City : Ottawa, ON, Canada

Category : Temps plein

Industry : Éducation Supérieur

Employer : University of Ottawa

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Type d’emploi :

Employé

Durée en mois (pour les emplois à durée déterminée) :

N/A

Famille d’emplois :

Admissions

Nombre de postes à pourvoir :

2

Faculté/Service - Département :

InfoService

Campus :

Campus principal

Affiliation syndicale :

PSUO

Date d’affichage :

November 28, 2024

Les candidatures doivent être reçues AVANT LE:

December 09, 2024

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

SSUO Grade 08

Échelle salariale :

$62,218.00 - $78,589.00

À propos des affaires étudiantes :

Le Service des affaires étudiantes est au cœur même de l'expérience étudiante à l'Université d'Ottawa. Nous recrutons les meilleurs futurs étudiants, nous les soutenons tout au long de leurs années universitaires et nous les laissons bien préparés à des carrières épanouissantes et à des études futures. Notre équipe de plus de 600 employés dévoués fournit les services qui permettent aux étudiants d'être heureux, de se sentir bien et de s'épanouir dans la poursuite de leurs ambitions. Nous les aidons à postuler et à s'inscrire aux cours, nous supervisons 11 résidences et une salle à manger primée, nous organisons des événements amusants et des activités sportives universitaires, nous gérons un programme innovant de développement de carrière et d'apprentissage par l'expérience, et bien plus encore !

Il n'y a rien de plus gratifiant que d'aider les générations futures à atteindre leur plein potentiel dans une université de classe mondiale. Grâce à notre large éventail d'opportunités de carrière et de parcours de développement professionnel, nous sommes certains que vous apprécierez l'expérience autant que nos étudiants.

CETTE OFFRE D'EMPLOI CONCERNE 3 POSTES

Raison d’être du poste:

Planifier, coordonner et contrôler les cycles de changements de programmes pour tous les programmes de premier cycle, en veillant à une interprétation et une application précises des pratiques, des processus et des politiques. L'objectif est d'améliorer l'efficacité et l'efficience du processus. Personne-ressource pour les questions relatives au processus de changement de programme et à la prise de décision.

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes:

• Analyser les demandes de changement de programme pour les programmes de premier cycle offerts dans une faculté d'entrée directe, en évaluant les exigences d'admission, la performance académique, les prérequis et d'autres critères d'admissibilité, pour différents types de candidats. Prendre des décisions pour admettre, différer ou refuser les candidatures en fonction des critères établis.

• Développer et mettre en œuvre des procédures et des outils pour rationaliser le processus de changement de programme. Rédiger et mettre à jour les manuels de procédures pour un usage interne. Exercicer un contrôle strict sur les quotas d'admission et surveiller de près les statistiques pertinentes.

• Préparer et réviser les informations relatives au processus de changement de programme sur le site web. Mettre à jour la documentation liée aux formulaires de demande de changement de programme et aux communications automatisées pour améliorer l'expérience universitaire.

• Configurer la plateforme de demandes de changement de programme et superviser l'intégrité des données pour garantir des informations précises et fiables.

• Agir en tant que personne-ressource pour les services et les facultés concernant toutes les questions liées aux changements de programme, en offrant des conseils et un soutien selon les besoins.

• Former et servir de ressource opérationnelle pour les facultés, les services et les membres de l'équipe, selon les besoins. Peut superviser les employés de première ligne ou intégrer de nouveaux membres du personnel et les aider dans leur intégration, en garantissant une intégration fluide et un soutien efficace de l'équipe.

• Guider et conseiller les étudiants sur des parcours académiques alternatifs s'ils se voient refuser l'admission à leur programme préféré, en recommandant des options appropriées et en fournissant un soutien tout au long du processus.

• Promouvoir la sensibilisation au sein de la communauté de l'Université d'Ottawa concernant l'impact du retrait des études, des changements de programme, des critères de mise à niveau et d'autres questions liées à l'admissibilité des étudiants.

• Exécuter les tâches du Senior Officer lors des périodes de pointe en veillant à ce que toutes les responsabilités et obligations du Senior Officer soient remplies pendant ces périodes.

• Collaborer sur divers projets identifiés par le Bureau du registraire. Aider à la création des plans de projet, à la définition des objectifs, des buts, des livrables et des délais. Collaborer avec l'équipe de projet sur les tests et la mise en œuvre pour garantir la réussite du projet.

• Animer des ateliers et/ou des présentations sur les processus de changement de programme, les exigences des programmes et les questions procédurales destinées aux étudiants et aux membres du corps professoral.

Ce que vous apportez :  

• Diplôme universitaire en administration ou dans une discipline connexe, ou une combinaison équivalente de formation et d'expérience professionnelle.

• Minimum de 3 ans d'expérience démontrée dans un rôle similaire.

• Bilinguisme - Français et anglais (parlé et écrit).

• Solides compétences en conseil, influence et consultation, y compris la capacité d'écouter, poser des questions, résumer et traduire les informations pour prendre des décisions efficaces et résoudre des problèmes.

• Compréhension avancée démontrée des programmes postsecondaires, des services universitaires et de la structure institutionnelle, ainsi qu'une maîtrise avancée de la navigation dans des systèmes d'information et des procédures complexes.

• Service client exceptionnel pour offrir un service de qualité à une clientèle diversifiée et exigeante, en faisant preuve d'empathie tout en restant décisif.

• Capacité à travailler de manière autonome, sous pression avec des délais stricts, à gérer du matériel hautement sensible et confidentiel tout en restant concentré dans un environnement à fort volume et à haute pression ; coordonner une multitude de priorités et de tâches.

• Capacité démontrée à prendre des décisions éclairées dans un environnement caractérisé par des informations vastes et complexes, en veillant à ce que les décisions soient bien fondées et alignées avec les objectifs institutionnels.

• Compétences informatiques solides et expérience des applications telles que la suite Microsoft Office, y compris une connaissance intermédiaire/avancée d'Excel et la capacité à suivre et à s'adapter aux évolutions technologiques.

• Excellente capacité à effectuer des calculs et des validations mathématiques.

• Expérience dans l'analyse, la gestion et le contrôle des dossiers académiques.

• Compétences interpersonnelles et de communication efficaces et capacité à collaborer efficacement au sein d'un environnement d'équipe.

• Expérience dans la rédaction administrative dans les deux langues officielles.

• Capacité à travailler en soirée et les week-ends si nécessaire.

Compétences clés à l’Université d’Ottawa :
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :

Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.
Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.
Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.
Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.