City : CAN - ON - Ottawa Office

Category : FAC-Entrepôt Proc Gestion prop

Industry : Civil and Social Organizations

Employer : Canadian Red Cross

Titre : Adjoint(e) de bureau, Réception 

Lieu de travail : En personne au bureau d’Ottawa (Ontario)    

Statut d’emploi : Temporaire à temps plein (2 mois d’été)

Taux horaire : 15,50 $

La Croix-Rouge canadienne (CRC), organisme sans but lucratif des plus réputés et inspirants au monde qui figure au palmarès de Forbes des Meilleurs employeurs au Canada en 2022, est à la recherche d’une adjointe ou d’un adjoint de bureau, Réception.   

Toutes les actions de la CRC sont guidées par sept Principes fondamentaux, soit l’humanité, l’impartialité, l’indépendance, la neutralité, le volontariat, l’universalité et l’unité. Nous aidons les personnes et les communautés dans le besoin au Canada et à l’étranger et contribuons à renforcer leur résilience. 
 
Dès le processus d’embauche, nous nous engageons à offrir un milieu de travail inclusif, accessible et sans obstacle dans lequel tout le monde peut s’épanouir. Nous encourageons toutes les personnes qualifiées ainsi que toute autre personne souhaitant contribuer à bâtir un environnement de travail inclusif et diversifié à postuler. 

La personne retenue sera responsable de veiller au bon déroulement des opérations quotidiennes relatives aux volets d’administration et de réception du bureau à Ottawa. Ce poste convient particulièrement à une personne disposant des compétences et de l’expérience nécessaires pour gérer des tâches et des activités administratives variées. Celle-ci devra également posséder d’excellentes aptitudes en communication. 

Tâches et responsabilités 

• Utiliser notre système téléphonique qui interagit avec un PC; recevoir et rediriger les appels téléphoniques entrants au bureau d’Ottawa, siège social de la Croix-Rouge canadienne.
  
• Répondre à tous les appels qui ne sont pas transférés par le système de répondeur automatique.
  
• Utiliser le logiciel Outlook; récupérer les messages vocaux et y répondre; répondre avec précision aux demandes générales du personnel bénévole et rémunéré, des donatrices et donateurs et des professionnelles et professionnels.
  
• Respecter les directives; veiller à ce que les personnes en visite suivent les procédures de sécurité en signant le registre à la réception.
  
• Émettre, si nécessaire, des cartes d’accès au bureau pour le personnel et les personnes en visite.
  
• Utiliser l’Internet; planifier l’envoi et la réception de colis par service de messagerie.
  
• Travailler dans Microsoft Word, tenir à jour des listes de coordonnées, saisir les bons de commande, traiter les factures à payer, tenir à jour le carnet de réception, organiser le courrier entrant.
  
• Utiliser MS Word, organiser et commander des fournitures de bureau; gérer les fonds de la machine à affranchir en utilisant le matériel et le logiciel appropriés.
  
• Procéder au traitement des dons sur place en interagissant avec les donatrices et donateurs et en leur remettant un simple reçu.
  
• Offrir un soutien administratif au Service des installations.
  
• Remplacer occasionnellement la ou le réceptionniste du bureau d’Ottawa.
  
• Offrir un soutien administratif à la gestionnaire du Service des installations à Ottawa et au directeur, Gestion de l’immobilier. 
  
  

Profil recherché 

• Avoir entre 15 et 30 ans et pouvoir légalement travailler au Canada (ce qui signifie que vous devez détenir un numéro d’assurance sociale valide) est obligatoire.
  
• Détenir un diplôme d’études secondaires dans un domaine pertinent et au moins deux ans d’expérience dans un poste semblable ou une combinaison d’études et d’expérience équivalente.
  
• Posséder une expérience de travail dans l’administration des services et le service à la clientèle.
  
• Faire preuve de compétences en organisation, en gestion du temps et en définition des priorités.
  
• Maîtriser la suite Microsoft Office (Excel, Outlook, Word).
  
• Avoir un esprit analytique et posséder des aptitudes en résolution de problèmes et en prise de décisions.
  
• Posséder un certificat de secourisme valide constitue un atout.
  
• Avoir déjà travaillé auprès d’une population diversifiée et comprendre les enjeux culturels constitue un atout.
  
• Savoir utiliser SmartSheets constitue un atout.
  
• Connaître la plateforme CRCplus constitue un atout.
  
• Maîtriser le français et l’anglais est essentiel. 
  

Conditions de travail :   

• Admissibilité à travailler au Canada : Nous invitons toutes les personnes qualifiées qui peuvent être employées au Canada à présenter leur candidature. Les personnes qui ne sont pas citoyennes ou résidentes permanentes du Canada sont encouragées à examiner attentivement leur visa pour savoir si elles sont en mesure d’occuper le poste pour lequel elles présentent leur candidature. Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter notre Foire aux questions. 
  
• Si votre candidature est retenue pour ce rôle, vous devrez réussir le processus de présélection et vous soumettre notamment à une vérification approfondie des antécédents judiciaires.
• Pour le moment, la Croix-Rouge canadienne a pris la décision de suspendre l’application de sa politique de vaccination contre la COVID-19. Cependant, même si le personnel n’est plus tenu d’être entièrement vacciné pour participer aux activités en personne de l’organisation, la vaccination demeure la meilleure façon de se protéger contre le virus et continue d’être fortement encouragée. 

 
Les candidats et candidates admissibles sont encouragés à postuler dès que possible - ceux qui postulent après le début du processus de sélection peuvent être considérés lors de la deuxième phase de présélection OU pour d’autres postes vacants. Nous apprécions le temps et les efforts que vous consacrez à votre candidature et vous remercions à l’avance. 
 
Si vous avez besoin de mesures d’adaptation au cours du processus d’embauche, veuillez-nous en informer dès que possible. Nous traiterons en toute confidentialité l’information reçue au sujet des demandes d’adaptation. 
 
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