City : Ottawa

Category : Contract

Industry : Education

Employer : University of Ottawa

L’Université d’Ottawa — Un carrefour d’idées et de cultures 

L’Université d’Ottawa compte une communauté dynamiquedeplus de 50 000 étudiants, professeurs et employés administratifs qui vivent, travaillent et étudient en français et en anglais. Notre campus est un véritable carrefour des cultures et des idées, où les esprits audacieux se rassemblent pour relancer le débat et faire naître des idées transformatrices. Nous croyons au pouvoir de la représentation, et que l’augmentation de la diversité de notre corps professoral et de notre personnel administratif soutient cet objectif. Notre but est d’offrir aux étudiants la meilleure expérience d’apprentissage possible, dans un environnement qui reflète la diversité de ses membres, de leurs idées et de leurs identités.
 
Nous sommes l’une des 10 meilleures universités de recherche du Canada ; nos professeurs et chercheurs explorent de nouvelles façons de relever les défis d’aujourd’hui. Classée parmi les 200 meilleures universités du monde, l’Université d’Ottawa attire les plus brillants penseurs et est ouverte à divers points de vue provenant de partout dans le monde. Nos employées et employés sont animés par un objectif commun d’amélioration continue, de croissance personnelle, d’excellence du service, de travail d’équipe et d’une passion pour l’apprentissage avec le désir de faire de l’Université d’Ottawa et du monde un endroit meilleur. Nous reconnaissons la valeur et la contribution de chacun et chacune pour appuyer la renommée internationale de notre établissement. Mais par-dessous tout, nous vous offrons la possibilité de réaliser votre plein potentiel. À l’Université d’Ottawa, vous avez votre place!

Au sujet de la Faculté des sciences de la santé 

Laisse ta marque à la Faculté des sciences de la santé !
La santé nous touche tous à cœur et on s'engage à devenir un leader reconnu nationalement et internationalement dans le développement d'approches novatrices liées à la vie active, la promotion de la santé, et des services de qualité.
Notre succès repose sur nos étudiants et notre personnel.

Joignez-vous à nous et chaque jour, vous aurez l'occasion d'avoir un impact significatif alors que nous grandissons ensemble et rendons une incroyable faculté encore meilleure. 

Raison d’être du poste :

Sous la direction de Dr. Josephine Etowa, Directrice du laboratoire CO-CREATH (Collaborative Critical Research on Equity and Transformation in Health) et titulaire de la chaire de recherche de l'OHTN sur la prévention et le traitement du VIH chez les femmes noires, le titulaire a la responsabilité principale de l’exécution des activités scientifiques de base liées à tout projet de recherche, et contribuer à la gestion continue des projets, à l’évaluation de leur avancement et à la diffusion de l’information s’y rapportant. Nous sommes le laboratoire CO-CREATH : le laboratoire de Recherche collaborative critique pour l'équité et la transformation en santé de l'Université d'Ottawa (www.cocreath.com) dirigée par Professeur Josephine Etowa, titulaire de la chaire de recherche de l'OHTN sur la prévention et le traitement du VIH chez les femmes noires. En tant que centre de chercheurs, de stagiaires et de partenaires communautaires, nous nous efforçons d'analyser les déterminants complexes des inégalités en matière de santé, d'identifier les innovations, et créer des solutions aux défis que représente la fourniture d'une santé et de soins de santé de haute qualité à une société diversifiée.

Il s'agit d'un contrat d'un an à temps plein. La personne titulaire du poste apportera son soutien au directeur afin d'assurer le bon fonctionnement du bureau et de soutenir la mise en œuvre des activités et des projets et appuyer la mise en œuvre des activités et des projets. À cette fin, pourra être appelé à organiser des réunions, coordonner la correspondance et les communications, gérer le calendrier, organiser des voyages, préparer des documents et des rapports, coordonner des processus administratifs, coordonner des événements et des projets assignés.

Vous travaillerez en collaboration avec d'autres membres de l'équipe, des départements et un réseau d'acteurs universitaires, gouvernementaux et communautaires au Canada et à l'étranger.    

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes:

• Service à la clientèle : Accueillir, informer et réorienter les clients internes et externes au nom du directeur. Recevoir et trier le courrier destiné au directeur, en déterminer la pertinence et l'urgence afin d'en assurer le suivi, et informer ou impliquer le directeur si nécessaire.
• Gestion du calendrier et des réunions : Gérer le calendrier du directeur, programmer et confirmer les réunions afin d'optimiser l'utilisation du temps. Coordonner les réunions et les réunions de comités dirigées par le directeur. Préparer et distribuer les documents et dossiers nécessaires et assurer le suivi des décisions.
• Gestion des dossiers : Il ou elle établit et maintient un système d'archivage efficace afin de préserver la confidentialité des dossiers et de garantir la disponibilité de dossiers complets et exacts à des fins de référence ou d'audit.
• Arrangements des voyages : Coordonner les arrangements des voyages pour le directeur. Effectuer des recherches auprès des compagnies fournisseurs afin d’obtenir des estimations des coûts et faire les réservations nécessaires en respectant les procédures et les règlements de l’Université. Assembler la documentation nécessaire, faire les suivis et collaborer avec d’autres secteurs à l’Université pour finaliser le processus de paiement de factures et de remboursement des frais de voyage.

Ce que vous apportez:

• Formation post-secondaire en administration ou combinaison équivalente de formation et d'expérience professionnelle.
• Au moins deux ans d'expérience confirmée dans une fonction similaire ; expérience dans un environnement universitaire de préférence.
• Expérience de l'utilisation de systèmes et d'applications informatiques tels que Windows, les logiciels de traitement de texte, les feuilles de calcul, les bases de données, l'internet et le courrier électronique.
• Excellentes compétences en matière de communication, de relations interpersonnelles et de service à la clientèle.
• Expérience de l'interprétation, de l'explication et de l'application de règlements.
• Expérience de la rédaction administrative bilingue.
• Capacité à produire un travail de haute qualité sous pression tout en respectant des délais stricts.
• Esprit d'initiative, autonomie et jugement sûr.
• Solides compétences en matière d'organisation, de gestion du temps, de coordination et de facilitation.
• Excellente maîtrise de l'anglais (parlé et écrit) ; le français est un atout.

Possibilité de télétravail conformément à la politique de télétravail de l'Université d'Ottawa (3 jours sur place et 2 jours à domicile).

Compétences clés à l’Université d’Ottawa:

Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa: 

Planification : Organiser dans le temps une succession d'actions ou d'évènements afin de réaliser un objectif ou un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre des activités quotidiennes.
Initiative : Démontrer de la créativité et de l’initiative à suggérer des améliorations et encourager des résultats positifs. Être proactif et entreprenant en étant disposé à aller au-delà lorsqu'il est possible de le faire.
Souci de la satisfaction de la clientèle : Aider ou servir les autres pour répondre à leurs besoins. Cela implique déterminer et anticiper les besoins de la clientèle interne et externe et trouver les moyens d'y répondre.
Travail d’équipe et collaboration : Collaborer et travailler avec les membres de l’équipe afin d’atteindre l’objectif commun. Accepter et offrir une rétroaction constructive. Savoir adapter son comportement pour atteindre des objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa — Un carrefour d’idées et de cultures 

L’Université d’Ottawa compte une communauté dynamiquedeplus de 50 000 étudiants, professeurs et employés administratifs qui vivent, travaillent et étudient en français et en anglais. Notre campus est un véritable carrefour des cultures et des idées, où les esprits audacieux se rassemblent pour relancer le débat et faire naître des idées transformatrices. Nous croyons au pouvoir de la représentation, et que l’augmentation de la diversité de notre corps professoral et de notre personnel administratif soutient cet objectif. Notre but est d’offrir aux étudiants la meilleure expérience d’apprentissage possible, dans un environnement qui reflète la diversité de ses membres, de leurs idées et de leurs identités.
 
Nous sommes l’une des 10 meilleures universités de recherche du Canada ; nos professeurs et chercheurs explorent de nouvelles façons de relever les défis d’aujourd’hui. Classée parmi les 200 meilleures universités du monde, l’Université d’Ottawa attire les plus brillants penseurs et est ouverte à divers points de vue provenant de partout dans le monde. Nos employées et employés sont animés par un objectif commun d’amélioration continue, de croissance personnelle, d’excellence du service, de travail d’équipe et d’une passion pour l’apprentissage avec le désir de faire de l’Université d’Ottawa et du monde un endroit meilleur. Nous reconnaissons la valeur et la contribution de chacun et chacune pour appuyer la renommée internationale de notre établissement. Mais par-dessous tout, nous vous offrons la possibilité de réaliser votre plein potentiel. À l’Université d’Ottawa, vous avez votre place!

Au sujet de la Faculté des sciences de la santé 

Laisse ta marque à la Faculté des sciences de la santé !
La santé nous touche tous à cœur et on s'engage à devenir un leader reconnu nationalement et internationalement dans le développement d'approches novatrices liées à la vie active, la promotion de la santé, et des services de qualité.
Notre succès repose sur nos étudiants et notre personnel.

Joignez-vous à nous et chaque jour, vous aurez l'occasion d'avoir un impact significatif alors que nous grandissons ensemble et rendons une incroyable faculté encore meilleure. 

Raison d’être du poste :

Sous la direction de Dr. Josephine Etowa, Directrice du laboratoire CO-CREATH (Collaborative Critical Research on Equity and Transformation in Health) et titulaire de la chaire de recherche de l'OHTN sur la prévention et le traitement du VIH chez les femmes noires, le titulaire a la responsabilité principale de l’exécution des activités scientifiques de base liées à tout projet de recherche, et contribuer à la gestion continue des projets, à l’évaluation de leur avancement et à la diffusion de l’information s’y rapportant. Nous sommes le laboratoire CO-CREATH : le laboratoire de Recherche collaborative critique pour l'équité et la transformation en santé de l'Université d'Ottawa (www.cocreath.com) dirigée par Professeur Josephine Etowa, titulaire de la chaire de recherche de l'OHTN sur la prévention et le traitement du VIH chez les femmes noires. En tant que centre de chercheurs, de stagiaires et de partenaires communautaires, nous nous efforçons d'analyser les déterminants complexes des inégalités en matière de santé, d'identifier les innovations, et créer des solutions aux défis que représente la fourniture d'une santé et de soins de santé de haute qualité à une société diversifiée.

Il s'agit d'un contrat d'un an à temps plein. La personne titulaire du poste apportera son soutien au directeur afin d'assurer le bon fonctionnement du bureau et de soutenir la mise en œuvre des activités et des projets et appuyer la mise en œuvre des activités et des projets. À cette fin, pourra être appelé à organiser des réunions, coordonner la correspondance et les communications, gérer le calendrier, organiser des voyages, préparer des documents et des rapports, coordonner des processus administratifs, coordonner des événements et des projets assignés.

Vous travaillerez en collaboration avec d'autres membres de l'équipe, des départements et un réseau d'acteurs universitaires, gouvernementaux et communautaires au Canada et à l'étranger.    

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes:

• Service à la clientèle : Accueillir, informer et réorienter les clients internes et externes au nom du directeur. Recevoir et trier le courrier destiné au directeur, en déterminer la pertinence et l'urgence afin d'en assurer le suivi, et informer ou impliquer le directeur si nécessaire.
• Gestion du calendrier et des réunions : Gérer le calendrier du directeur, programmer et confirmer les réunions afin d'optimiser l'utilisation du temps. Coordonner les réunions et les réunions de comités dirigées par le directeur. Préparer et distribuer les documents et dossiers nécessaires et assurer le suivi des décisions.
• Gestion des dossiers : Il ou elle établit et maintient un système d'archivage efficace afin de préserver la confidentialité des dossiers et de garantir la disponibilité de dossiers complets et exacts à des fins de référence ou d'audit.
• Arrangements des voyages : Coordonner les arrangements des voyages pour le directeur. Effectuer des recherches auprès des compagnies fournisseurs afin d’obtenir des estimations des coûts et faire les réservations nécessaires en respectant les procédures et les règlements de l’Université. Assembler la documentation nécessaire, faire les suivis et collaborer avec d’autres secteurs à l’Université pour finaliser le processus de paiement de factures et de remboursement des frais de voyage.

Ce que vous apportez:

• Formation post-secondaire en administration ou combinaison équivalente de formation et d'expérience professionnelle.
• Au moins deux ans d'expérience confirmée dans une fonction similaire ; expérience dans un environnement universitaire de préférence.
• Expérience de l'utilisation de systèmes et d'applications informatiques tels que Windows, les logiciels de traitement de texte, les feuilles de calcul, les bases de données, l'internet et le courrier électronique.
• Excellentes compétences en matière de communication, de relations interpersonnelles et de service à la clientèle.
• Expérience de l'interprétation, de l'explication et de l'application de règlements.
• Expérience de la rédaction administrative bilingue.
• Capacité à produire un travail de haute qualité sous pression tout en respectant des délais stricts.
• Esprit d'initiative, autonomie et jugement sûr.
• Solides compétences en matière d'organisation, de gestion du temps, de coordination et de facilitation.
• Excellente maîtrise de l'anglais (parlé et écrit) ; le français est un atout.

Possibilité de télétravail conformément à la politique de télétravail de l'Université d'Ottawa (3 jours sur place et 2 jours à domicile).

Compétences clés à l’Université d’Ottawa:

Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa: 

Planification : Organiser dans le temps une succession d'actions ou d'évènements afin de réaliser un objectif ou un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre des activités quotidiennes.
Initiative : Démontrer de la créativité et de l’initiative à suggérer des améliorations et encourager des résultats positifs. Être proactif et entreprenant en étant disposé à aller au-delà lorsqu'il est possible de le faire.
Souci de la satisfaction de la clientèle : Aider ou servir les autres pour répondre à leurs besoins. Cela implique déterminer et anticiper les besoins de la clientèle interne et externe et trouver les moyens d'y répondre.
Travail d’équipe et collaboration : Collaborer et travailler avec les membres de l’équipe afin d’atteindre l’objectif commun. Accepter et offrir une rétroaction constructive. Savoir adapter son comportement pour atteindre des objectifs de l’équipe.