City : Ottawa, ON, Canada

Category : Temps plein

Industry : Éducation Supérieur

Employer : University of Ottawa

Suivez-nous sur LinkedIn

Type d’emploi :

Employé

Durée en mois (pour les emplois à durée déterminée) :

62

Famille d’emplois :

Soutien administratif

Nombre de postes à pourvoir :

1

Faculté/Service - Département :

Research - Gerolin A.

Campus :

Campus principal

Affiliation syndicale :

N/A

Date d’affichage :

November 21, 2024

Les candidatures doivent être reçues AVANT LE:

December 09, 2024

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

Personnel non syndiqué, classe NC5 - 35 heures

Échelle salariale :

$66,049.00 - $81,972.00

Au sujet de la Faculté des sciences:
 
Bienvenue à la Faculté des sciences, un endroit idéal pour apprendre, explorer, remettre en question, découvrir - en ouvrant votre imagination et en repoussant les limites. C'est un temps passionnant pour faire partie d'une carrière enrichissante dans les domaines des sciences de la vie, des sciences naturelles et des mathématiques. Vous aurez accès à des installations de classe mondiale, notamment notre complexe de sciences, de technologie, d'ingénierie et de mathématiques (STEM), notre vaste complexe de biosciences et notre complexe de recherche avancée de pointe, qui font l'envie de nombreuses universités. Nous entretenons des liens étroits avec une multitude de centres de recherche publics et privés, nous permettant d'innombrables possibilités et expériences. 

Nous sommes devenus un véritable centre d'excellence, reconnu au Canada et à l'étranger pour nos prouesses en enseignement et dans nos laboratoires, où nos chercheurs s'attaquent à certaines des questions scientifiques les plus importantes et les plus pertinentes de notre époque. Notre passé est un témoignage de notre passion, tout comme le sera notre avenir. En ferez-vous partie?

Raison d'être du poste

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes:

• Finances et budget : Coordonner les opérations financières courantes et l’ensemble des activités et processus en lien avec l’administration des budgets du secteur financés à l’interne ou à l’externe, pour maintenir l’intégrité et la transparence des finances et pour assurer la conformité aux politiques établies. Effectuer toutes les recherches et analyses nécessaires pour formuler des recommandations aux gestionnaires ou aux chercheurs sur la préparation efficace des budgets, les projections budgétaires et les déficits pour maximiser les revenus et contenir les dépenses. 

• Paie : Préparer les demandes de rémunération ainsi que la documentation requise pour la production des contrats, puis administrer la rémunération des employés occasionnels et nommés pour une période déterminée pour assurer la conformité aux politiques établies et pour réduire au minimum la possibilité de nuire aux employés touchés, comme l’interruption de la paie. Vérifier l’exactitude des rapports sur la paie et assurer la liaison avec les Services de la paie pour corriger les incohérences.

• Ressources humaines : Servir de personne-ressource pour le secteur en ce qui concerne les demandes de renseignements portant sur la classification, la dotation, la rémunération totale, les congés et l’évaluation du rendement pour interpréter les conventions collectives et les politiques, pour expliquer les procédures et pour faciliter les processus. Faire connaître les outils de gestion pour renforcer l’engagement des employés au sein du secteur dans l’objectif de maximiser leur productivité et de réduire au minimum le roulement du personnel. Au besoin, servir d’approbateur de 2e niveau des demandes de congés pour assurer la conformité aux politiques en vigueur. Coordonner le processus du Régime travail-études (de l’affichage au recouvrement des coûts) pour soutenir les besoins opérationnels du secteur.

• Ressources physiques : Gérer les ressources physiques pour assurer l’utilisation la plus efficiente de l’espace du secteur. À cette fin, recevoir, analyser et traiter les nouvelles demandes, coordonner l’aménagement et les panneaux des salles et veiller en tout temps au respect des normes d’accessibilité. Tenir des dossiers exacts sur les détenteurs de clé et des renseignements connexes sur la sécurité de l’accès pour le personnel du secteur pour assurer la confidentialité des dossiers. Servir de représentant de la santé et de la sécurité du secteur, pour bien communiquer les politiques et pratiques sur la santé et la sécurité et pour surveiller la conformité en vue de réduire au minimum le risque pour les étudiants et le personnel. 

• Ressources matérielles : Servir de personne-ressource pour le secteur en ce qui concerne les demandes de renseignements portant sur les politiques d’approvisionnement, les procédures connexes et les fournisseurs de sorte qu’elles soient bien interprétées et respectées. Gérer les ressources matérielles du secteur pour s’assurer qu’il y a suffisamment de matériel disponible pour répondre aux besoins opérationnels. À cette fin, acheter les biens et les services, et créer des contrats de service, par bon de commande ou par carte de crédit, conformément à toutes les politiques pertinentes. 

• Gestion de dossiers : Tenir un système efficace de classement et de gestion de dossiers pour préserver la confidentialité des dossiers et veiller à la disponibilité de documents complets et exacts à des fins de consultation future ou de vérification.

Ce que vous apportez:

• Connaissance approfondie des principes d’administration, de comptabilité et des ressources financières et humaines, normalement acquise au moyen d’une formation postsecondaire dans une discipline connexe ou combinaison équivalente d’études et d’expérience de travail.

• Au moins trois années d’expérience manifeste dans un rôle semblable. 

• Connaissance des systèmes informatiques et des logiciels, y compris les systèmes financiers, les tableurs, les bases de données, Internet et le courriel.

• Expérience de l’interprétation, de l’explication et de l’application des politiques et règlements.

• Expérience de travail dans un milieu syndiqué et de l’interprétation des conventions collectives.

• Expérience de la préparation de rapports.

• Capacité de produire du travail de qualité supérieure sous pression, tout en respectant des délais serrés.

• Excellentes aptitudes en relations interpersonnelles et en communication.

• Bon sens de l’organisation.

• Sens élevé de la discrétion.

• Bilinguisme — français et anglais (expression orale et écrite).

#LI-Onsite

Compétences clés à l’Université d’Ottawa :
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :

Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.
Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.
Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.
Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.