City : Montreal

Category : Full-time

Industry : Finance

Employer : Sun Life Financial

Vous êtes unique, comme le sont votre parcours, votre expérience et votre façon de voir les choses. Ici, on vous encourage et on vous motive à donner le meilleur de vous-même, et on vous donne les moyens de le faire. Vous travaillerez avec des collègues dynamiques – experts dans leur domaine – qui sont impatients de partager leurs connaissances avec vous. Vous aurez des gestionnaires inspirants qui vous aideront à développer votre potentiel et à atteindre de nouveaux sommets. Chaque jour, vous aurez de nouvelles occasions de rendre la vie de nos Clients plus radieuse – ils sont au cœur de tout ce que nous faisons. Découvrez comment vous pouvez faire une différence dans la vie des gens, des familles, des collectivités – ici et partout dans le monde.

Description de poste:

Adoptant un esprit d’amélioration continue et une approche axée sur l’efficacité, la personne choisie offrira un soutien administratif bilingue efficace et de grande qualité à l’équipe relevant du vice-président, stratégies et développement du marché des Régimes collectifs de retraite (RCR). L’équipe du développement du marché (DM) est composée d’environ 60 employés. Son équipe de direction compte quant à elle 6 vice-présidents adjoints. La personne retenue manifestera de l’assurance et sera proactive; elle aura un esprit créatif de même qu’un sens aigu de l’organisation et de la gestion du temps; et elle sera en mesure de gérer des responsabilités variées. Le poste exige de travailler sous pression et de répondre à de nombreuses exigences. De plus, la personne titulaire doit attacher une importance primordiale à la confidentialité et faire preuve d’un haut niveau d’autonomie.

Principales responsabilités :

• Démontrer la capacité de naviguer efficacement dans l’organisation et de former des relations permettant d’obtenir des résultats.
• Favoriser une culture d’ouverture positive au DM et aux RCR.
• Coordonner les séances d’accueil et/ou d’orientation, au besoin.
• Répondre aux appels, déterminer ce dont il est question, cerner les priorités et donner suite de la manière appropriée.
• Surveiller les courriels et le courrier entrant; signaler les questions qui exigent une attention immédiate.
• Organiser et coordonner les rendez-vous et les réunions; gérer les exigences conflictuelles et les changements d’horaire du vice-président et des vice-présidents adjoints.
• Gérer le budget et les dépenses pour les centres de coûts des hauts dirigeants, y compris le remboursement des frais, le paiement des factures et la communication de l’information budgétaire.
• Servir d’intermédiaire auprès des dirigeants, des employés ainsi que des personnes-ressources externes.
• Prendre les arrangements concernant les avis de visiteurs et accueillir les visiteurs, s’il y a lieu.
• Coordonner les déplacements professionnels du vice-président et de certains des vice-présidents adjoints.
• Présenter les demandes de remboursement de frais de déplacement au moyen du système de gestion des dépenses Concur pour le compte de l’équipe.
• Assurer la coordination des réunions et des événements professionnels, parfois hors du lieu de travail.
• Avoir la capacité de gérer des renseignements hautement sensibles et confidentiels.
• Remplacer des adjointes ou adjoints de direction pendant leurs vacances ou autres absences.

Soutien relatif aux événements internes :

• Mener les réunions avec les partenaires internes (comme les Services liés aux congrès, les Services linguistiques et les Communications marketing), assurer la liaison avec eux ou leur offrir du soutien pour coordonner les activités de planification et d’exécution, selon le cas.
• Programmer le soutien relatif aux documents et leur mise à jour, comme les ordres du jour, les présentations, les aide-mémoire, les certificats et les listes de vérification.
• Assurer la logistique (recherche et réservations) des événements, notamment les lieux, les repas, l’hébergement, l’équipement, le transport, la documentation et l’impression.
• Assurer la programmation des réunions et la gestion des invitations aux réunions, y compris l’établissement des procès-verbaux et le suivi des mesures à prendre.
• Assurer la gestion des communications transmises avant et après les événements, y compris le travail préparatoire, les sondages, les rapports d’évaluation, la recension des leçons apprises et l’intégration dans les programmes à venir.
• Assurer la tenue du calendrier d’événements et du dossier de réunions de l’équipe, selon le cas.
• Régler toutes les factures, assurer le suivi des dépenses et communiquer l’information relative à tout écart.

Compétences :

• Expérience dans un poste d’adjoint administratif de direction
• Excellentes aptitudes pour la communication
• Excellent sens de l’organisation et capacité de gérer des priorités concurrentes
• Capacité de prévoir les besoins et d’y répondre
• À l’aise avec la gestion de la productivité, les télécommunications et les technologies de gestion administrative
• Jugement avisé et aptitudes à prendre des décisions
• Capacité de travailler efficacement avec peu ou pas de supervision, avec un minimum de directives et malgré des interruptions fréquentes
• Capacité de prendre des décisions proactives et efficaces
• Fortes aptitudes en relations interpersonnelles
• Grande importance accordée à la confidentialité
• Capacité à travailler selon un horaire flexible, parfois à court préavis
• Aptitudes pour la gestion du temps; capacité de gérer l’évolution des priorités
• Connaissance des politiques et pratiques en vigueur dans le secteur
• Expérience avec divers outils et technologies, comme Excel, PowerPoint, Outlook, Ariba, Teams et OneNote
• Capacité à apprendre et à maîtriser rapidement les organisations de la Sun Life et du Bureau de l’expérience Client dans leur ensemble
• Capacité de représenter la Sun Life de manière professionnelle, à l’interne comme à l’externe, et de bien travailler avec les partenaires, les Clients et les consultants
• Engagement et dévouement indéfectibles envers son rôle et l’équipe
• Puisque ce poste est affiché dans plusieurs localisations, nous spécifions que le bilinguisme (français, anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit) est nécessaire pour le Québec seulement en raison des interactions fréquentes avec des collègues ou partenaires internes anglophones et francophones à l’échelle canadienne ou mondiale.

Remarques et exigences particulières :

• La personne titulaire du poste pourrait être appelée à faire des heures supplémentaires et à se déplacer occasionnellement entre les divers bureaux.

L’échelle du salaire de base est pour l’emplacement principal du poste affiché. Elle peut varier selon l’emplacement du candidat sélectionné et d’autres facteurs. En plus du salaire de base, les employés admissibles de la Financière Sun Life participent à différents programmes de rémunération incitative, dont le montant octroyé est discrétionnaire et dépend du rendement de l’employé et de la compagnie. Certains postes de vente participent à des programmes de rémunération incitative basés sur les résultats de vente individuels ou de groupe. 

Depuis toujours, la diversité et l'intégration sont au cœur des valeurs de la Financière Sun Life. Nous croyons qu'un effectif diversifié ayant des points de vue variés et des idées créatives est avantageux pour nos clients, pour les collectivités où nous exerçons nos activités, ainsi que pour nous tous, en tant que collègues. Nous accueillons avec enthousiasme les candidatures de personnes compétentes provenant de tous les horizons.

Les personnes handicapées ayant besoin de mesures d'adaptation pour présenter leur candidature et celles qui doivent consulter les offres d'emploi sur un support de substitution peuvent envoyer leur demande par courriel à l'adresse ‘thebrightside@sunlife.com’.

À la Sun Life, nous voulons créer un environnement de travail flexible où nos employés sont outillés pour donner le meilleur d’eux-mêmes. Nous offrons plusieurs options de travail flexibles selon les exigences du poste et les besoins individuels. N’hésitez pas à en discuter pendant le processus de sélection.

Nous remercions tous les candidats de l'intérêt manifesté pour ce poste. Nous ne communiquerons qu'avec les personnes qui auront été retenues pour passer une entrevue.

Échelle salariale:

Catégorie d'emploi:

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