City : Ottawa, ON, Canada

Category : Temps plein

Industry : Éducation Supérieur

Employer : University of Ottawa

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Type d’emploi :

Employé

Durée en mois (pour les emplois à durée déterminée) :

11

Famille d’emplois :

Admissions

Nombre de postes à pourvoir :

1

Faculté/Service - Département :

Pre-admission and Information

Campus :

Campus principal

Affiliation syndicale :

PSUO

Date d’affichage :

November 14, 2024

Les candidatures doivent être reçues AVANT LE:

November 25, 2024

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

SSUO Grade 07

Échelle salariale :

$56,626.00 - $71,528.00

À propos des affaires étudiantes :

Le Service des affaires étudiantes est au cœur même de l'expérience étudiante à l'Université d'Ottawa. Nous recrutons les meilleurs futurs étudiants, nous les soutenons tout au long de leurs années universitaires et nous les laissons bien préparés à des carrières épanouissantes et à des études futures. Notre équipe de plus de 600 employés dévoués fournit les services qui permettent aux étudiants d'être heureux, de se sentir bien et de s'épanouir dans la poursuite de leurs ambitions. Nous les aidons à postuler et à s'inscrire aux cours, nous supervisons 11 résidences et une salle à manger primée, nous organisons des événements amusants et des activités sportives universitaires, nous gérons un programme innovant de développement de carrière et d'apprentissage par l'expérience, et bien plus encore !

Il n'y a rien de plus gratifiant que d'aider les générations futures à atteindre leur plein potentiel dans une université de classe mondiale. Grâce à notre large éventail d'opportunités de carrière et de parcours de développement professionnel, nous sommes certains que vous apprécierez l'expérience autant que nos étudiants.

Raison d’être du poste:

Renseigner le public sur toutes tes questions reliées aux conditions et au processus d'admission pour les programmes de premier cycte et professionnels, les candidats ayant soumis une demande d'admission et le personnel des Facultés tout en s'assurant de leur offrir un service courtois et rapide dans le but de favoriser un haut niveau de satisfaction de la clientèle et projeter une image positive de l'Université. Pré-analyser l'admissibifité des étudiants aux différents programmes d'études afin compléter les dossiers.

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes:

• Accueillir, renseigner et conseiiler les étudiants éventuels et actuels ainsi que le public, en personne, par téléphone et par écrit au sujet des admissions, des programmes d'études, des facultés et départements, des règlements, des dates limites, des services et des dossiers académiques des étudiants.

• Agir comme une personne-ressource auprès des étudiants pour faciliter le processus d'admission et leur donner des renseignements sur les procédures, les règlements scolaires.

• Assurer un service courtois et rapide en accord avec les normes de l'Université et projeter une image positive de l'Université d'Ottawa auprès de toute sa clientèle. Gérer tes clients émotifs ou hostiles avec professionnalisme.

• Interpréter les données dans le système d'information étudiant afin de communiquer aux candidats l'état de leur demande d'admission et ia tenue de leur dossier tout en respectant l'aspect confidentiel du dossier.

• Procéder à des contrôles de qualité tout au tong des cycles d'admission et résoudre les problèmes liés aux dossiers en fournissant des explications à jour aux candidats et en transmettant les problèmes les plus complexes au superviseur afin d'assurer un service à la clientèle optimal.

• Assurer la réception des documents et ia perception des droits d'admission des candidats désirant soumettre leurs documents en personne.

• Analyser les demandes d'admission et les frais qui y sont rattachés afin de déterminer le type de candidature, valider le contenu et l'authenticité des documents reçus.

• Calculer les moyennes d'admissions et compléter les dossiers d'admission en indexant les documents reçus.

•  S'enquérir régulièrement des exigences de tous tes programmes de baccalauréat (les moyennes exigées, préalables et autres exigences particulières), de règlements et procédures administratives de l'Université d'Ottawa afin d'être en mesure d'approuver ou d'annuler les demandes d'admission dans les délais déterminés.

• Trouver des solutions efficaces aux situations problématiques présentées par la clientèle et référer les cas plus complexes au superviseur.

• Au besoin, participer à des projets spéciaux ou évènements de la GES. Peut être appelé a former des étudiants du Régime travail•études ou nouveaux collègues.

Ce que vous apportez :  

• Formation postsecondaire dans un domaine pertinent ou expérience équivalente

• Expérience minimale de 2 ans en service à la clientèle afin d'agir à titre de personneressource

• Expérience minimale de 2 ans dans l'interprétation, l'explication et de l'application de règlements et de méthodes

• Expérience dans la saisie et la vérification de données.

• Expérience dans l'utilisation des divers logiciels tels que CRM, traitement de texte, courriel, internet, ainsi que des bases de données.

• Tact, diplomatie et aptitude à entretenir des rapports et des communications efficaces, dans les deux langues officielles en personne, par téléphone, par courriel et par écrit.

• Bon jugement, souci du détail et du travail bien fait.

• Capacité d'acquérir et de retenir une multitude de règlements, de procédures et d'informations de nature très précise.

• Capacité à comprendre et interpréter tes besoins de la clientèle.

• Aptitudes organisationnelles et habilitées à travailler rapidement et sous pression.

• Aptitude pour le travail d'équipe.

• Connaissances des structures de l'Université, des règlements et des exceptions (un atout)

• Bilinguisme —français et anglais (expression orale et écrite).

Compétences clés à l’Université d’Ottawa :
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :

Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.
Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.
Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.
Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.