City : Ottawa

Category : Temps plein

Industry : Éducation Supérieur

Employer : University of Ottawa

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Motif de l'offre d'emploi:

Remplacement d'un poste permanent

Type d’emploi :

Employé

Durée anticipée en mois (pour les contrats et les affectations temporaires):

N/A

Famille d’emplois :

Administration des études

Nombre de postes à pourvoir :

1

Faculté/Service - Département :

Opérations_École de psychologie

Campus :

Campus principal

Affiliation syndicale :

PSUO

Date d’affichage (AAAA/MM/JJ):

2026/06/04

Les candidatures doivent être reçues AVANT LE (AAAA/MM/JJ):

2026/06/15

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

SSUO Grade 07

Échelle salariale :

$59,038.00 - $74,574.00

Au sujet de la Faculté des Sciences Sociales 
La FSS offre, en français et en anglais, des programmes de baccalauréat, de maîtrise et de doctorat répartis dans neuf départements, écoles et instituts. Avec ses quelque 10 000 étudiantes et étudiants, ses 260 professeurs réguliers, son vaste choix de programmes et ses centres de recherche, la Faculté des sciences sociales occupe une place privilégiée au cœur de l’Université d’Ottawa. Les étudiants diplômés de la Faculté, encadrés par des chercheurs chevronnés, mènent des travaux de fine pointe dans ses nombreux programmes de maîtrise et de doctorat. Avec son complément d’une centaine d’employés administratifs, la faculté est fière d’offrir un environnement de travail collaboratif qui favorise la pensée inspirée, l’ingéniosité créative et l’excellence.

Raison d’être du poste:

Sous la supervision du Superviseur, opérations, accueillir et renseigner les étudiants sur les programmes d’études supérieures, ainsi que sur les règlements et procédures. Accomplir diverses tâches reliées aux activités scolaires et administratives de l’unité en accord avec les règlements et les procédures de l’unité, de la Faculté et de l’Université. Assurer un service courtois et rapide qui projette une image positive de l'Université d'Ottawa auprès d’instances internes et externes, et ainsi contribuant à l’expérience universitaire.

Dans ce rôle, vos principales responsabilités comprendront :

• Services d’accueil : Fournir des services de première ligne aux étudiants, aux professeurs et aux instances externes de l’unité.  Identifier les besoins véritables des étudiants afin de renseigner la clientèle potentielle au sujet des programmes d’études et des divers processus et services scolaires.  Renseigner les étudiants et les professeurs sur les procédures et les règlements scolaires et administratifs. Responsable de la boite de courriel générique de l’unité et du compte Talisma de l’Unité.   

• Cheminement scolaire : Procéder à l’inscription des étudiants aux études supérieures, au besoin.  Analyser les dossiers scolaires, les demandes de service, les modifications et les annulations de choix de cours. Renseigner les étudiants sur le processus de l’examen de synthèse, du projet de thèse, de mémoires et des thèses, ou autres demandes de service.  Vérifier l’entrée des notes finales de cours et approuver celles-ci dans le système étudiant. Coordonner l’évaluation d’enseignement et des cours, et les réservations spéciales et participer, au besoin, aux modifications à l’horaire.

• Services d’accueil : Fournir des services de première ligne aux étudiants, aux professeurs et aux instances externes de l’unité.  Identifier les besoins véritables des étudiants afin de renseigner la clientèle potentielle au sujet des programmes d’études et des divers processus et services scolaires.  Renseigner les étudiants et les professeurs sur les procédures et les règlements scolaires et administratifs. Responsable de la boite de courriel générique de l’unité et du compte Talisma de l’Unité.   

• Cheminement scolaire : Procéder à l’inscription des étudiants aux études supérieures, au besoin.  Analyser les dossiers scolaires, les demandes de service, les modifications et les annulations de choix de cours. Renseigner les étudiants sur le processus de l’examen de synthèse, du projet de thèse, de mémoires et des thèses, ou autres demandes de service.  Vérifier l’entrée des notes finales de cours et approuver celles-ci dans le système étudiant. Coordonner l’évaluation d’enseignement et des cours, et les réservations spéciales et participer, au besoin, aux modifications à l’horaire.

• Coordination des divers processus : Responsable d’assurer la préparation des dossiers étudiants pour le processus de l’évaluation annuelle.  Appuyer l’agente scolaire aux études supérieures et la coordonnatrice des opérations scolaires dans la planification du processus d’évaluation et soutenance des thèses de doctorat et remplacer, au besoin, l’agente scolaire aux études supérieures.

• Coordination des examens différés : Recevoir et traiter toutes les demandes d’examens différés.  Coordonner le processus de reprise des examens.

• Corps professoral : Participer au processus de recrutement et de dotation du corps professoral régulier et à temps partiel selon les dispositions des conventions collectives en vigueur (APTPUO).  Préparer les affichages, les offres et les contrats des professeurs à temps partiel.

• Gestion des assistanats et des obligations : Participer au processus de recrutement et de dotation des assistanats en préparant les affichages, les offres et les contrats selon les dispositions des conventions collectives CUPE en vigueur. 

• Rayonnement de l’unité : Fournir un appui à la préparation des activités, telles que les conférences, les séminaires et les activités d’accueil de l’unité en assurant la logistique nécessaire. Effectuer la mise à jour au site web de l’unité dans le respect des normes d’accessibilité.

Ce que vous apportez:

• Connaissance de l'administration normalement acquise au moyen d'un programme d'études postsecondaires ou d'une expérience équivalente.

• Au moins deux (2) années d’expérience manifestée dans un rôle semblable.

• Expérience en service à la clientèle en tant que personne-ressource de 1re ligne.

• Connaissance des structures de l'Université et des règlements universitaires.

• Expérience dans l’interprétation, l’explication et dans l’application de règlements et de méthodes

• Expérience de l'analyse de dossiers et des procédures.

• Expérience de l'utilisation de systèmes informatisés : traitement de textes, base de données, chiffrier, courriel, Internet, gestion du contenu web ainsi que les systèmes scolaires et financiers.

• Capacité de produire du travail de qualité supérieure, tout en respectant des délais serrés.

• Expérience en rédaction administrative bilingue.

• Expérience à travailler sous pression et à organiser son travail.

• Fortes aptitudes en relations interpersonnelles et en communication.

Bilinguisme: français et anglais (expression orale et écrite); les candidats doivent atteindre un niveau de compétence Avancé 1 (Low Advanced) ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde pour être considérés pour ce poste. Le niveau de compétence linguistique des candidats est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Compétences clés à l’Université d’Ottawa :
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :

Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.
Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.
Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.
Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.