Adjointe exécutive

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City : Anjou

Category : Administrative

Industry : Insurance

Employer : Intact Financial Corporation

Chez Intact, nous considérons que l’assurance doit d’abord s’intéresser aux personnes, et non aux choses. Cette conviction est au cœur de tout ce que nous faisons. C’est pourquoi nous nous efforçons d’offrir une expérience hors du commun aux clients et de créer un milieu de travail inspirant où nos employés peuvent exceller.
En tant que plus important fournisseur d’assurance de dommages au Canada, non seulement nous sommes un chef de file de l’industrie, mais nous y redéfinissons le travail. À titre d’employeur de choix, nous nous engageons à vivre nos valeurs et à soutenir nos employés, qui donnent le meilleur d’eux-mêmes chaque jour parce qu’ils savent que leur contribution est importante.

Your Job

Nous sommes actuellement à la recherche d'un Adjoint(e) Exécutif(ve) pour la vice-présidence Services TI, qui jouera un rôle essentiel dans le soutien de notre croissance.
LIEU DE TRAVAIL: Anjou (7101 rue Jean-Talon Est) 
LE RÔLE:

Fournir le support administratif au vice-président pour le déroulement des activités du bureau : Gestion des courriels, prise et suivi des appels,  reproduction de documents et rapports, rédaction de lettres et notes de service, préparation de présentations, révision et correction de textes, courrier, classement, paiement de factures, saisie de données, accueil des visiteurs, commandes de fournitures, des équipements et des accès, comptes de dépenses, etc.;
Responsable de l’horaire et agenda : Fixer et coordonner les rendez-vous et les réunions du gestionnaire (mise à jour des agendas, valider les disponibilités des participants, suivi selon les changements, invitations, réservations des salles, traiteur, équipements et documentation nécessaire, ordre du jour et suivi de points à exécuter, liaison avec invités et autres besoins).
Coordination des voyages d’affaires en s’assurant d’optimiser  les déplacements et les coûts.
Planifier et coordonner les communications provenant du vice-président à son équipe et ainsi qu’à d’autres équipes internes et externes selon les instructions du vice-président.
Planifier et organiser des événements de groupe hors du bureau pour fin de communication et relation avec les employés distribués à travers le pays. Assurer la logistique. Créer des liens avec les autres Adjoints(e) afin d’obtenir la collaboration nécessaire au succès des événements.
Organiser les réunions des comités de direction. Préparer les agendas, rassembler le matériel de présentation ainsi que prendre les minutes et effectuer des suivis sur les points à suivre;
Maintenir et assurer que les chartes organisationnelles des équipes sont à jour;
Coordonner le travail de l’adjoint(e) administratif(ve);
Gestion des emplacements de l’équipe de T.I. dans les différents sites en collaboration avec les Ressources Matérielles.
Corriger et assurer la qualité des documents écrits des communications officielles (français et anglais);
Selon des procédures et des instructions précises, préparer les données (recherche et compilation) nécessaires à la production de rapports, d'études et d'analyses ;
Travailler en étroite collaboration avec les autres adjoint(e)s exécutif(ve)s.

Your Skills

D.E.C. ou A.E.C. en techniques administratives ou secrétariat et plus de 10 années d'expérience pertinente dans un rôle similaire comme adjoint exécutif.
Excellentes habiletés de communication à l’oral et à l’écrit en français et en anglais.
Excellentes habiletés à traduire (de l’anglais au français et du français à l’anglais).
Fortes habiletés organisationnelles et en gestion du temps.
Capacité de gérer plusieurs tâches à la fois.
Faire preuve de discrétion et de confidentialité.
Forte débrouillardise, capacité de travailler de façon autonome et avoir un bon jugement.
Faire preuve de disponibilité et d’une grande capacité d’adaptation.
Capacité à développer et à maintenir de solides relations avec les clientèles externe et interne et présenter une image professionnelle et positive.
Expérience dans le domaine des TI (un atout).
Niveau avancé de connaissance des logiciels de bureau, notamment la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) et de gestion des courriels et agenda dans un contexte de O365. 

Voici quelques-uns des avantages qui amènent les gens à travailler chez nous : 

Un milieu de travail inspirant et maintes fois primé qui soutient ses employés et reconnaît l’excellent travail accompli (nous figurons aux classements des 100 meilleurs employeurs au Canada, des Employeurs de choix Aon au niveau platine, des employeurs les plus prisés selon LinkedIn, des meilleurs employeurs et des meilleurs chefs de la direction selon Glassdoor, et des employeurs les plus prisés au Canada selon Indeed).
Des projets stimulants et ambitieux et des occasions de perfectionnement qui vous aideront à développer vos compétences et à faire progresser votre carrière.
La flexibilité de choisir où et comment vous travaillez.
Un régime complet d’avantages financiers qui reconnaît vos succès.
Une vaste gamme d’avantages sociaux flexibles.
Un régime d’achat d’actions des employés parmi les meilleurs de l’industrie, avec une cotisation de contrepartie correspondant à 50 % des actions nettes achetées.
Un code vestimentaire souple qui vous encourage à être vous-même.
Un compte de dépenses mieux-être prévoyant un montant annuel de base de 350 $ pour favoriser un mode de vie actif.

Closing Statement

Égalité d’accès à l’emploi
Chez Intact, nos valeurs guident toutes nos actions. Nous célébrons nos différences et apprécions nos points communs. C’est pourquoi nous sommes déterminés à créer un milieu de travail inclusif et inspirant pour tous les employés.
Si vous avez besoin de mesures d’adaptation particulières durant le processus de recrutement, n’hésitez pas à nous en informer. Nous serons heureux de vous aider.
Vérification des antécédents
Avant de recevoir une offre d’emploi, vous pourriez avoir à donner votre consentement à une vérification de vos antécédents, si cela fait partie des exigences du poste. Cela pourrait comprendre une confirmation des références d’emploi, des études et des titres de compétences, une vérification des emplois, de l’identité, des infractions criminelles et du dossier de conduite ainsi qu’un rapport de crédit.
Les candidats internes
Pour les candidats internes, vous pouvez soumettre votre candidature à un emploi affiché pourvu que vous occupiez vos fonctions actuelles depuis au moins douze mois et que votre performance soit jugée bonne ou que votre contrat temporaire arrive à son échéance. Une recherche de talents à l'externe est menée parallèlement au recrutement à l'interne. Veuillez donc prendre note que des candidats potentiels pourraient avoir été identifiés pour ce poste dans le cadre de leur plan de développement.
Candidats internes, hâtez-vous. Vous avez jusqu'au 13 décembre 2019 pour soumettre votre candidature.
#li-qc

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