City : Ottawa

Category : Temps plein

Industry : Éducation Supérieur

Employer : University of Ottawa

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Motif de l'offre d'emploi:

Remplacement d'un poste permanent

Type d’emploi :

Employé

Durée anticipée en mois (pour les contrats et les affectations temporaires):

N/A

Famille d’emplois :

Santé et mieux-être

Nombre de postes à pourvoir :

1

Faculté/Service - Département :

Affaires étudiantes, Centre de santé et bien-être, Réception

Campus :

Campus principal

Affiliation syndicale :

PSUO

Date d’affichage (AAAA/MM/JJ):

2026/05/07

Les candidatures doivent être reçues AVANT LE (AAAA/MM/JJ):

2026/05/18

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

SSUO Grade 07

Échelle salariale :

$59,038.00 - $74,574.00

À propos des affaires étudiantes :

Le Service des affaires étudiantes est au cœur même de l'expérience étudiante à l'Université d'Ottawa. Nous recrutons les meilleurs futurs étudiants, nous les soutenons tout au long de leurs années universitaires et nous les laissons bien préparés à des carrières épanouissantes et à des études futures. Notre équipe de plus de 600 employés dévoués fournit les services qui permettent aux étudiants d'être heureux, de se sentir bien et de s'épanouir dans la poursuite de leurs ambitions. Nous les aidons à postuler et à s'inscrire aux cours, nous supervisons 11 résidences et une salle à manger primée, nous organisons des événements amusants, nous offrons de nombreuses activités récréatives et des activités sportives universitaires, nous gérons un programme innovant de développement de carrière et d'apprentissage par l'expérience, et bien plus encore !

Il n'y a rien de plus gratifiant que d'aider les générations futures à atteindre leur plein potentiel dans une université de classe mondiale. Grâce à notre large éventail d’opportunités de carrière et de parcours de développement professionnel, nous sommes certains que vous apprécierez l’expérience autant que nos étudiants.

À propos de la position :
Le secteur du mieux-être étudiant de l’Université d’Ottawa fait partie intégrante d’une approche de soins gradués, dont la mission est de promouvoir la prévention, de fournir des soins de santé et d’accroître la littératie en santé afin d’optimiser le mieux-être des étudiants et leur réussite académique. Grâce à des efforts collaboratifs, nous concevons et offrons des programmes, des initiatives et des services novateurs adaptés aux divers besoins de notre population étudiante. Des campagnes de sensibilisation aux services spécialisés de mieux-être, nous visons à outiller les étudiants afin qu’ils puissent faire des choix éclairés concernant leur santé et leur bien-être.

Raison d’être du poste : 

Relevant du superviseur des opérations, l’Administratrice intermédiaire, Administrateur intermédiaire, Services de santé et mieux-être étudiant offre un soutien administratif et à l’accueil médical complet pour divers services cliniques et non cliniques du secteur du bien-être étudiant, notamment le Centre de santé et de bien-être étudiant, les services de santé mentale, la gestion de cas, les accommodements académiques, la promotion de la santé et les services médicaux. À titre de premier point de contact pour les étudiants, l’AB assure une expérience accessible, accueillante et efficace. Ce poste contribue directement à la sécurité des étudiants, à la qualité des services et au bon fonctionnement d’un environnement clinique à fort volume d’activités. Le rôle exige un bon jugement, de la discrétion et un haut niveau de coordination afin de soutenir des équipes cliniques interdisciplinaires, d’assurer la continuité des soins, de protéger les renseignements personnels sur la santé et de répondre adéquatement aux besoins des étudiants.

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes : 

• Accueil et soutien au triage non clinique: Agir comme principal point de contact pour les étudiants, en personne, par téléphone et via les plateformes numériques. Évaluer les besoins des étudiants lors du premier contact et déterminer le parcours de services le plus approprié selon les lignes directrices administratives, de sécurité et de prestation de services établies. Exercer un jugement professionnel afin d’identifier les indicateurs d’urgence et la complexité des situations, et faciliter l’accès rapide aux services appropriés. Repérer et soutenir les étudiants en situation de détresse ou d’urgence médicale ou en santé mentale, et les orienter vers les ressources internes ou externes appropriées conformément aux protocoles d’escalade établis. Inscrire les étudiants aux rendez-vous, vérifier leur admissibilité aux services dans plusieurs systèmes électroniques et mettre à jour les dossiers électroniques lors de l’enregistrement. Répondre aux demandes générales et fournir des renseignements exacts sur les services, les programmes, les processus et les prochaines étapes.

• Planification, prise de rendez-vous et coordination de la facturation: Planifier, modifier et reprogrammer des rendez-vous pour divers services de santé et de bien-être, en tenant compte des besoins des étudiants, de la disponibilité des professionnels et des priorités de service. Soutenir les cliniciens et praticiens dans les demandes administratives urgentes afin d’assurer la continuité des soins. Recueillir et vérifier les renseignements relatifs aux assurances privées. Produire des factures pour les services assurés et non assurés et traiter les paiements à l’aide de systèmes de point de vente. Soumettre les réclamations pour la facturation directe via les portails d’assurance et communiquer avec les fournisseurs d’assurance afin de résoudre les enjeux de facturation. Réconcilier les paiements et contribuer à l’exactitude des rapports financiers.

• Gestion des dossiers médicaux: Maintenir des dossiers patients complets et exacts conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS/PHIPPA), aux politiques de l’Université et à la législation applicable. Assurer en tout temps la confidentialité et la gestion sécuritaire des renseignements personnels sur la santé. Recevoir, traiter et acheminer adéquatement la documentation médicale, y compris les références, les résultats de laboratoire et les rapports de tests, en veillant à leur saisie exacte dans le dossier médical électronique (DME). Identifier les renseignements urgents ou sensibles et assurer un suivi rapide auprès du fournisseur approprié. Appuyer les audits et les exigences en matière de rapports en maintenant une documentation structurée et fiable.

• Communication, sécurité et gestion des conflits: Gérer des interactions complexes ou délicates en utilisant des techniques de désescalade et un jugement professionnel. Réagir adéquatement aux enjeux de sécurité et coordonner les interventions avec les Services de protection de l’Université, les services d’urgence ou le personnel clinique, au besoin. Faire preuve de calme, d’empathie et de professionnalisme dans des situations émotionnellement chargées. Ouvrir et fermer les points de service en respectant les protocoles de sécurité, de sûreté et d’exploitation propres à chaque site.

• Documentation et amélioration des processus: Rédiger et mettre à jour les procédures internes, les aides-mémoire et la documentation administrative liées aux opérations de première ligne afin d’assurer la cohérence, la gestion des risques et la conformité. Préparer des rapports administratifs, financiers et d’activités. Cerner les lacunes opérationnelles et recommander des améliorations aux flux de travail, à la prestation de services et à l’expérience client. Soutenir l’accueil, la formation et l’encadrement informel des nouveaux employés et des étudiants afin d’assurer une prestation sécuritaire et efficace des services de première ligne.

Ce que vous apporterez :

• Diplôme d’études postsecondaires en réception médicale, administration de la santé ou dans un domaine connexe, ou combinaison équivalente de formation et d’expérience pertinente.

• Minimum de trois (3) années d’expérience en réception médicale, en services de santé ou dans un environnement de service à la clientèle à fort volume comparable.

• Bilinguisme (anglais et français – à l’oral et à l’écrit).

• Expérience démontrée en service à la clientèle de première ligne dans un environnement de services complexe.

• Capacité éprouvée à manipuler, partager et protéger des renseignements hautement confidentiels.

• Expérience avec les dossiers médicaux électroniques (DME) et les bases de données de gestion de clients ou de cas.

• Excellentes compétences interpersonnelles, en communication et en organisation.

• Bon jugement, fiabilité et souci du détail.

• Capacité à gérer des priorités concurrentes et à travailler efficacement sous pression.

• Maîtrise des logiciels et systèmes de bureau courants, y compris les outils financiers et de planification.

• Solides compétences en résolution de problèmes et capacité à travailler de façon autonome avec une supervision minimale.

• Disponibilité pour travailler en soirée et la fin de semaine selon les besoins opérationnels, ainsi que pour travailler sur plusieurs campus, incluant des affectations occasionnelles aux campus Lees et RGN.

Compétences clés à l’Université d’Ottawa :
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :

Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.
Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.
Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.
Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.