City : Montréal, QC

Category : ERI - Ressources

Industry : Ingénierie

Employer : WSP

MONTRÉAL

Offre d’emploi

WSP  est présentement à la recherche d’un(e) Adjoint(e) administratif(ve) pour notre bureau de Montréal. Relevant du Directeur Industriel, vous aurez les responsabilités suivantes :

Pourquoi choisir WSP?

• Nous valorisons une culture d’inclusion et d’appartenance et nous engageons à la préserver.
• Notre politique de travail flexible – Nous reconnaissons l’importance de l’équilibre entre nos vies professionnelles et privées et nous vous encourageons à trouver le vôtre. Nous vous soutenons au travail et à l’extérieur afin que vous puissiez être pleinement présent au travail comme à la maison.
• Le travail hybride – une combinaison de travail en personne et de télétravail, nous permet aussi de réfléchir à la manière dont nous travaillons et aux personnes avec lesquelles nous devons collaborer afin de déterminer où le travail doit être effectué.
• WSP, c’est une histoire de réussite canadienne – Nous sommes fiers de porter le rouge et blanc de notre magnifique pays et de montrer au monde tout ce que le Canada a à offrir.
• WSP, c’est choisir de rendre meilleur le monde qui nous entoure, entre autres, l’environnement, les infrastructures routières, les bâtiments et l’aménagement des terres. WSP façonne notre pays.
• D’excellentes perspectives de carrière – Nous sommes en pleine croissance et, chaque jour, nous tâchons de nous surpasser. Nous sommes ouverts à vos idées et souhaitons tenter de nouvelles choses.
• WSP, c’est adopter une culture de la collaboration exceptionnelle avec des collègues, qui se distinguent aussi bien par leurs compétences que par l’humilité dont ils font preuve dans leur travail d’une grande importance. Venez découvrir notre fantastique équipe!

Nous offrons à nos employés des salaires concurrentiels, une culture d’entreprise exceptionnelle et des avantages sociaux complets axés sur les employés, dont une plateforme en ligne de santé et de mieux-être, ainsi que des programmes d’épargne intéressants et une vision claire pour l’avenir.

#NousSommesWSP

Responsabilités

• Assister l’équipe dans l’exécution de diverses tâches administratives :
  • Contrôle la qualité linguistique et stylistique des documents produits ainsi que leur mise en page
  • Participe activement aux offres de services professionnels :
    • Participe à l’analyse des appels d’offres et compile les exigences à rencontrer pour assurer la conformité de l’offre de service au moment du dépôt.
    • Planifie le montage de l’offre de services avec le responsable du projet (contenu, format, caractère spécifique, échéancier de production, etc.).
    • Procède à la recherche de fiches de projets pertinentes à l’offre de services en cours.
    • Monte les organigrammes contenus dans l’offre de services, produit la page couverture et autres documents graphiques contenus dans l’offre de service, fait approuver l’ensemble de ces documents par le responsable du projet.
    • Effectue le montage final de l’offre de services et produit le nombre de copies requises, reproduit un nombre limité de copies en format document relié.
    • S’assure de la livraison de l’offre services dans les délais requis.
  • Assure la rédaction et/ou la révision de la correspondance courante du département (lettres, devis, rapports, estimations, recommandations de paiement à l'entrepreneur, analyses de soumissions, comptes rendus de réunion
  • Mise à jour de curriculum vitae et de fiches de projets
  • Assure le classement des documents (manuscrit et numérique) et applique la procédure d'archivage;
  • Est appelé à la mise en forme ou à l’utilisation des plates-formes d’échange projets WSP Sharezone
  • Procède à l'ouverture des projets et d'offres de services;
  • Travaille conjointement avec les gens de la comptabilité à la conciliation et la vérification des bons de commande et factures associées aux différents projets;
  • Participe au développement du Service qualité auprès des différentes unités d’affaires
  • Planifie la planification des ressources en support aux chargés de projets
  • Effectue toute autre tâche connexe jugée pertinente dans le cadre du poste d’adjointe administrative

Ce qui vous démarque ...

• Diplôme d'études collégiales en technique de bureautique ou toutes autres formations jugées équivalentes;
• 5 à 8 années d'expérience pertinente;
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook);
• Sens de l’initiative, souci du détail;
• Motivé et dévoué;
• Capacité à travailler en équipe;
• Excellente communication tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Connaissance de la norme ISO 9001, un atout.