City : Ottawa

Category : Temps plein

Industry : Éducation Supérieur

Employer : University of Ottawa

Famille d’emplois :

Affiliation syndicale:

Faculté ou département :

Campus :

Date d’affichage :

Les candidatures doivent être reçues AVANT LE:

Raison d'être du poste
Relevant de l'Agent responsable, Soutien administratif, la personne titulaire va offrir un soutien et effectuer diverses tâches visant à appuyer les opérations administratives et financières d’un département, un programme ou un évènement, tout en assurant la conformité aux politiques et procédures connexes. 

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes:

• Tâches administratives : Effectuer une variété de tâches administratives afin de soutenir les opérations du département/programme/événement, comme la saisie et la mise à jour de données, la rédaction et préparation de divers documents, la gestion des calendriers et la gestion du courrier, tout en s’assurant de rencontrer les standards de qualité de l’Université dans son travail.

• Service à la clientèle : Accueillir les personnes qui se présentent; répondre de façon adéquate aux demandes de renseignements générales des clients et les guider dans l’application des procédures internes générales du département/programme/événement dans le but d’offrir un service de haute qualité. Les demandes de renseignements peuvent provenir et être réglées en personne, par courriel, par téléphone ou par courrier.

• Opérations financières : Apporter un soutien de base aux opérations financières du département/programme/événement en effectuant une variété d’activités tout en assurant la conformité aux politiques établies, comme administrer la petite caisse, préparer les dépôts, faire des écritures de journal et faire l’entrée de données dans le système financier. Participer au processus de facturation; à cette fin, préparer, expédier et payer les factures, recevoir les paiements des clients et faire les suivis.

• Gestion de dossiers: Établir et tenir un système efficace de classement et de gestion des dossiers pour préserver la confidentialité des dossiers et veiller à la disponibilité de documents complets et exacts à des fins de consultation future ou de vérification. Tenir des dossiers exacts sur les détenteurs de clé et des renseignements connexes sur la sécurité de l’accès pour le personnel du secteur pour assurer la confidentialité des dossiers.

• Documentation : Rédiger et mettre à jour la documentation, à utiliser à l’interne, sur les procédures, les processus et les systèmes liés aux responsabilités du titulaire.

Ce que vous apportez:

• Formation postsecondaire en administration et bureautique avec des cours en comptabilité ou en finances, ou combinaison équivalente d’études et d’expérience de travail.

• Au moins deux (2) années d’expérience manifestée dans un rôle semblable.

• Connaissances de base en comptabilité ou en finances.

• Connaissance et expérience des systèmes informatiques et des logiciels tels que Windows, traitement de textes, tableurs, les bases de données, Internet et le courriel.

• Fortes aptitudes en relations interpersonnelles, en communication et en service à la clientèle.

• Expérience dans l’interprétation, l’explication et dans l’application de politiques et règlements.

• Expérience dans la rédaction administrative bilingue.

• Expérience de la production de rapports.

• Expérience en supervision d’équipe.

• Capacité de produire du travail de qualité supérieure sous pression, tout en respectant des délais serrés.

• Initiative, autonomie et bon jugement.

• Bon sens de l’organisation. 

• Bilinguisme – français et anglais (expression orale et écrite).

#LI-Onsite

L’Université d’Ottawa s’est engagée à offrir à sa communauté un milieu de leadership et de savoir qui prône l’équité, la diversité et l’inclusion. Nous encourageons donc vivement les Autochtones du Canada, les membres de minorités visibles (personnes racialisées), les personnes en situation de handicap et les femmes, au même titre que toutes les personnes qualifiées possédant les compétences et les connaissances nécessaires pour travailler de manière constructive avec des communautés où règnent l’équité, la diversité et l’inclusion, à poser leur candidature. Les personnes qui appartiennent à au moins un de ces groupes sont invitées à remplir le questionnaire d’auto-identification confidentiel lorsqu’elles soumettent leur candidature.

Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente. Au moment de soumettre votre candidature, veuillez préciser si vous avez l’autorisation de travailler au Canada.

Tout au long du processus de recrutement, l’Université d’Ottawa offrira des mesures d’adaptation aux personnes candidates ayant un handicap. Si nous vous invitons à poursuivre les étapes du processus de sélection, veuillez nous aviser de toute mesure d’adaptation dont vous avez besoin en écrivant au Cabinet de la vice-provost aux affaires professorales à vra.affairesprofessorales@uOttawa.ca. Toutes les informations reçues seront traitées de manière confidentielle.

L’Université d’Ottawa est fière de sa tradition de bilinguisme, vieille de plus de 160 ans. Par l’entremise de son Institut des langues officielles et du bilinguisme, l’Université offre aux membres de son personnel, ainsi qu’à leur conjointe ou conjoint, les moyens de devenir bilingue.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.