois, des accommodements peuvent être mis en place pour permettre aux personnes handicapées d’assurer leurs fonctions.

Efforts physiques

• Beaucoup de temps assis dans une position confortable avec la possibilité de se lever ou de se déplacer fréquemment. Le ou la titulaire du poste pourrait devoir, de temps à autre, se mettre à genoux, s’étirer pour atteindre des objets, se pencher et transporter des objets légers consistants en fournitures de bureau comme du papier, des fichiers ou autres.

Environnement physique

• Le travail est principalement effectué dans le confort d’un bureau où il y a un minimum d’exposition à la poussière, aux émanations, aux écarts de température et d’autres caractéristiques sensorielles. Le niveau de bruit à tout moment donné est léger ou modéré, mais il peut y avoir des interruptions fréquentes.

Concentration sensorielle

• Le ou la titulaire du poste sera couramment appelé(e) à porter une grande attention, nécessitant la plupart du temps l’utilisation de deux sens ou plus simultanément.

Stress

• Le ou la titulaire du poste peut être exposé(e) à des situations qui peuvent causer du stress léger. Le respect des échéances, les tâches multiples et l’accomplissement d’un travail précis peuvent représenter des pressions. Les niveaux de stress ressentis ne devraient pas être dérangeants pour le travail ni causer de réactions désagréables fortes et persistantes.

Why work at Shoppers Drug Mart?
Acting as consultants, supporting internal customers and the Associate-Owners, you will get experience unique to the retail industry while working for an award-winning national brand.   Benefit from a competitive pay program and online learning through Academy.
Take ownership of your work and find more ways to care about your work, co-workers, customers and community.

How You’ll Succeed:

At Shoppers Drug Mart Inc., we seek great people to continually strengthen our culture.  We believe great people model our values, are authentic, build trust and make connections. 

If that sounds like you, and you are open-minded, responsive to change and up to the challenges provided in a fast-paced retail environment, apply today. 

Employment Type:

Type of Role:

Shoppers Drug Mart Inc. recognizes Canada's diversity as a source of national pride and strength. We have made it a priority to reflect our nation’s evolving diversity in the products we sell, the people we hire, and the culture we create in our organization. Accommodation is available upon request for applicants with disabilities in the recruitment and assessment process and when hired.

In addition, we believe that compliance with laws is about doing the right thing.  Upholding the law is part of our Code of Conduct – it reinforces what our customers and stakeholders expect of us.

Please Note: If you have Employee Self Service (ESS) on Workday, apply to this job via the Workday application.