Administratrice ou Administrateur principal(e), Carrière et emploi
City : Ottawa, ON, Canada
Category : Temps plein
Industry : Éducation Supérieur
Employer : University of Ottawa
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Type d’emploi :
EmployéDurée en mois (pour les emplois à durée déterminée) :
6Famille d’emplois :
Carrière et emploiNombre de postes à pourvoir :
1Faculté/Service - Département :
CO-OP, Placement OperationsCampus :
Campus principalAffiliation syndicale :
PSUODate d’affichage :
octobre 31, 2024Les candidatures doivent être reçues AVANT LE:
novembre 11, 2024Heures par semaine :
35Classe salariale :
SSUO Grade 08Échelle salariale :
$62 218,00 - $78 589,00À propos des affaires étudiantes :Le Service des affaires étudiantes est au cœur même de l'expérience étudiante à l'Université d'Ottawa. Nous recrutons les meilleurs futurs étudiants, nous les soutenons tout au long de leurs années universitaires et nous les laissons bien préparés à des carrières épanouissantes et à des études futures. Notre équipe de plus de 600 employés dévoués fournit les services qui permettent aux étudiants d'être heureux, de se sentir bien et de s'épanouir dans la poursuite de leurs ambitions. Nous les aidons à postuler et à s'inscrire aux cours, nous supervisons 11 résidences et une salle à manger primée, nous organisons des événements amusants et des activités sportives universitaires, nous gérons un programme innovant de développement de carrière et d'apprentissage par l'expérience, et bien plus encore !
Il n'y a rien de plus gratifiant que d'aider les générations futures à atteindre leur plein potentiel dans une université de classe mondiale. Grâce à notre large éventail d'opportunités de carrière et de parcours de développement professionnel, nous sommes certains que vous apprécierez l'expérience autant que nos étudiants.
Raison d’être du poste:
Coordonne et gère les tâches liées aux entrevues, au classement et au jumelage des étudiants à divers emplois conformément aux politiques et aux règlements du programme CO-OP afin de s'assurer que l'Université d'Ottawa est un partenaire de choix qui offre des possibilités et des expériences d'apprentissage par l'expérience aux étudiants de l'Université d'Ottawa.
Agir à titre d'ambassadeur de l'Université d'Ottawa auprès des employeurs actuels et potentiels afin de promouvoir l'image de l'Université et du Programme COOP en offrant un service courtois, opportun et précis aux étudiants et aux employeurs des secteurs public, parapublic, sans but lucratif et privé.
Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes:
Coordination des placements
- Supervise et coordonne tous les aspects du processus d'entretien CO-OP pour chaque stage en anticipant et en coordonnant les besoins d'entretien des stages à venir et en cours. Coordonner les entretiens, le classement et le processus d'appariement.
- Analyser et gérer tous les aspects de la gestion des emplois et des exceptions aux entretiens, y compris les demandes contradictoires et les délais courts. Veiller à ce que les divers formulaires soumis soient analysés, complétés et contiennent des informations exactes.
- Interpréter, communiquer et appliquer les politiques et réglementations de CO-OP qui ont un impact sur le processus de placement pour les employeurs et les étudiants.
Gestion des programmes et du portefeuille
- Évaluer les candidats à l'alternance travail-études et aux emplois de 8 mois en fonction du programme d'études et collaborer avec le bureau de l'aide financière pour déterminer l'admissibilité des étudiants au programme d'alternance travail-études pour les emplois CO-OP. Déterminer l'éligibilité aux bourses internationales et partager l'information avec le bureau d'aide financière et le bureau international.
- Participe activement aux réunions de suivi pour discuter des stratégies de placement et des plans d'action visant à aider les étudiants à réussir.
- Élaborer et tenir à jour la documentation relative aux procédures afin d'assurer une prestation de services cohérente aux clients. Fournir un retour d'information et collaborer de manière proactive avec la direction sur les améliorations à apporter aux processus.
Gestion des comptes
- Interagir avec divers clients en accueillant, guidant et informant les étudiants, les employeurs et les professeurs tout en les conseillant et en les accompagnant dans le processus de placement CO-OP. Tenir à jour la base de données et les divers dossiers en saisissant toutes les interactions dans le CRM.
- Assister les coordinateurs du programme CO-OP dans la conduite des évaluations à mi-parcours et finales.
Développement commercial
- Développer des relations avec les employeurs pour obtenir de nouveaux emplois et gérer les opportunités existantes et cogérer le processus de programmation en attente pour persuader les employeurs de faire passer des entretiens aux étudiants et de soumettre des offres d'emploi dans les plus brefs délais.
Sensibilisation, mise en réseau et gestion des connaissances
- Remplacer temporairement ou partager les responsabilités du conseiller CO-OP junior, telles que la saisie de données dans uoCampus, le triage des courriels, etc. chaque fois que cela est nécessaire, et prendre en charge des projets spéciaux. Former les nouveaux coordinateurs des opérations de placement et les développeurs d'affaires juniors aux principales responsabilités liées à leur rôle.
Ce que vous apportez :
- Baccalauréat en administration ou combinaison de formation et d'expérience pertinentes.
- Au moins deux ans d'expérience démontrée dans un rôle de service à la clientèle agissant en tant que personne-ressource.
- Connaissance des programmes postsecondaires, des services et de la structure de l'université.
- Connaissance et expérience de l'interprétation, de la communication et de l'application des procédures, politiques et méthodes.
- Capacité à gérer des priorités contradictoires et à respecter des délais stricts dans un environnement en évolution rapide, avec un niveau élevé de précision et d'attention aux détails.
- Bonne capacité de négociation et aptitude à agir avec tact et diplomatie.
- Capacité à établir des relations positives avec les parties prenantes internes et externes.
- Expérience et connaissance des systèmes informatiques, notamment en matière de gestion de bases de données, de gestion de la relation client (CRM) et de logiciels tels que Word, Excel, calendrier électronique, courrier électronique, etc : Word, Excel, calendrier électronique, courrier électronique, sites web, etc.
- Bilinguisme - Niveau avancé en français et en anglais (parlé et écrit).
Compétences clés à l’Université d’Ottawa :
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :
Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.
Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.
Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.
Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.
L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.
Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus
S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.
Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.