City : Ottawa, ON, Canada

Category : Temps plein

Industry : Éducation Supérieur

Employer : University of Ottawa

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Type d’emploi :

Employé

Durée en mois (pour les emplois à durée déterminée) :

N/A

Famille d’emplois :

Soutien administratif

Nombre de postes à pourvoir :

1

Faculté/Service - Département :

Centre de santé et mieux-être - Fonctionnement

Campus :

Campus principal

Affiliation syndicale :

PSUO

Date d’affichage :

novembre 18, 2024

Les candidatures doivent être reçues AVANT LE:

novembre 29, 2024

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

SSUO Grade 06

Échelle salariale :

$51 908,00 - $65 566,00

À propos des affaires étudiantes :

Le Service des affaires étudiantes est au cœur même de l'expérience étudiante à l'Université d'Ottawa. Nous recrutons les meilleurs futurs étudiants, nous les soutenons tout au long de leurs années universitaires et nous les laissons bien préparés à des carrières épanouissantes et à des études futures. Notre équipe de plus de 600 employés dévoués fournit les services qui permettent aux étudiants d'être heureux, de se sentir bien et de s'épanouir dans la poursuite de leurs ambitions. Nous les aidons à postuler et à s'inscrire aux cours, nous supervisons 11 résidences et une salle à manger primée, nous organisons des événements amusants et des activités sportives universitaires, nous gérons un programme innovant de développement de carrière et d'apprentissage par l'expérience, et bien plus encore !

Il n'y a rien de plus gratifiant que d'aider les générations futures à atteindre leur plein potentiel dans une université de classe mondiale. Grâce à notre large éventail d'opportunités de carrière et de parcours de développement professionnel, nous sommes certains que vous apprécierez l'expérience autant que nos étudiants.

Raison d’être du poste:

L'Administrateur de Bureau de la Clinique (ABC) joue un rôle crucial dans l'amélioration des soins aux patients et l'assurance d'un flux de travail efficace au sein du bureau médical, tout en garantissant le bon déroulement des services tels que les références, les laboratoires, la facturation et la documentation. De plus, les ABC doivent traiter des informations sensibles de manière confidentielle, professionnelle et avec tact.

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes:

• Soutien clinique : Préparer les salles d'examen, y compris le nettoyage et la mise en place de l'équipement. Aider les prestataires de soins de santé lors des examens des patients (accompagnateur) et réaliser certaines tâches cliniques (ex. : tests urinaires, remplissage de documents). Prendre et enregistrer les signes vitaux des patients. Aider au traitement des analyses sanguines, à l'identification et aux interactions avec le laboratoire.
• Documentation : Préparer des rapports, des factures, des états financiers, des lettres, des antécédents médicaux et des dossiers médicaux. Compléter les formulaires d'admission et d'historique médical. Maintenir un système de classement efficace et confidentiel en ouvrant des dossiers patients, tant électroniquement que physiquement, et en veillant à ce que tous les documents soient correctement ajoutés à ces dossiers.
• Rapport : Recevoir/envoyer des demandes de consultations et d'investigations de la part des prestataires de soins de santé, maintenir à jour les rapports de tests en attente et surveiller les tests et les références en attente. À ce titre, le titulaire peut être amené à communiquer avec les laboratoires, les prestataires de soins de santé et les compagnies d'assurance.
• Références : Compléter les références faites par les prestataires de soins de santé vers des spécialistes en dehors du Centre de santé et de bien-être étudiant. Faxer ou envoyer par courriel les formulaires de référence et la documentation appropriée, planifier des rendez-vous pour les étudiants et mettre à jour le dossier électronique des étudiants. Communiquer les résultats des tests aux étudiants lorsque cela est indiqué par les professionnels de la santé. Coordonner et traiter toutes les communications entrantes et sortantes concernant les références.
• Services aux clients : Effectuer des suivis au besoin pour les résultats de tests et autres documents confidentiels. Aider les étudiants à compléter des documents et des formulaires d'historique médical. Soutenir les fonctions de front-office selon les besoins.
• Administratif : Maintenir l'inventaire des fournitures médicales et s'assurer que les commandes sont passées en conséquence. Veiller à ce que toutes les salles soient constamment équipées de fournitures médicales adéquates et les renouveler au besoin.

Ce que vous apportez :  

• Formation postsecondaire en administration médicale/secrétariat ou une combinaison équivalente d'éducation et d'expérience de travail.
• Au moins deux (2) années d'expérience démontrée dans un rôle similaire.
• Expérience avec un système de dossiers médicaux électroniques (DME) (c.-à-d. Telus, PS Suite, OSCAR, Purkinje).
• Expérience dans une clinique médicale.
• Excellentes compétences interpersonnelles et de communication.
• Discrétion
• Fiabilité et bon jugement.
• Excellentes compétences organisationnelles.
• Capacité à produire un travail de haute qualité sous pression tout en respectant des délais serrés.
• Connaissance des systèmes et logiciels informatiques, y compris les systèmes financiers, les tableurs, les bases de données, Internet et le courriel.
• Capacité démontrée à travailler efficacement à la fois en équipe et de manière autonome.
• Capacité à gérer des situations difficiles avec professionnalisme.
• Bilinguisme (expression orale et écrite en anglais et en français).
• Le titulaire peut être amené à travailler le soir et le week-end en fonction des heures d'ouverture du Centre.

Compétences clés à l’Université d’Ottawa :
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :

Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.
Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.
Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.
Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.