City : Ottawa, ON, Canada

Category : Temps plein

Industry : Éducation Supérieur

Employer : University of Ottawa

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Type d’emploi :

Employé

Durée en mois (pour les emplois à durée déterminée) :

24

Famille d’emplois :

Opérations commerciales

Nombre de postes à pourvoir :

1

Faculté/Service - Département :

Programme Polaris

Campus :

Campus principal

Affiliation syndicale :

N/A

Date d’affichage :

November 18, 2024

Les candidatures doivent être reçues AVANT LE:

December 05, 2024

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

Personnel non syndiqué, classe NC8 - 35 heures

Échelle salariale :

$91,917.00 - $114,078.00

Forte de son audacieuse vision d’excellence, l’Université d’Ottawa est résolue à offrir des services administratifs de grande qualité à sa population étudiante, à son corps professoral et à son personnel.

Dans cette optique, le Cabinet de la vice-rectrice aux finances et à l’administration a lancé un programme d’amélioration continue afin de mieux guider, soutenir et outiller la communauté universitaire en lui fournissant des services administratifs efficaces, modernes et centrés sur la personne.

Ce programme d’amélioration continue s’appuie sur l’analyse comparative annuelle d’UniForum. La ou le spécialiste principale ou principal, Stratégie d’affaires et planification dirigera la collecte de données UniForum à l’Université d’Ottawa et favorisera l’amélioration continue en fournissant des informations précieuses aux cadres supérieurs de l’administration, l’enseignement et la recherche. Ces informations aideront à améliorer l’efficience et l’efficacité des services administratifs dans l’ensemble de l’établissement.

Bien que l’expérience d’UniForum constitue un atout, elle n’est pas requise pour ce poste, puisque l’Université offrira une formation. Ce poste exige principalement de solides compétences analytiques, communicationnelles et stratégiques, ainsi qu’une aisance avec Power BI et la suite Microsoft Office. En collaborant avec diverses parties prenantes, la ou le spécialiste principale ou principal veillera au respect des pratiques exemplaires et contribuera à la mission et aux objectifs de l’Université.

Raison d’être du poste:

Relevant de la Directrice principale, Programme Polaris, la ou le titulaire de poste devra utiliser les données d’UniForum pour assurer une veille économique et fournir des informations exploitables qui outilleront les cadres supérieurs de l’Université (administration, enseignement et recherche). Favoriser la réflexion stratégique et stimuler des discussions sur le rendement administratif pour encourager une culture de conscientisation et d’innovation, ainsi que trouver des occasions d’améliorer l’efficacité et l’efficience des services administratifs.

Assumer des responsabilités clés : l’élaboration, la mise en œuvre et la gestion de solutions opérationnelles et analytiques globales, et la production de rapports sur le rendement administratif à l’échelle de l’établissement. Pour ce faire, adopter une approche multidimensionnelle qui consiste notamment à étudier, analyser, définir, recommander, élaborer, configurer, tester, mettre en œuvre et soutenir des solutions qui visent à améliorer la prestation des services. Communiquer et collaborer efficacement avec les groupes clients (administration, enseignement et recherche), et veiller à ce que les efforts de collecte de données éclairent les initiatives d’amélioration continue, tout en respectant les cadres réglementaires.

Agir en tant que principale personne-ressource dans le cadre des collaborations avec les Technologies de l’information et l’équipe Workday pour harmoniser l’expertise technique avec les besoins opérationnels et ainsi produire des rapports de grande qualité. Travailler en étroite collaboration avec les parties prenantes de haut niveau pour cerner les besoins stratégiques, et produire et interpréter les rapports qui encouragent la prise de décisions éclairées et l’amélioration continue au sein de l’établissement.

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes:

• Gestion de projets : Diriger la collecte annuelle annuelle des données UniForum. Planifier et élaborer les projets axés sur la veille économique, notamment définir la portée des solutions, cerner les sources de données et les règles opérationnelles et évaluer la faisabilité des solutions proposées sur le plan technique et opérationnel, et concevoir des processus essentiels pour valider la conformité des systèmes avec les règles comptables. À cette fin, travailler en étroite collaboration avec les équipes interdisciplinaires composées de propriétaires fonctionnels et d’autres parties prenantes. Diriger des projets interdisciplinaires selon les besoins de chacun d’eux. Négocier avec les gestionnaires clients et les gestionnaires des TI d’autres secteurs.

• Analyse opérationnelle : Analyser les besoins opérationnels et stratégiques, et recommander des solutions opérationnelles réfléchies et justifiées pour surveiller les données périodiques liées aux activités et au rendement, régler les problèmes opérationnels, optimiser les processus administratifs, réduire les coûts administratifs et améliorer le service.

• Analyse des données : Fournir des analyses quantitatives des processus et des données, puis préparer la documentation expliquant les sources de données, les tendances, les comparaisons et les découvertes en matière de veille économique, dans le but de produire des données significatives qui contribuent à la prise de décisions stratégiques.

• Rapports : Voir à l’élaboration et à la diffusion d’outils de production de rapports demandés par les cadres supérieurs et les gestionnaires, afin de répondre aux besoins en gestion opérationnelle et stratégique. Concevoir les rapports types et produire des rapports ponctuels spéciaux en rédigeant des demandes personnalisées. Préparer des rapports à l’intention des collègues des facultés et des services, et d’autres strictement destinés à une utilisation centralisée par les Ressources financières, afin de satisfaire aux obligations en matière de rapports à l’échelle de l’établissement. Valider et assurer la qualité des données qui aident les utilisateurs et utilisatrices à mieux comprendre la situation et à prendre de meilleures décisions fondées sur des faits.

• Promotion et gestion du changement : Jouer un rôle clé auprès des gestionnaires pour promouvoir l’utilité de la veille économique et pour intégrer les changements de culture liés à l’utilisation des outils pertinents de veille économique en appui à la prise des décisions opérationnelles et stratégiques.

• Amélioration continue : Veiller à l’adoption des technologies pertinentes et des meilleures pratiques de manière à favoriser l’efficacité et l’efficience des processus de budgétisation, d’analyse des écarts, de prévision et d’établissement de rapports. Promouvoir l’innovation et l’amélioration continue. Chercher continuellement à optimiser les contrôles financiers et le rendement des processus. Travailler avec l’équipe de direction à la transformation de la culture générale et au positionnement de l’organisation pour assurer sa réussite à long terme en contribuant à améliorer ou à mettre en place des processus très performants. Se tenir au courant des tendances du secteur ainsi que des nouvelles technologies, méthodes de travail et techniques liées à tous les aspects des améliorations techniques dans un système de planification des ressources d’entreprise. Effectuer des recherches sur des technologies et des outils pouvant présenter un intérêt pour l’Université et formuler des recommandations à la direction.

• Gestion des risques : Surveiller et gérer les risques et les problèmes liés aux plans et aux exigences, et collaborer avec d’autres spécialistes responsables des plans d’urgence administratifs à l’échelle de l’Université, afin de prendre les mesures nécessaires à l’atténuation de ces risques et à la résolution des problèmes.

​Ce que vous apportez:

• Grade universitaire en administration des affaires, en informatique, en technologie de l’information ou dans un domaine connexe, ou combinaison équivalente d’études et d’expérience.

• Au moins cinq ans d’expérience, au sein d’un environnement complexe et diversifié, en planification et en gestion de projets ainsi qu’en analyse des risques, de préférence dans un environnement financier.

• Solides compétences en communication orale et écrite, et capacité de faire des présentations à l’intention de comités et de cadres supérieurs.

• Certification en gestion de projets, un atout.

• Connaissance experte des systèmes financiers, des processus opérationnels et des systèmes de gestion, ainsi que des outils de veille économique (connaissance de Workday, un atout).

• Expérience reconnue de la préparation de rapports financiers et opérationnels (comme les rapports sur les RH et la paie). 

• Expérience de la gestion de multiples activités ou projets interfonctionnels de grande envergure qui s’échelonnent sur plusieurs années.

• Capacité manifeste d’effectuer des analyses de haut niveau dans des situations complexes et de fournir des informations stratégiques pour la prise de décisions.

• Excellente capacité d’analyse et de recherche, pensée critique et souci du détail.

• Souci du service à la clientèle, et capacité de diriger et de gérer le changement.

• Bilinguisme – français et anglais (expression orale et écrite).

Compétences clés à l’Université d’Ottawa :
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :

Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.
Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.
Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.
Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.